Concetto: Step di partecipazione condivisa

Gli step di partecipazione condivisa consentono a partecipanti specifici di eseguire azioni in uno step del processo aziendale senza spostare il processo aziendale allo step successivo. Solo i ruoli con accesso all'azione del controller nei criteri di sicurezza del processo aziendale possono spostare il processo aziendale allo step successivo. Gli step di partecipazione condivisi consentono anche una migliore collaborazione tra i partecipanti per i tipi di processo aziendale in cui questa funzionalità è abilitata.

Il ruolo assegnato allo step di partecipazione condivisa (il controller) nella definizione del processo aziendale esegue l'evento di controllo del partecipante. Ogni partecipante esegue un evento di dettaglio partecipante.

Quando viene avviato uno step di partecipazione condivisa, i partecipanti ricevono una notifica del loro coinvolgimento nel processo aziendale. A seconda del ruolo di ciascun partecipante, potrebbe essere necessario eseguire azioni specifiche. Ognuna di queste azioni è un evento di dettaglio partecipante. Tuttavia, il completamento di uno o di tutti gli eventi di dettaglio dei partecipanti non sposta il processo aziendale allo step successivo. Il controller deve inoltrare l'evento di controllo del partecipante per spostare il processo aziendale allo step successivo.

È possibile aggiungere uno step di partecipazione condiviso a una definizione di processo aziendale solo se il sistema ha configurato almeno un'azione consentita per quel tipo di processo aziendale per abilitare il workflow basato sui partecipanti. Quando si aggiunge uno step di partecipazione condivisa a una definizione di processo aziendale:

Dopo aver salvato una definizione di processo aziendale che contiene uno step di partecipazione condiviso, fare clic su

Configura partecipazione

per selezionare:

Decorrenza
. La decorrenza predefinita è la data corrente.
Il
fuso orario
. Il fuso orario predefinito è il fuso orario corrente dell'utente.
È possibile immettere un fuso orario solo se è stata selezionata l'opzione
Fuso orario di configurazione processo aziendale
nell'attività
Modifica configurazione tenant - Sistema
.
Se si immette la data corrente nel fuso orario specificato, le modifiche hanno effetto immediato. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano immediatamente le modifiche.
Se si immette una data futura nel fuso orario specificato, le modifiche avranno effetto alla mezzanotte della data specificata nel fuso orario specificato. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano le modifiche alla data e all'ora corrispondenti nei loro fusi orari.
Se si immette una data passata nel fuso orario specificato, le modifiche avranno effetto alle 23:59:59 della data specificata nel fuso orario specificato. Gli utenti in altri fusi orari visualizzano le modifiche alla data e all'ora corrispondenti nei loro fusi orari.
Tipo organizzazione da utilizzare
.
Questa opzione non è disponibile se:
Il sistema non ha specificato un tipo di organizzazione per gli step di partecipazione condivisi.
Le organizzazioni personalizzate non sono consentite.
Il
gruppo
di sicurezza dei partecipanti che eseguono gli eventi di dettaglio dei partecipanti. L'elenco di valori visualizza solo i gruppi con autorizzazioni di modifica per i criteri di sicurezza del dominio del
Dominio partecipante
, configurati da Workday per quel tipo di processo aziendale.
Questa opzione non è disponibile se:
Il sistema non ha specificato un tipo di organizzazione per gli step di partecipazione condivisi.
Le organizzazioni personalizzate non sono consentite.

È anche possibile:

Specificare che tutti i partecipanti che soddisfano questi criteri devono completare l'evento dei dettagli del partecipante.
Aggiungere un valore sostitutivo per l'etichetta dello step da visualizzare negli elementi Mie attività dei partecipanti.

In

Ritardo step dettagli partecipante

, è possibile selezionare per gli eventi dettagli partecipanti:

Un campo di report
su cui si basa il ritardo
.
Un
ritardo calcolato aggiuntivo
.

Se si copia una definizione di processo aziendale che contiene uno step di partecipazione condiviso, il sistema copia anche la configurazione del partecipante per tale step.

Se si modifica uno step di partecipazione condiviso con un altro tipo di step (ad esempio uno step

Azione

o uno step

Approvazione

), il sistema elimina la configurazione del partecipante per tale step.

È possibile utilizzare l'attività

Gestione notifiche di sistema

nella scheda

Notifiche

della definizione del processo aziendale per disabilitare le notifiche di sistema negli step di partecipazione condivisi. Ciò impedisce al sistema di inviare notifiche di sistema al controller o ai partecipanti. Il sistema visualizza le notifiche associate a un evento di dettaglio del partecipante nel record di processo completo di tale evento di dettaglio del partecipante, non dell'evento di controllo del partecipante.

È possibile configurare gli step di partecipazione condivisi in modo che abbiano decorrenze future e applicare regole condizionali agli step di partecipazione condivisi.

È possibile configurare istruzioni in uno step di partecipazione condiviso. È possibile scegliere una delle seguenti modalità:

Selezionare
Processo aziendale
Gestione istruzioni
come azione correlata nella definizione del processo aziendale.
Selezionare
Processo aziendale
Gestione testo guida step
come azione correlata nello step di partecipazione condivisa.

