Concetto: Periodi di validità dei contenuti di formazione
Il sistema consente di impostare un periodo di validità per i corsi e i programmi. Per motivi legati a conformità o normative locali, potrebbe essere obbligatorio per i corsisti iscriversi nuovamente a un contenuto dopo un certo arco di tempo, che è possibile stabilire definendo un periodo di validità. I periodi di validità consentono di gestire le esigenze di riqualificazione dell'intera azienda utilizzando la formazione obbligatoria tramite:
- Campagne di formazione
- Iscrizione in blocco da parte di amministratori di Learning
- Iscrizione da parte del manager
Scaduto
sui contenuti di formazione che i corsisti non completano prima della data di scadenza impostata nel contenuto. È anche possibile ricordare ai corsisti di completare i contenuti obbligatori o richiedere ai collaboratori di ripetere i contenuti per diversi motivi, assicurando che ricevano una formazione regolare e aggiornata.Scadenza e durata della validità
Quando si specifica un periodo di validità per un corso o un programma, è possibile selezionare uno dei seguenti elementi:
- Data: la data di scadenza viene visualizzata automaticamente nello storico del corsista dopo che il corsista ha completato il proprio contenuto di formazione.
- Durata: la durata della scadenza calcola automaticamente una data di scadenza relativa alla data in cui il corsista ha completato il contenuto di formazione.
- Frequenza: la frequenza della ricorrenza calcola la data di scadenza successiva in base alla data di scadenza corrente e alla frequenza preferita. Esempio: l'attuale data di scadenza è il 15 gennaio. Il periodo di validità configurato è di 6 mesi. La prossima data di scadenza è il 15 luglio.
La scadenza, la durata o la frequenza vengono visualizzate nella scheda
Dettagli amministrazione
quando si visualizza il contenuto e nel report Learning
del gruppo di profilo Carriera
.È possibile reimpostare in blocco le date di scadenza dei record di formazione con una data di scadenza futura utilizzando l'attività
Reimposta scadenza nei record di formazione
.Per azzerare i periodi di scadenza delle iscrizioni completate, selezionare la casella di controllo per uno o più record di formazione e deselezionare il valore
Scadenza periodo
. Il sistema rimuove i periodi di validità dai record di formazione selezionati.Il sistema esegue automaticamente un processo in background giornaliero per ricalcolare le date di scadenza dei record di formazione in base alle impostazioni di
Periodo di validità
. Questo aggiornamento non si applica alle scadenze reimpostate manualmente utilizzando:
- AttivitàReimpostazione scadenza record formazione
- Il servizio WebPut Learning Enrollment
Quando si caricano le iscrizioni utilizzando il servizio Web
Put Learning Enrollment
, il flag Manual Expiration Override
indica se:
- Consentire al processo di sostituire la scadenza: impostare il flag su N (falso).
- Impedire sostituzioni: impostare il flag su Y (vero).
Quando la scadenza è una data passata, il processo in background imposta la scadenza sulla data odierna.
Finestra di aggiornamento professionale
Configurare una finestra di aggiornamento professionale per specificare il periodo di visualizzazione del contenuto di aggiornamento professionale nella sezione a scorrimento Obbligatori, affinché i corsisti completino l'aggiornamento nei tempi predefiniti.
Il contenuto è visualizzato nella sezione a scorrimento Obbligatori e la finestra di aggiornamento professionale viene visualizzata nella prima delle seguenti date:
- Inizio della finestra di aggiornamento professionale (se configurata nel contenuto)
- Data di promemoria del corso (se configurata)
- Data di scadenza del contenuto
Per i contenuti con un periodo di validità definito come Frequenza, i corsisti devono prima completare l'assegnazione all'interno della finestra di aggiornamento professionale per visualizzare la data di scadenza successiva. Una volta trascorsa la data di scadenza corrente del corso, la data di scadenza corrente e quella successiva si aggiornano in base alla frequenza di ricorrenza impostata nel contenuto.
La finestra di aggiornamento professionale riconosce il completamento degli incarichi iniziali e di riqualificazione se un corsista completa il contenuto quando la finestra di aggiornamento professionale è aperta:
- I corsisti che completano i contenuti per la prima volta all'interno della finestra di aggiornamento professionale ricevono la prossima data di scadenza per l'incarico di riqualificazione se completano correttamente il contenuto.
- I corsisti che completano i contenuti per la prima volta al di fuori della finestra di aggiornamento professionale ricevono la data di scadenza corrente nell'incarico di riqualificazione se completano correttamente il contenuto.
Promemoria e stati della scadenza
Quando si visualizza un corso o un programma che ha un periodo di validità, è possibile configurare promemoria che avvisino automaticamente i corsisti della scadenza dell'iscrizione completata. È possibile configurare l'invio di promemoria da parte del sistema in corrispondenza della data di scadenza o di una data calcolata rispetto al periodo di validità. Se il corso o il programma è già scaduto, il sistema non invia promemoria.
Per i corsi e i programmi con promemoria configurati, i contenuti di formazione obbligatori vengono visualizzati nella worklet
Obbligatori
con lo stato In scadenza
e la data di scadenza nella miniatura quando si attiva il primo promemoria. Se i corsisti non completano il contenuto entro la data di scadenza, viene visualizzato lo stato Scaduto
per indicare che il contenuto di formazione è ancora disponibile ma devono aggiornare il completamento.Se non sono presenti promemoria, viene visualizzato direttamente lo stato
Scaduto
.Regole avanzate scadenza corsi
Quando si crea o si modifica un corso o un programma, è possibile creare gruppi di corsisti e definire regole relative ai periodi di validità applicabili a diversi gruppi. Esempio: poniamo che in un'azienda il personale di ufficio sia tenuto a seguire un corso di movimentazione dei materiali ogni 2 anni, ma per gli ingegneri la frequenza sia annuale. È possibile definire due gruppi di corsisti distinti, uno per il personale dell'ufficio e uno per gli ingegneri, per cui specificare diverse regole di scadenza della formazione.
Se un corsista non soddisfa le condizioni delle regole relative al proprio gruppo, all'iscrizione verrà applicato il periodo di validità predefinito per il contenuto. Se un corsista soddisfa più condizioni, all'iscrizione verrà applicata la prima regola avanzata di scadenza della tabella.