Concetto: Gestire file e cartelle in Drive

Administrator Guide

Questa tabella riepiloga le azioni principali che è possibile eseguire con file e cartelle in Drive, se:

Si dispone delle autorizzazioni appropriate.

Si è scelto di gestire quel tipo di file durante la configurazione di Drive.

Drive supporta l'azione per quel tipo di file.

L'applicazione (ad esempio Workday Slides o Workday Worksheets) è disponibile nel tenant.

Azione	Note
Caricare i file Convertire i file in cartelle di lavoro di Worksheets	Selezionare Aggiungi nuovo caricamento o trascinare uno o più file nella pagina Drive. Drive converte automaticamente i file di tipo foglio di lavoro caricati in cartelle di lavoro se sono presenti tutte le seguenti condizioni: Worksheets è abilitato nel tenant. L'utente si trova nel dominio di sicurezza Worksheets . Il file è di tipo XLS, XLSX, CSV o HTML. Per caricare file multimediali (video e pacchetti di contenuti), è necessario aver già firmato il modulo d'ordine dei Termini e condizioni di Workday Media Cloud ed essere nel dominio di sicurezza Manage: Media . Drive esegue automaticamente la scansione antivirus degli elementi quando vengono caricati. La scansione antivirus non si applica ai file aggiunti a Drive da integrazioni o ai file multimediali. La dimensione massima del file di caricamento è di 30 MB.
Creare una cartella di lavoro Worksheets	Da Drive, selezionare Aggiungi nuova cartella di lavoro per creare una nuova cartella di lavoro vuota. Da un report di Workday, selezionare Esporta in Worksheets per esportare i dati del report di Workday e creare una nuova cartella di lavoro. È possibile eseguire questa azione se sono presenti entrambe le seguenti condizioni: Worksheets è abilitato nel tenant. L'utente si trova nel dominio di sicurezza Worksheets .
Creare una presentazione di Workday Slides	È possibile selezionare Aggiungi nuova presentazione se sono presenti entrambe le condizioni seguenti: Slides è abilitato nel tenant. L'utente si trova nel dominio di sicurezza Slides .
Creare un discovery board	È possibile selezionare Aggiungi nuovo discovery board se esiste la seguente condizione: Si è nel dominio di sicurezza Discovery Boards: Create .
Creare un modello di notifica	È possibile selezionare Aggiungi nuovo modello di notifica se sono presenti entrambe le condizioni seguenti: Notification Designer è abilitato nel tenant. L'utente si trova nel dominio di sicurezza Notification Designer .
Creare un modello di documento Workday Docs	È possibile selezionare Aggiungi nuovo modello documento se sono presenti entrambe le condizioni seguenti: Workday Docs è abilitato nel tenant. Ci si trova nei domini di sicurezza Docs e Document Library .
Scaricare un elemento	Le opzioni di download dipendono dal fatto che il download sia abilitato per quel particolare tipo di elemento: Per i tipi di elemento supportati, selezionare l'elemento e fare clic su Scarica . Per i tipi di elemento come cartelle di lavoro, presentazioni di Slides e modelli di notifica, aprire l'elemento e selezionare File Scarica come e selezionare uno dei tipi di file disponibili. Per i tipi di elemento che non dispongono di un visualizzatore o di un visualizzatore di anteprima, quando si fa doppio clic sul nome dell'elemento è possibile scaricarlo.
Filtrare la visualizzazione degli elementi	Selezionare una delle visualizzazioni lungo il lato sinistro della home page per visualizzare gli elementi in tali categorie oppure fare clic sul pulsante Filtro in alto a destra per ulteriori opzioni di filtro. Si noti che la visualizzazione Miei file è semplicemente un filtro che mostra gli elementi di tua proprietà, in un elenco semplice che non mostra la struttura delle cartelle; non è consigliabile utilizzare questa visualizzazione per la gestione degli elementi di Drive.
Condividere un elemento utilizzando un collegamento (URL)	È possibile condividere un elemento con più utenti contemporaneamente assegnando loro un collegamento, che viene generato nella finestra di dialogo Condividi . Gli utenti possono accedere ai file condivisi solo se si trovano nel dominio Drive o nel dominio View Drive File and Media . Inoltre, per ogni elemento che si desidera condividere, assicurarsi che il destinatario si trovi in qualsiasi altro dominio obbligatorio per il tipo di elemento. Esempio: se si desidera condividere una cartella di lavoro Worksheets, la persona con cui si sta condividendo deve appartenere al dominio Worksheets . Selezionare un file in Drive e fare clic su Condividi . Abilitare l'opzione Condivisione collegamento se non è già abilitata. La possibilità di utilizzare la condivisione