Considerazioni sulla configurazione: Più istituti
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione di un tenant con più istituti. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Che cos'è
È possibile abilitare la collaborazione e la condivisione delle risorse tra più istituti quando vengono configurati in un unico tenant.
Gli istituti possono essere college, università o altri istituti di istruzione superiore. Gli istituti non sono campus, livelli accademici o altre caratteristiche all'interno di un singolo college o università.
Benefit aziendali
Quando si gestiscono più istituti con missioni e popolazioni diverse all'interno dello stesso tenant, è possibile:
- Condividere le risorse. Esempio: membri del personale che lavorano in più di un istituto alla volta.
- Standardizzare le procedure di elaborazione e sicurezza in tutti gli istituti.
- Creare un'esperienza coerente per gli studenti che frequentano più di un istituto.
- Genera facilmente statistiche e report a livello di sistema.
Casi d'uso
- Più istituti con l'identità di un'unica organizzazione o brand.
- Un sistema a livello statale con più istituzioni, come i community college all'interno del sistema Board of Regents.
- Un accordo di consorzio tra istituzioni completamente diverse che consente loro di collaborare e condividere risorse.
Domande da considerare
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Qual è la struttura accademica del sistema? | È possibile configurare il sistema e gli istituti in Workday. Consultare: Concetto: Struttura accademica. Un sistema è un'unità accademica superiore a tutti gli istituti. Esempi: consorzi, organizzazioni ombrello, brand identity o consigli di amministrazione. Le unità accademiche esistenti vengono designate come istituzioni. Quando si designa un'unità accademica come istituto, alcune funzionalità cambiano. Esempio: le unità universitarie possono condividere voci di assegnazione per aiuti finanziari, mentre gli istituti necessitano di un proprio insieme di voci di assegnazione per aiuti finanziari. Gli enti possono eseguire il rollup a:
Gli istituti possono avere una o più unità accademiche. Queste unità accademiche possono essere college, dipartimenti, facoltà o altre organizzazioni all'interno di una scuola. |
Quanto controllo ha il sistema sui singoli istituti? | Alcune configurazioni in Workday sono a livello di tenant, mentre altre sono a livello di istituto. È possibile utilizzare configurazioni a livello di istituto, come criteri e calendari accademici, per consentire la variabilità e l'indipendenza tra gli istituti. È possibile:
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Quali sono i requisiti normativi rilevanti per la condivisione e la separazione dei dati tra gli istituti? | I sistemi con più istituti devono rispettare le normative sulla condivisione dei dati, come i requisiti FERPA. L'utilizzo della sicurezza basata sui ruoli in Workday può aiutare a garantire la conformità. Le normative e i criteri di sistema da seguire possono influire sulla configurazione del tenant. Esempi: strategie di imballaggio degli aiuti finanziari e criteri di ammissione per istituti in competizione tra loro. |
Di quale accesso di sicurezza hanno bisogno i dipendenti? | È possibile controllare il livello di accesso di cui dispongono il personale e i docenti all'interno dell'istituto di origine e di altri istituti. È possibile concedere l'accesso a:
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Suggerimenti
Per motivi di efficienza, è consigliabile utilizzare un approccio basato sul sistema quando si configura il tenant. Determinando prima le configurazioni condivise, si risparmia tempo durante la configurazione delle configurazioni per i singoli istituti.
Esempio: il sistema definisce le configurazioni di configurazione e gli istituti implementano tali configurazioni con le personalizzazioni appropriate.
Esempio: creare processi aziendali a livello di sistema da copiare per gli enti. Quando gli istituti configurano i propri processi aziendali, devono solo aggiornare le configurazioni mancanti invece di creare processi aziendali da zero.
Requisiti
Il tenant deve includere i prodotti Workday attualmente in uso nel sistema, come Workday Human Capital Management e Financial Management.
Il tenant ha bisogno anche di istituti che:
- Rientrano nella stessa organizzazione ombrello.
- Sono state configurate come aziende separate in Workday.
- Rispettare severi vincoli di sicurezza, come richiesto dalle normative FERPA.
- Hanno codici scolastici federali diversi. Esempio: codici OPEID e filiale.
- Assegnare un aiuto finanziario federale per istituto.
Inoltre, ogni istituto nel tenant deve:
- Essere entità legali separate come definito dall'amministrazione pubblica.
- Completare report federali e statali indipendenti a livello di istituto.
- Fornire agli studenti un account per ogni istituto a cui sono iscritti.
