Considerazioni sulla configurazione: Sedi e gerarchie di sedi

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle sedi e delle gerarchie di sedi. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Le sedi e le gerarchie di sedi sono attributi geografici degli oggetti Workday.

Vantaggi per l'azienda

Le sedi consentono di definire, monitorare e generare report sugli attributi geografici degli oggetti Workday. Esempi:

I fusi orari e le impostazioni internazionali in modo che i collaboratori ereditino automaticamente tali attributi.

Indirizzi e coordinate di collaboratori e beni aziendali.

Aree geografiche per offerte di lavoro e colloqui

Sedi, funzionalità e capacità delle aule

Aree di lavoro e beni dell'edificio

Le sedi eseguono il rollup alle gerarchie di sedi, che sono tipi di organizzazione. È necessario impostare le sedi, ma la configurazione delle gerarchie delle sedi è facoltativa.

Le sedi estendono la possibilità di gestire e generare report su strutture aziendali, attrezzature e collaboratori che le utilizzano. È possibile impostare gli utilizzi delle sedi e identificare i beni delle sedi. Esempi:

Indicare le ore di lavoro standard per i dipendenti.

Fornire informazioni di contatto e di spedizione.

Gestire le organizzazioni e le posizioni assegnate alle sedi.

Tenere traccia e assegnare risorse e spazi.

Le gerarchie delle sedi semplificano la creazione di report sulle sedi e sugli oggetti loro assegnati. Esempi:

Assegnare i criteri di sicurezza per sede.

Creare report su gruppi di sedi per gerarchia invece di selezionare manualmente le singole sedi.

Creare regole condizionali in base alla gerarchia delle sedi per migliorare l'efficienza e ridurre la manutenzione.

Casi d'uso

I casi d'uso per le sedi variano a seconda dei prodotti configurati nel tenant e delle funzionalità utilizzate.

Prodotto o Caratteristica	Caso d'uso
Processi aziendali	È necessario fornire documenti di inserimento in azienda diversi per i dipendenti in stati diversi. Le sedi consentono di utilizzare una regola condizionale che garantisce di includere tutte le sedi obbligatorie in questo processo aziendale. È possibile creare una gerarchia di sedi da utilizzare in una regola condizionale per ogni stato per evitare di apportare aggiornamenti futuri quando si creano nuove sedi.
Gestione finanziaria	È possibile: Definire gerarchie di sedi in base alle aree normative. Impostare sedi per i report finanziari geografici se le sedi fisiche sono in linea con i requisiti dei report finanziari. Configurare le sedi di stoccaggio per la spedizione di beni e servizi per l'approvvigionamento.
HCM	Per impostare il supporto HR locale per un'azienda globale, è possibile: Definire una sede per ogni edificio in cui lavorano i collaboratori. Definire una gerarchia di sedi globale per raggruppare le sedi. Esempio: per città, stato, paese e continente.
Gestione paghe	È possibile limitare i piani e gli stipendi in base alle normative locali.
Recruiting	È possibile eseguire le seguenti operazioni: I recruiter per accedere a report e attività per i candidati e agli impieghi disponibili in base a città, area geografica e paese. Candidati per cercare offerte di lavoro in base alle sedi.
Report	Per creare report su tutte le sedi in un'area geografica, è possibile configurare l'area come gerarchia di sedi invece di selezionare singole sedi.
Criteri di sicurezza	Sono presenti partner HR assegnati da un'organizzazione superiore, ma all'interno della stessa organizzazione sono presenti collaboratori in paesi diversi. È possibile creare ruoli partner HR locali separati e assegnarli a ogni gerarchia di sedi in base al paese. È quindi possibile assegnare i criteri di sicurezza in base all'intersezione dei gruppi in modo che i partner HR vedano solo i collaboratori che supportano.
Studenti	È possibile: Monitorare e creare report su utilizzi e pianificazioni. Consentire ai docenti di selezionare le classi in base ad attributi come posizione fisica, capacità, conformità ADA e attrezzature.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
È necessaria la sicurezza a livello di sede?	È consigliabile impostare gerarchie di sedi. Il primo livello deve essere una mappatura uno a uno per ogni sede fisica. Il secondo livello può raggruppare ogni sede in gruppi logici che possono eseguire il rollup al livello globale.
È necessario monitorare i dettagli delle sedi?	Creare una gerarchia all'interno della sede. Esempio: numero di edificio, piano, vano.
L'azienda ha requisiti per il controllo di conformità (esempio: EEO)?	In tal caso, è necessario utilizzare gli stabilimenti insieme alle sedi.
Sono presenti collaboratori remoti, collaboratori che fanno capo a più sedi o che riferiscono a sedi dei clienti?	Quando i collaboratori sono assegnati a sedi remote, considerare le implicazioni dell'assegnazione a sedi fisiche. È invece possibile raggrupparli in sedi designate per stato, provincia o altra designazione logica. Per la gestione paghe, valutare la possibilità di raggruppare i collaboratori per giurisdizione fiscale.
Come si prevede di assegnare un nome alle sedi?	Selezionare attentamente le convenzioni di denominazione e considerare i destinatari esterni. I nomi delle sedi devono avere senso per gli utenti finali interni ed esterni. Per le organizzazioni di grandi dimensioni o con più sedi, considerare l'ordinamento per gli elenchi a discesa. Creare nomi di sede di facile comprensione perché gli utenti esterni li utilizzano per ordini di acquisto, ricerche di personale e consegne.
Sono necessarie gerarchie di sedi?	Le gerarchie delle sedi sono facoltative. È possibile includere una sede in più di una gerarchia, a condizione che le sedi non eseguano il rollup allo stesso padre.