dei collegamenti è un'impostazione del tenant. Se l'opzione non viene visualizzata, contattare l'amministratore per assicurarsi che sia abilitata. Selezionare il livello di autorizzazione. Tutti gli utenti che accedono al file utilizzando il collegamento disporranno di questo livello di accesso al file. Fare clic su Copia collegamento . Assegnare questo URL alle persone con cui si desidera condividere il file. Quando si utilizza la condivisione tramite collegamento, considerare quanto segue: Drive supporta la condivisione dei collegamenti per tutti i tipi di file di Drive, ad eccezione dei discovery board. Non è possibile condividere cartelle utilizzando un collegamento. La condivisione di un elemento tramite un collegamento comporta la condivisione dell'elemento con il gruppo di sicurezza Tutti gli utenti . Qualsiasi utente con accesso all'applicazione correlata può accedere all'elemento se dispone dell'URL. A differenza della condivisione con singoli utenti, quando si condivide un file utilizzando un collegamento, il sistema non invia notifiche. È possibile avvisare le persone che è stato condiviso un elemento con loro; ad esempio, se è stata condivisa una cartella di lavoro Worksheets con un gruppo, è possibile inviare via e-mail un collegamento ad essa. In Drive, i file condivisi tramite un collegamento visualizzano un'icona Collegamento accanto agli avatar con accesso . È possibile aprire la finestra di dialogo Condividi facendo clic sull'icona o su un avatar. Se qualcuno condivide un file con te inviandoti un collegamento, il file condiviso non viene visualizzato in Drive o nei risultati della ricerca. Il file viene visualizzato in Drive o nei risultati della ricerca solo se è stato condiviso con te utilizzando l'area Condividi con persone nella finestra di dialogo Condividi . Se si modifica il livello di autorizzazione per l'elemento in un secondo momento, il livello di accesso viene aggiornato immediatamente. Esempio: in origine è stato impostato il livello di autorizzazione Modifica e il collegamento è stato assegnato a Cara, che ora sta modificando il file. Se si modifica il livello di autorizzazione di condivisione del collegamento in Visualizza, l'autorizzazione di Cara cambia immediatamente e non può più modificare il file. Le impostazioni di condivisione dei singoli file nell'area Condividi con persone singole della finestra di dialogo Condividi rimangono attive se si disattiva la condivisione tramite collegamento. Se si utilizza la condivisione dei collegamenti per un elemento e lo si condivide anche con singoli utenti o gruppi, la persona ottiene il livello di autorizzazione più alto possibile. Esempio: si condivide un file con Bibi individualmente e le si concede l'accesso in Visualizzazione. Si utilizza anche la condivisione dei collegamenti e si imposta il livello di autorizzazione su Modifica. Bibi dispone dell'autorizzazione Modifica per il file. Se in seguito si disattiva la condivisione dei collegamenti, Bibi continuerà a disporre dell'autorizzazione di visualizzazione specificata per lei. Non è possibile utilizzare la condivisione tramite collegamento per condividere file con utenti responsabili dell'implementazione.
Condividere un elemento con gruppi di sicurezza	È possibile condividere un elemento con gruppi di utenti digitando i nomi dei gruppi di sicurezza nella finestra di dialogo Condividi . Si abilita la condivisione di gruppo per ogni tipo di elemento di Drive nell'attività Configurazione condivisione gruppo in Drive . Gli utenti possono accedere ai file condivisi solo se si trovano nel dominio Drive o nel dominio View Drive File and Media . Inoltre, per ogni elemento che si desidera condividere, assicurarsi che il destinatario si trovi in qualsiasi altro dominio obbligatorio per il tipo di elemento. Esempio: se si desidera condividere una cartella di lavoro Worksheets, la persona con cui si sta condividendo deve appartenere al dominio Worksheets . Selezionare un elemento in Drive e fare clic su Condividi . Nell'area Condividi con gruppi , selezionare un livello di autorizzazione per l'elemento nel menu a discesa Autorizzazioni . Nell'area Condividi con gruppi , digitare i nomi dei gruppi con cui si desidera condividere l'elemento. (Facoltativo) Se si è il proprietario dell'elemento, è possibile fare clic su Avanzate per selezionare se consentire o meno agli editor di condividere il file e se consentire a commentatori e visualizzatori di copiare o stampare/scaricare l'elemento. Per i file multimediali (video), è possibile abilitare o disabilitare la possibilità per i proprietari di consentire la copia o il