Considerazioni sulla configurazione: Contabilità e worktag per i dati finanziari degli studenti

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della contabilità e dei worktag per i dati finanziari degli studenti. Spiega:

Perché configurarli

Come si inseriscono nel resto di Workday

Impatti a valle e interazioni tra prodotti

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione

Fare riferimento alle istruzioni dettagliate dell'attività per i dettagli completi della configurazione.

Cosa sono

Workday Student Financials registra le transazioni finanziarie presso l'istituto, documentando il flusso di denaro in vari conti CoGe. È possibile raggruppare le transazioni relative alle spese degli studenti per consolidare le registrazioni automatiche.

La configurazione della contabilità finanziaria degli studenti include i seguenti componenti principali:

I conti CoGe archiviano le registrazioni automatiche correlate.

Le regole di registrazione contabile indirizzano le registrazioni automatiche ai conti CoGe specificati.

I worktag sono parole chiave che è possibile assegnare alle transazioni finanziarie a scopo di reportistica. Queste parole chiave vengono quindi visualizzate nelle registrazioni automatiche.

Esempio: in molti istituti, l'ufficio finanziario imposta la struttura contabile e i worktag per le finanze dell'istituto. L'ufficio dell'economo collabora con l'ufficio finanziario per configurare i worktag, le categorie di ricavi e le categorie di spesa corretti nelle transazioni degli studenti. Questo argomento fornisce indicazioni sull'utilizzo delle configurazioni contabili esistenti per gestire le transazioni finanziarie degli studenti.

Benefit aziendali

La registrazione contabile offre visibilità sulle finanze dell'istituto, consentendo di:

Fornire rendiconti finanziari agli stakeholder.

Utilizzare i dati per prendere decisioni finanziarie per l'istituto.

Aggregare in modo efficace i dati contabili per migliorare le performance mantenendo la precisione nei record finanziari.

Anziché configurare e gestire conti CoGe aggiuntivi, è possibile utilizzare i worktag per i report utilizzando lo stesso conto CoGe.

Configurare strutture contabili e worktag per gestire i dati finanziari degli studenti di Workday.

Casi d'uso

I worktag abilitano:

Un decano che tenga conto dei ricavi quando decide se un programma di studi debba continuare.

L'ufficio finanziario per analizzare le spese per ogni unità accademica e prevedere i budget per l'anno accademico successivo.

L'ufficio per gli aiuti finanziari per valutare il numero di borse di studio e rinunce istituzionali che ogni dipartimento sta erogando ai propri studenti.

Domande da considerare

Domande	Considerazioni
Dove si desidera registrare le transazioni degli studenti?	Per registrare le transazioni degli studenti in azienda, associare l' azienda a un'unità accademica. Se si desidera pubblicare: Tutte le transazioni studente con la stessa azienda, è possibile associare l' azienda all'unità accademica. Tutte le AU subordinate ereditano automaticamente l' azienda. Transazioni per determinati istituti a un'altra azienda, è necessario assegnare l' azienda direttamente all'UA. Esempio: è possibile generare rendiconti finanziari per una scuola di medicina assegnando l'AU a azienda separata . Le transazioni con aziende non associate a un istituto, assegnano l' azienda all'istituto. Esempio: l'istituto è affiliato a un ospedale rappresentato da azienda in Workday, ma non è associato a un'UA. È anche possibile sostituire: Le aziende di ricavi per le voci di spesa degli studenti Spendere le aziende per le voci premio studente e le voci di rinuncia studente.
Quali conti CoGe si desidera visualizzare nei rendiconti finanziari?	Consultare l'ufficio finanziario per determinare i conti CoGe da utilizzare per le transazioni degli studenti. La maggior parte degli istituti utilizza conti CoGe separati per le transazioni finanziarie degli studenti e per le transazioni finanziarie complessive dell'istituto. Esempio: archiviare le transazioni studente nel conto Contabilità clienti studenti anziché nel conto Contabilità clienti generale.
Quali worktag sono necessari per le transazioni degli studenti?	Consultare l'ufficio finanziario per determinare i worktag appropriati per le transazioni degli studenti. Considerare: Gli insight che si desidera visualizzare. Worktag da utilizzare al posto dei conti CoGe granulari. Se sono necessari worktag. Esempio: si desidera creare report sulle tasse scolastiche per periodo accademico. L'istituto dispone di un unico conto CoGe per le lezioni invece di conti CoGe separati per ogni tipo di periodo accademico. Aggiungere un worktag Periodo accademico alle voci di spesa scolastiche. Quando si crea un report sulle tasse scolastiche, è possibile eseguire il drill-down dei totali del conto per il conto CoGe lezioni per visualizzare i dati in base ai periodi accademici.
Dove è necessario definire i valori predefiniti dei worktag?	Il sistema popola i valori dei worktag predefiniti per le transazioni studente. È possibile modificare i valori per le transazioni ad hoc elaborate manualmente, ma non per le transazioni elaborate automaticamente dal sistema. Quando il tenant utilizza il saldo per worktag, è consigliabile: Definire un valore predefinito per il worktag di saldo su spese studentesche, rinunce studente, premi studente e contratti di sponsorizzazione studente. Valutare la possibilità di rendere obbligatorio il worktag di saldo per le transazioni studente.