- Immatricolare gli studenti prima che possano iscriversi ai corsi all'interno dell'istituto.
- Impedire ai responsabili della registrazione di altri istituti di visualizzare il lavoro svolto presso l'istituto.
- Conferire diplomi da parte di ogni istituto.
Prima dell'implementazione, è anche necessario identificare gli studenti che hanno frequentato più di un istituto e pianificare come compilare questi record in un record personale. Sono inclusi gli studenti:
- Chi è attivo o inattivo Anche il record del collaboratore deve rientrare nel record della persona.
- Con documenti accademici storici. Questi record rientrano in un record studente storico.
Limitazioni
I tenant con più istituti non possono operare come un'unica scuola. È possibile configurare più istituti all'interno di un sistema in modo che interagiscano in più punti, ma non possono funzionare come un unico istituto. Esempio: gli studenti degli istituti all'interno del Board of Regents possono seguire corsi in altri istituti all'interno di questo sistema quando si configura ogni istituto per:
- Abilitare la selezione, l'ammissione e l'immatricolazione degli studenti in più istituti.
- Aiutare gli studenti ad avviare il trasferimento del credito per ricevere credito presso l'istituto di origine.
Configurazione del tenant
Dal menu delle azioni correlate di un'unità accademica, accedere all'attività
Modifica designazione istituto dell'unità accademica
per creare istituti per il tenant. Quando il tenant contiene più di un istituto, viene considerato un tenant multiistituto.Criteri di sicurezza
Configurare il dominio
Set Up: Institution Designation
e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Academic Foundation per consentire agli utenti appropriati di designare le unità accademiche come istituzioni.Quando si configurano gruppi di sicurezza in un tenant con più istituti, è consigliabile:
- Configurare gruppi di sicurezza con ruoli vincolati, consentendo di configurare il numero di accessi che gli utenti possono avere e di proteggere gli istituti da accessi non autorizzati. Esempi: cancellieri, economi e direttori degli aiuti finanziari.
- Assegnare un numero limitato di dipendenti a ruoli senza vincoli. Questi gruppi di sicurezza hanno accesso a livello di sistema. Esempi: amministratore della sicurezza, amministratore dei processi aziendali e amministratore dei calcoli.
Processi aziendali
È possibile configurare i processi aziendali in modo che abbiano configurazioni condivise tra tutti gli istituti o a livello di istituto. I processi aziendali specifici dell'istituto possono richiedere una configurazione di sicurezza aggiuntiva.
Alcuni processi aziendali devono essere specifici dell'istituto. Esempio: i processi aziendali degli aiuti finanziari devono essere indipendenti tra gli enti.
Report
È possibile utilizzare il report
Find Academic Unit Level Configuration
per visualizzare tutte le unità accademiche nel tenant, comprese quelle designate come istituti. È possibile fare riferimento a questo report durante la creazione della struttura accademica del sistema.Quando si creano report, valutare la possibilità di consolidare i dati di più istituti in un unico report per supportare una reportistica solida e coerente.
Integrazioni
Quando si creano integrazioni, considerare quanto segue:
- Quando è possibile condividere informazioni a livello di istituto o di sistema. Esempi: report fiscali e data warehouse.
- Quali integrazioni possono essere standardizzate e consolidate tra gli enti.
- Quali servizi di terze parti esistenti è possibile consolidare o mantenere nel sistema. Esempio: processori di pagamento online.
- Creare integrazioni di assistenza finanziaria separate per ogni istituto nel tenant.
Connessioni e touchpoint
ID universali | Gli ID universali consentono di creare lo stesso ID per studenti, dipendenti e dipendenti che attualmente frequentano gli istituti. Gli ID universali possono anche aiutare a gestire le persone con più ruoli in istituti diversi. |
Sostegno finanziario | Configurare e proteggere le voci premio che richiedono richieste di prestito per istituto. Esempio: prestiti PLUS e prestiti alternativi. La configurazione di queste voci premio per unità accademiche specifiche potrebbe portare a risultati imprevisti. Se si desidera che gli utenti possano creare pacchetti di aiuti finanziari per gli studenti, assegnarli a un ruolo che disponga almeno dell'accesso in Visualizzazione ai premi degli studenti. |
Gli ID universali consentono di creare lo stesso ID per studenti, dipendenti e dipendenti che attualmente frequentano gli istituti. Gli ID universali possono anche aiutare a gestire le persone con più ruoli in istituti diversi.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.