download, utilizzando l'impostazione appropriata nell'attività Modifica configurazione tenant - Sistema . Per la condivisione delle cartelle valgono le seguenti considerazioni speciali: Tutti gli utenti a cui si concede l'accesso in modifica alla cartella possono aggiungere, rimuovere e modificare l'autorizzazione per i collaboratori. Tutti gli utenti con cui si condivide la cartella possono scaricare, copiare e stampare i file nella cartella. Quando si condivide con i gruppi di sicurezza, considerare quanto segue: Drive supporta la condivisione con i gruppi di sicurezza per tutti i tipi di elementi di Drive, comprese le cartelle. A differenza della condivisione con singoli utenti, quando si condivide un elemento con un gruppo, il sistema non invia notifiche. È possibile avvisare le persone che è stato condiviso un elemento con loro; ad esempio, se è stata condivisa una cartella di lavoro Worksheets con un gruppo, è possibile inviare via e-mail un collegamento ad essa. È possibile visualizzare e gestire i gruppi che hanno accesso (e il livello di accesso) a un file condiviso nel gruppo nella scheda Chi ha accesso della finestra di dialogo Condividi . Se si ottiene o si perde l'appartenenza a un gruppo, si ottiene o si perde automaticamente l'accesso agli elementi condivisi da qualcuno con quel gruppo. Questi verranno visualizzati in Drive. Se si utilizza la condivisione tramite collegamento per un elemento e si condivide anche un elemento con un gruppo, il membro del gruppo ottiene il livello di autorizzazione più alto possibile. Esempio: si condivide un file con il gruppo Manager, di cui Bibi è membro, e si concede al gruppo l'accesso in Visualizzazione; si utilizza anche la condivisione dei collegamenti e si imposta il livello di autorizzazione su Modifica. Bibi dispone dell'autorizzazione Modifica per il file. Se in seguito si disattiva la condivisione dei collegamenti, Bibi continuerà a disporre dell'autorizzazione di visualizzazione specificata per il gruppo Manager. In generale, i gruppi con cui si condividono file possono visualizzare tutti i dati nei file, ad eccezione di: Per i discovery board, si applica la sicurezza a livello di riga e i gruppi visualizzano solo i dati a cui hanno accesso. Per le cartelle di lavoro, è possibile nascondere il contenuto, ma se si consente agli utenti di copiare la cartella di lavoro, possono visualizzare il contenuto dopo aver copiato la cartella di lavoro.
Condividere un elemento con singoli utenti	È possibile condividere elementi in Drive con singoli utenti. La condivisione con singoli utenti consente di impostare un livello di autorizzazione specifico per la persona. Gli utenti possono accedere ai file condivisi solo se si trovano nel dominio Drive o nel dominio View Drive File and Media . Inoltre, per ogni elemento che si desidera condividere, assicurarsi che il destinatario si trovi in qualsiasi altro dominio obbligatorio per il tipo di elemento. Esempio: se si desidera condividere una cartella di lavoro Worksheets, la persona con cui si sta condividendo deve appartenere al dominio Worksheets . Selezionare un file in Drive e fare clic su Condividi . Nell'area Condividi con privati , selezionare un livello di autorizzazione per l'elemento nell'elenco a discesa Autorizzazioni . Nell'area Condividi con privati , immettere i nomi degli utenti con cui si desidera condividere l'elemento. (Facoltativo) Digitare un messaggio per gli utenti con cui si sta condividendo. Il messaggio viene visualizzato nella notifica di Workday che gli utenti ricevono dopo aver fatto clic su OK . (Facoltativo) Se si è il proprietario dell'elemento, è possibile fare clic su Avanzate per assegnare impostazioni di condivisione più specifiche per editor, commentatori e visualizzatori. Le seguenti opzioni non sono applicabili alle cartelle: Tutti gli utenti a cui si concede l'accesso in modifica alla cartella possono aggiungere, rimuovere e modificare l'autorizzazione per i collaboratori. Tutti gli utenti con cui si condivide la cartella possono scaricare, copiare e stampare i file nella cartella. Quando si esegue la condivisione con singoli utenti, considerare quanto segue: Drive supporta la condivisione di file con singoli utenti per tutti i tipi di file di Drive. È anche possibile condividere cartelle con singoli utenti. Se si utilizza la condivisione tramite collegamento per un elemento e si condivide un elemento anche con singoli utenti o gruppi, la persona ottiene il livello di autorizzazione più alto possibile. Esempio: si condivide un file con Bibi individualmente e le si concede l'accesso in Visualizzazione; si utilizza anche la