Suggerimenti

Collaborare con:

L'ufficio finanziario per comprendere le aspettative relative alle transazioni finanziarie degli studenti. Possono fornire suggerimenti sui worktag e sulle categorie di spesa che consentono alle regole di registrazione contabile di inoltrare le transazioni degli studenti ai conti CoGe corretti. Quando si integra un sistema finanziario per studenti preesistente con Workday Financial Management, in Workday Financial Management potrebbero essere presenti configurazioni destinate a supportare il sistema preesistente. Queste configurazioni potrebbero non essere necessarie e potrebbero persino interferire con Workday Student Financials. Consultare l'ufficio finanziario per identificare le configurazioni che non sono più necessarie e che è necessario rimuovere. Esempio: è stata utilizzata la regola di registrazione contabile Ricavi
per inoltrare le transazioni degli studenti. È ora possibile utilizzare la regola di registrazione contabile Ricavi studente
.

L'ufficio per il sostegno finanziario per configurare worktag e categorie di spesa per le voci premio studenti.

Requisiti

Il sistema richiede che le aziende associate a tutte le unità accademiche elaborano le transazioni finanziarie degli studenti.

Limitazioni

Il sistema non:

Decorrenza delle configurazioni dei worktag.

Impedire la modifica dei worktag per un articolo dopo che sono presenti transazioni associate. Quando si modifica un worktag per un articolo e si rettifica una transazione associata, il sistema applica worktag contabili diversi per la rettifica e la transazione originale.

È consigliabile:

Assicurarsi che le configurazioni dei worktag siano corrette prima di elaborare le transazioni.

Non modificare le configurazioni dei worktag dopo che esistono transazioni.

Configura tenant

Opzioni di configurazione del tenant	Considerazioni
Saldo per worktag	È possibile configurare il saldo per worktag per il tenant. Il saldo per worktag assegna il worktag di saldo obbligatorio al lato di compensazione delle registrazioni a giornale per tutte le transazioni finanziarie che utilizzano regole di saldo. La maggior parte degli enti utilizza Fondo come worktag di saldo principale. Quando il tenant utilizza il saldo per worktag, è necessario: Configurare il saldo per worktag prima di creare qualsiasi transazione in Workday Student Financials. Definire un worktag di saldo predefinito per i pagamenti degli studenti in eccesso, perché i pagamenti degli studenti in eccesso non ereditano i worktag di saldo dalle transazioni associate. Una volta abilitato il saldo per worktag, non è possibile disabilitarlo.
Gruppi attività di chiusura periodo	Raggruppare le transazioni studente in modo da poterle chiudere senza chiudere un intero periodo CoGe. Consultare Concetto: Gruppi attività di chiusura mastro .
Raggruppare le righe registrazione transazioni studente	Selezionare questa casella di controllo nell'attività Modifica configurazione tenant - Studente per raggruppare le transazioni relative alle spese studente e consolidare le registrazioni automatiche. In questo modo vengono aggregate le singole righe di registrazione dei crediti degli studenti create dalla stessa esecuzione impiego in un'unica registrazione e le righe di registrazione interaziendali e interworktag correlate. Una volta abilitata questa funzionalità, è possibile disabilitarla in un secondo momento, ma non verranno annullate né stornate le registrazioni per gli addebiti già raggruppati. Potrebbe essere necessario creare manualmente alcune registrazioni a giornale.

Sicurezza

Domini	Considerazioni
Set Up: Academic Structure nell'area funzionale Academic Foundation. Set Up: Academic Units nell'area funzionale Academic Faculty.	Consente di associare le aziende alle unità accademiche.
Set Up: Enable Worktags nelle seguenti aree funzionali: Gestione finanziaria comune Worktag	Consente di configurare i worktag e i worktag correlati disponibili per le voci di transazione degli studenti.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing nell'area funzionale Student Financials. Set Up: Student Award Items nell'area funzionale Financial Aid. Set Up: Student Charges nell'area funzionale Student Financials. Set Up: Student Waivers nell'area funzionale Student Financials.	Consente di configurare categorie di ricavi, categorie di spesa, worktag e worktag correlati per le transazioni degli studenti.

Processi aziendali

Nessun impatto.

Nome per i report

Report o dashboard	Considerazioni
Gestione utilizzo worktag correlati	Configurare i tipi di worktag disponibili o obbligatori per le transazioni degli studenti, come le spese o i premi degli studenti.
Gestione utilizzo worktag	Configurare i tipi di worktag principali e aggiuntivi disponibili o obbligatori per le transazioni degli studenti. Questi tipi di worktag possono includere spese o premi studente.
Visualizzazione insieme di regole registrazione contabile	Configurare le regole di registrazione contabile per le transazioni degli studenti.
Worktag Tipi per taggabili	Consente di visualizzare i tipi di worktag che è possibile configurare per le transazioni degli studenti.

Integrazioni

Nessun impatto.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Workday Financial Management	Configura aziende, strutture contabili e worktag in Workday Financial Management.
Workday Financial Aid	Gli amministratori degli aiuti finanziari devono configurare i dettagli contabili per le voci premio studente.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse che aiutano a comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.