Suggerimenti

Considerare l'utilizzo della sede e la sua relazione con gli indirizzi fisici quando si definiscono le sedi.

Basare le gerarchie delle sedi in base alla posizione geografica, non al territorio di vendita o all'area di responsabilità.

È consigliabile configurare il dominio Location: View
per ereditare le autorizzazioni padre.

Requisiti

Abilitare l'area funzionale organizzazioni e ruoli. È necessario configurare le sedi perché controllano altre funzioni in Workday.

Limitazioni

Non è possibile:

Assegnare ruoli alle sedi. Assegnare invece ruoli alle gerarchie di sedi.

Definire le assegnazioni organizzazione nelle sedi. Definire invece le assegnazioni organizzazione nelle gerarchie di sedi.

Utilizzare i processi aziendali per creare sedi.

Configurazione del tenant

I sottotipi di organizzazione sono a livello di tenant e determinano quali sottotipi è possibile utilizzare per le gerarchie di sedi.

Criteri di sicurezza

I seguenti domini nell'area funzionale Organizations and Roles:

Dominio	Considerazioni
Location: View	Concede l'accesso per visualizzare un sottoinsieme di dettagli della sede. È consigliabile configurare questo dominio per ereditare le autorizzazioni padre. I sottotipi di organizzazione sono a livello di tenant e determinano quali sottotipi è possibile utilizzare per le gerarchie di sedi.
Gestisci: sede	È necessario disporre dell'accesso in modifica per creare o gestire le sedi. Esempio: gruppi di sicurezza per amministratori dell'organizzazione e responsabili dell'implementazione. Concedere l'accesso in visualizzazione a tutti i gruppi di sicurezza che devono visualizzare i dettagli sulle sedi. Esempio: collaboratori esterni, tutti i dipendenti e gruppi di sicurezza del revisore dei conti.
Gestione: gerarchia sedi	È necessario disporre dell'accesso in modifica per creare o gestire gerarchie di sedi. Esempio: gruppi di sicurezza per amministratori dell'organizzazione e responsabili dell'implementazione. Concedere l'accesso in visualizzazione ai gruppi di sicurezza del revisore dei conti.
Set Up: Organization	Consente di gestire l'elenco dei tipi e dei sottotipi di organizzazione.

Processi aziendali

Non è possibile creare sedi o gerarchie di sedi utilizzando i processi aziendali. Tuttavia, le gerarchie di sedi sono un tipo di organizzazione, quindi è possibile utilizzare i tipi di processo aziendale di riorganizzazione per le seguenti attività relative alle sedi:

Dividi organizzazione

Creazione organizzazione subordinata

Modifica visibilità

Assegna superiore

Le sedi e le gerarchie di sedi sono interfunzionali e vengono utilizzate in diversi modi in Workday.

Report

Quando si impostano le sedi e le gerarchie di sedi, considerare come verranno utilizzate nei report. Le sedi e le gerarchie delle sedi vengono visualizzate in diversi report predefiniti di Workday. Esempi:

Find Jobs for External Career Sites

Ricerca offerte di lavoro per siti interni di offerte di lavoro

Controllo: discrepanze cantiere per azienda

Report Cantieri multipli per azienda

Integrazioni

Se sono presenti integrazioni in entrata che creano o aggiornano sedi, assicurarsi che l'integrazione utilizzi le stesse convenzioni di denominazione e che inserisca nuove sedi nella gerarchia di sedi appropriata.

Connessioni e touchpoint

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.

Le sedi controllano molte altre funzioni in Workday. Esempi:

Orario di lavoro standard per i dipendenti

Informazioni di contatto e di spedizione

Giurisdizioni fiscali per la gestione paghe

Create Business Process Condition Rules

Steps: Set Up Establishments

Steps: Set Up Instructional Locations