condivisione dei collegamenti e si imposta il livello di autorizzazione su Modifica. Bibi dispone dell'autorizzazione Modifica per il file. Se in seguito si disattiva la condivisione dei collegamenti, Bibi continuerà a disporre dell'autorizzazione di visualizzazione specificata per lei. Se si modifica il livello di autorizzazione per l'elemento in un secondo momento, il livello di accesso viene aggiornato immediatamente. Esempio: in origine è stata assegnata l'autorizzazione Modifica possibile a Cara, che ora sta modificando il file. Se si modifica il livello di autorizzazione in Visualizzazione, l'autorizzazione di Cara cambia immediatamente e non può più modificare il file. Quando si condivide un elemento, l'utente riceve una notifica Workday e un'e-mail (se sono state abilitate le notifiche e-mail). In generale, gli utenti con cui si condividono i file possono visualizzare tutti i dati nei file, ad eccezione di: Per i discovery board, si applica la sicurezza e gli utenti visualizzano solo i dati a cui hanno accesso. Per le cartelle di lavoro, è possibile nascondere il contenuto, ma se si consente agli utenti di copiare la cartella di lavoro, possono visualizzare il contenuto dopo aver copiato la cartella di lavoro.
Modificare un file	Fare doppio clic sul nome di un file per aprirlo e modificarlo. Per i video: Fare doppio clic sul file per aprire la pagina View Media . Fare clic su Modifica file multimediali . Il pulsante Modifica file multimediali viene visualizzato per i video (ma non per i pacchetti di contenuti) se sono presenti le seguenti condizioni: L'utente si trova nel dominio di sicurezza Manage: Media . Sei il proprietario del video o il proprietario ti ha concesso l'autorizzazione di modifica.
Spostare un elemento	Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'elemento e selezionare Sposta ; quindi accedere alla posizione in cui si desidera inserire il file.
Copiare un elemento	Quando si copia un file nell'interfaccia utente di Drive, la destinazione predefinita è il percorso del file originale. È possibile accedere a una posizione diversa dalla finestra di dialogo Copia. Quando si copia un elemento da una delle applicazioni di integrazione, ad esempio una cartella di lavoro dall'interfaccia utente di Worksheets o una presentazione da Slides, la destinazione predefinita potrebbe variare rispetto a quella visualizzata in Drive.
Rinominare un elemento	Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'elemento e selezionare Rinomina . Per i file video: Fare doppio clic sul file per aprire la pagina View Media . Fare clic su Modifica file multimediali . Fare clic sull'icona a forma di matita (Rinomina) per rinominare il file. Il pulsante Modifica file multimediali viene visualizzato per i video (ma non per i pacchetti di contenuti) se sono presenti le seguenti condizioni: L'utente si trova nel dominio di sicurezza Manage: Media . Sei il proprietario del video o il proprietario ti ha concesso l'autorizzazione di modifica. La ridenominazione di un elemento in Drive aggiorna il nome del file: In Drive Quando qualcuno apre l'elemento utilizzando un collegamento condiviso o direttamente in Drive. In un articolo della Guida, se si allega un file di Drive o si aggiunge un collegamento da un file di Drive e si rinomina il file, il file continuerà ad aprirsi correttamente anche dopo la ridenominazione. È consigliabile aggiornare il valore nel campo Testo in modo che corrisponda al file rinominato. Esempio: In un articolo, utilizzare Inserisci collegamento per collegarsi a un file in Drive oppure utilizzare Inserisci file multimediale o Selezione file da Drive per allegare il file Risultati 2022 di Drive a un articolo. Nel campo Testo , digitare 2022 Results . Rinominare il file in Drive in Risultati 2023 . Passare all'articolo nell'Area di lavoro articolo di assistenza, selezionare Modifica articolo e aggiornare il valore nel campo Testo a Risultati 2023 .
Sostituire un articolo	Selezionare l'elemento e fare clic su Sostituisci ; quindi accedere al file sostitutivo. L'azione di sostituzione mantiene le autorizzazioni di condivisione e il collegamento al file. Quando un utente seleziona un collegamento che in precedenza ha aperto il file originale, apre invece il file sostitutivo. Drive attualmente non supporta i seguenti file per la sostituzione: Discovery board Modelli di documento File multimediali (ZIP, SCORM e file video/audio) Modelli di notifica Presentazioni di diapositive Cartelle di lavoro e modelli di Worksheets La nuova funzionalità contiene i seguenti elementi: Drive non salva il file originale sostituito dopo la sostituzione. Per