È possibile specificare se si desidera visualizzare istruzioni nell'evento di controllo partecipante o nell'evento di dettaglio partecipante e definire istruzioni diverse per il controller e per i partecipanti.

Il controller può utilizzare la delega Mie attività per delegare l'evento di controllo del partecipante a un altro utente in base alle impostazioni di delega del tenant. Accedere all'attività

Gestione delegazioni

per selezionare un delegato e configurare la delega. Il sistema invia una notifica di sistema al delegato per informarlo che agisce per conto del delegante.

Il titolare del trattamento può anche:

Inoltrare
lo step e far avanzare il processo aziendale anche se non vengono inoltrati tutti gli eventi di dettaglio dei partecipanti.
Lo stato delle attività non inoltrate viene visualizzato come Avanzate manualmente nella scheda
Dettagli
degli eventi e ogni attività viene rimossa dalle Mie attività del partecipante.
Annullare
lo step. Tutti gli eventi di dettaglio dei partecipanti vengono annullati, comprese le attività inoltrate.
Lo stato di ogni attività viene visualizzato come Annullato nella scheda
Dettagli
dell'evento e ogni attività viene rimossa da Mie attività del partecipante.
Ritira
un evento di dettaglio partecipante che non è stato inoltrato.
Lo stato dell'attività viene visualizzato come Avanzato manualmente nella scheda
Dettagli
dell'evento. L'attività viene rimossa da Mie attività del partecipante.

I membri dei gruppi di sicurezza con l'autorizzazione per la

riassegnazione delle attività

nei criteri di sicurezza del processo aziendale possono riassegnare gli eventi di dettaglio dei partecipanti per gli utenti supportati. Gli amministratori dei processi aziendali possono anche utilizzare

Riassegna attività

per riassegnare gli eventi dettagliati dei partecipanti per conto di altri utenti.

I partecipanti a uno step di partecipazione condiviso possono utilizzare l'icona a forma di ingranaggio nell'elemento Mie attività per:

Delegare un evento di dettaglio partecipante a un altro utente in base alle impostazioni di delega del tenant. Il sistema invia una notifica di sistema al delegato per informarlo che agisce per conto del delegante.
Riassegnare l'attività ad altri utenti nel gruppo di sicurezza configurato per lo step di partecipazione condivisa. I destinatari di un'attività riassegnata la ricevono in Mie attività. Ma possono vedere solo gli altri partecipanti per i quali sono associati contestualmente.

Dopo che un partecipante a uno step di partecipazione condivisa ha inoltrato un evento di dettaglio partecipante, l'evento viene visualizzato nella scheda

Archivio

di Mie attività del partecipante. Se l'opzione è selezionata, viene visualizzata una visualizzazione dettagliata dell'evento dettagliato del partecipante.

Se il titolare del trattamento o un altro utente inoltra un evento di dettaglio partecipante o inoltra l'evento di controllo partecipante:

Tutti i partecipanti possono visualizzare l'evento dei dettagli del partecipante nella scheda
Archivio
delle proprie attività.
Il controller non può visualizzare l'evento di dettaglio del partecipante ritirato nella scheda
Archivio
di Mie attività.

Se la definizione di un processo aziendale contiene uno step di partecipazione condiviso e si abilita l'opzione

Disabilita commenti

nei criteri di sicurezza del processo aziendale:

Il sistema elimina i commenti nella barra degli strumenti del processo aziendale quando si inoltra lo step di partecipazione condivisa o qualsiasi evento di dettaglio partecipante.
Il sistema non elimina i commenti del flusso di attività per gli eventi di dettaglio dei partecipanti.

Quando l'impostazione

Disabilita commenti

è diversa nell'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

e nei criteri di sicurezza del processo aziendale, il sistema rispetta la modifica dell'impostazione più recente apportata all'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

o ai criteri di sicurezza del processo aziendale .

Esempio: il 16/05/2020 si accede all'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

e si deseleziona la casella di controllo

Disabilita commenti

. Il 15/06/2020 si accede ai criteri di sicurezza del processo aziendale e si seleziona la casella di controllo

Disabilita commenti

. Quindi, il 20/06/2020, si modifica un campo nell'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

. Il sistema rispetterà l'impostazione

Disabilita commenti

nell'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

perché l'attività è stata aggiornata più di recente. Ciò significa che la disabilitazione dei commenti non sarà abilitata.

Quando si apportano modifiche all'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

, l'audit trail dei criteri di sicurezza del processo aziendale non visualizza le modifiche apportate all'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

. Allo stesso modo, quando si apportano modifiche ai criteri di sicurezza del processo aziendale, l'audit trail

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

non visualizza le modifiche apportate ai criteri di sicurezza del processo aziendale.

È consigliabile rivedere sia l'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

sia gli audit trail dei criteri di sicurezza dei processi aziendali, in modo da poter vedere tutte le modifiche apportate a queste impostazioni.