Concetto: Importazione tramite e-mail
È possibile utilizzare l'importazione tramite e-mail per analizzare ed estrarre i dati dalle e-mail inviate al sistema. Le applicazioni Workday possono utilizzare i dati estratti per creare automaticamente ticket e attività, risparmiando tempo ed eliminando il lavoro manuale. Le applicazioni associate ai domini di destinazione avviano azioni in base al contenuto delle e-mail in entrata. Esempio: quando un fornitore autorizzato inoltra una fattura e-mail, il sistema elabora il contenuto in una richiesta di fattura fornitore.
Tipi di dominio di destinazione
È possibile configurare i tenant Workday in modo che ricevano e-mail in entrata verso domini di destinazione specifici in modo che l'importazione e-mail possa elaborarle. Per l'importazione delle e-mail è possibile utilizzare un dominio di destinazione fornito da Workday o un dominio di destinazione fornito dal cliente. Il sistema configura e gestisce automaticamente il dominio di destinazione fornito da Workday. In alternativa, è necessario configurare e gestire autonomamente il dominio di destinazione fornito dal cliente. È consigliabile utilizzare il dominio di destinazione fornito da Workday perché:
- Consente di risparmiare tempo utilizzando un dominio di destinazione configurato per l'utente. Quando si crea un dominio di destinazione fornito dal cliente, è necessario aggiornare la configurazione DNS per l'azienda, operazione che potrebbe richiedere l'assistenza del team IT.
- Semplifica gli aggiornamenti non di produzione eliminando gli step di configurazione aggiuntivi richiesti dai domini di destinazione forniti dal cliente.È necessario accedere all'attivitàConfigurazione impostazioni di importazione e-mailnel tenant non di produzione per riselezionare il dominio di destinazione fornito da Workday dopo ogni aggiornamento non di produzione.
Inoltrare e reindirizzare con importazione e-mail
È possibile inoltrare e reindirizzare le e-mail a un dominio di destinazione fornito da Workday o a un dominio di destinazione fornito dal cliente nel tenant di Workday. È possibile utilizzare vari client e-mail di terzi per inoltrare e reindirizzare le e-mail. Esempi:
- Apple Mail
- Google Mail
- Microsoft Outlook
Quando si configurano le impostazioni di importazione e-mail, è possibile aggiungere un indirizzo e-mail di inoltro o reindirizzamento all'elenco dei mittenti consentiti. È quindi possibile configurare il client e-mail per inoltrare o reindirizzare l'e-mail al dominio di destinazione.
Esempio: si configura un dominio di destinazione nel tenant: e-mail@destination.com. È anche possibile impostare un indirizzo di inoltro nel client e-mail: e-mail@forward.com. Il client di posta elettronica reindirizza quindi tutte le e-mail inviate a email@forward.com al dominio di destinazione: email@destination.com.
Quando si compone un'e-mail che si desidera inoltrare a un dominio di ricezione dell'importazione e-mail, aggiungere solo l'indirizzo di inoltro nel campo
A
dell'e-mail. Aggiungere eventuali indirizzi dei destinatari aggiuntivi nel campo Cc
in modo che l'importazione via e-mail possa correttamente importare l'e-mail.Procedura per interrompere l'utilizzo dell'importazione e-mail
Quando si desidera interrompere l'importazione e-mail e si utilizza il dominio di destinazione fornito da Workday o il dominio di destinazione fornito dal cliente, è necessario:
- Eliminare le impostazioni di importazione dell'e-mail.
- Rimuovere le regole di inoltro create.
Quando si utilizza il dominio di destinazione fornito dal cliente, è anche necessario:
- Eliminare il dominio di destinazione dell'importazione e-mail.
- Collaborare con l'amministratore IT per rimuovere i dati di importazione e-mail dalla configurazione DNS.