i tipi di file che Drive converte automaticamente in file Workday, ad esempio la conversione di file XLSX o CSV in cartelle di lavoro di Worksheets, la conversione non viene eseguita per i nuovi file sostituiti. Il tipo di file sostitutivo deve essere uguale al tipo di file originale. È possibile rinominare un file durante l'azione di sostituzione. Non è possibile annullare l'azione di sostituzione. In un articolo della Guida, se è stato utilizzato Inserisci file multimediale o Selezione file da Drive per allegare un file di Drive all'articolo, Drive non sostituisce il file allegato con il nuovo file. Un file allegato è una copia del file di Drive originale. È necessario modificare l'articolo e inserire il file sostituito nell'articolo anziché nell'originale. In un articolo della Guida, se è stato utilizzato Inserisci collegamento per aggiungere un collegamento a un file di Drive, il file continuerà ad aprirsi correttamente dopo la sostituzione. Se il nome del file è stato modificato durante la sostituzione, è consigliabile aggiornare il valore nel campo Testo in modo che corrisponda al nome del file sostituito.
Rimuovere nella cartella Cestino ed eseguire il ripristino dal cestino	Nella home page di Drive, fare clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella e selezionare Rimuovi per spostarlo nella cartella Cestino . Dopo aver spostato un elemento nel cestino, nessun altro utente può accedervi anche se è stato precedentemente condiviso con loro. Per ripristinare un elemento, dalla home page di Drive selezionare l'icona Cestino . Selezionare la riga contenente l'elemento, quindi fare clic sull'icona Ripristina . Il sistema inserisce gli elementi ripristinati nella visualizzazione Drive Home. Se si rimuove un elemento condiviso con l'utente, si rimuove l'utente dall'elenco degli utenti condivisi. L'elemento scompare dalla visualizzazione del file e non viene visualizzato nel Cestino .
Eliminare definitivamente gli elementi	È possibile eliminare definitivamente fino a 1.000 elementi di Drive di proprietà di un determinato utente. Accedere all'attività Drive Permanent File Delete .
Trasferire la proprietà di singoli file o cartelle	Assicurarsi di aver già condiviso l'elemento con la persona a cui si desidera trasferire la proprietà. Quindi selezionare Condividi l'elemento e selezionare Trasferisci proprietà nell'elenco a discesa delle autorizzazioni per l'utente. Quando si trasferisce la proprietà: Il livello di autorizzazione diventa Modificabile. Il nuovo proprietario può rimuovere l'accesso. Se l'articolo trasferito è una cartella di lavoro di Worksheets: Non sarà possibile modificare alcun intervallo protetto. Worksheets annulla i piani di aggiornamento dei dati dinamici esistenti; il nuovo proprietario deve creare un nuovo calendario turni. Alcuni prodotti che si integrano con Drive non consentono i trasferimenti di proprietà. Solo i singoli utenti (non i gruppi) possono essere proprietari di elementi in Drive.
Trasferire la proprietà di un massimo di 1.000 file e cartelle da un utente a un altro	Accedere all'attività Trasferimento proprietà di Drive Items .
Personalizzare il riquadro di navigazione	Fare clic sull'icona Impostazioni per: Assegnare una visualizzazione predefinita (home page) per Drive trascinando l'elemento all'inizio dell'elenco. La nuova visualizzazione predefinita viene visualizzata quando si accede a Workday e si accede a Drive. Se si apre un elemento e si torna a Drive, viene visualizzata l'ultima visualizzazione utilizzata. Riordinare i filtri standard nel riquadro di navigazione trascinandoli nella posizione desiderata oppure nascondere gli elementi trascinandoli nell'elenco Voci di menu nascoste . Aggiungere una o più cartelle al riquadro di navigazione per un accesso rapido facendo clic sul collegamento Aggiungi cartella . È possibile aggiungere fino a 10 cartelle nell'elenco dei filtri visibile e fino a un massimo di 100 cartelle in totale, comprese le voci nell'elenco Voci di menu nascoste .
Accedere a un profilo utente da un elemento di Drive	Fare clic sul collegamento in: Campi Proprietario , Creato da e Ultima modifica della finestra di dialogo Informazioni. Finestra di dialogo Condivisione campo Chi ha accesso . Le informazioni sull'utente vengono visualizzate come testo normale quando l'utente applicabile corrisponde all'utente che visualizza l'elemento.
Comprimere o espandere il riquadro di destra	Fare clic sull'icona della freccia nel divisorio del riquadro di destra.

Riferimenti: Funzionalità per dispositivi mobili e Note sull'usabilità per Drive

Workday 31 What's New Post: Link Sharing in Drive