Considerazioni sulla configurazione: record di modulo esterno I-9

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei record del modulo I-9 esterno. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

È possibile importare dati critici e allegati dai moduli I-9 creati al di fuori di Workday, creando un record del modulo I-9 esterno. È possibile utilizzare questi record per visualizzare dati importanti, semplificando il raggiungimento degli obiettivi di conformità. I record del modulo I-9 esterno hanno sempre lo stato di verifica impiego negli Stati Uniti Record esterno
.

Vantaggi per l'azienda

Caricare i moduli cartacei I-9 e i moduli I-9 dai sistemi legacy nel sistema, offrendo una maggiore visibilità dei dati.

Flessibilità nell'immissione e nel caricamento di dati esterni del modulo I-9 tramite attività o servizi Web.

Casi d'uso

Si dispone di moduli I-9 provenienti dalle seguenti origini ed è necessario trasferire i dati nel sistema:

Carta

Sistemi legacy

Domande e considerazioni

Domanda	Considerazioni
È preferibile utilizzare le attività o i servizi Web per importare i dati dai moduli I-9 creati al di fuori di Workday?	Dipende dalla quantità di moduli I-9 disponibili. I servizi Web sono più adatti per l'immissione di dati in blocco, mentre le attività sono più adatte per quantità inferiori.

Suggerimenti

Nessun impatto.

Requisiti

È necessario configurare le seguenti azioni di avvio nei seguenti criteri di sicurezza dei processi aziendali:

Completare il record del modulo esterno I-9
nel processo aziendale Completamento modulo I-9
.

Completare Record of External Form I-9 Section 3
nel processo aziendale Complete Form I-9 Section 3
.

Limitazioni

Non è possibile modificare i record del modulo I-9 esterno, ma è possibile correggere i seguenti eventi:

Completare il modulo I-9 - Record esterno

Completare il modulo I-9, sezione 3 - Record esterno

Tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

I seguenti domini nell'area funzionale Onboarding:

Dominio	Considerazioni
Controllo: I-9 Forms	Fornisce l'accesso ai seguenti report: Audit trail modulo I-9 Dipendenti statunitensi con documenti in scadenza modulo I-9
Worker Data: I-9 Forms	Fornisce l'accesso al report Visualizzazione stato verifica impiego negli Stati Uniti .

Processi aziendali

I seguenti processi aziendali nell'area funzionale Onboarding:

Processo aziendale	Considerazioni
Completare il modulo I-9 nell'area funzionale Onboarding.	Protegge un'attività che consente di immettere manualmente informazioni critiche sulla Sezione 1 e sulla Sezione 2 dai moduli I-9 creati al di fuori di Workday.
Completare il modulo I-9, sezione 3 nell'area funzionale Personal Data.	Protegge un'attività che consente di immettere manualmente le informazioni critiche della Sezione 3 dai moduli I-9 creati al di fuori di Workday.

Report

I record del modulo I-9 esterno vengono visualizzati in report come:

Report	Considerazioni
Audit trail modulo I-9	Consente di visualizzare l'audit trail dei processi aziendali del modulo I-9 per una o più organizzazioni, sedi, stabilimenti o collaboratori. I dettagli includono la data di avvio del processo aziendale, l'autore dell'avvio e lo stato dei singoli processi aziendali.
Dipendenti statunitensi con documenti modulo I-9 in scadenza	Consente di visualizzare i dipendenti statunitensi con documenti della Sezione 2 e della Sezione 3 in scadenza che richiedono il rinnovo.
Visualizza lo stato di verifica dell'impiego negli Stati Uniti	Consente di visualizzare lo stato di verifica dell'impiego dei dipendenti.

Integrazioni

Servizio Web	Considerazioni
Record corretto del modulo esterno I-9	Consente di correggere un record di modulo I-9 esterno. Per aggiungere un allegato utilizzando i servizi Web per la correzione delle informazioni, è necessario utilizzare una sincronizzazione dei dati parziale. Per sostituire o eliminare gli allegati, è necessario utilizzare una sincronizzazione dati completa.
Correzione record di modulo esterno I-9, sezione 3	Consente di correggere un record di modulo I-9 esterno, sezione 3. Per aggiungere un allegato utilizzando i servizi Web per la correzione delle informazioni, è necessario utilizzare una sincronizzazione dei dati parziale. Per sostituire o eliminare gli allegati, è necessario utilizzare una sincronizzazione dati completa.
Ottenere il modulo esterno I-9	Recupera i record del modulo esterno I-9.
Get External Form I-9, sezione 3	Recupera i record del modulo esterno I-9, sezione 3.
Recupero origine modulo esterno I-9	Recupera l'origine dei record del modulo I-9 esterno.
Put External Form I-9	Crea o aggiorna il record del modulo I-9 esterno.
Put External Form I-9 Sezione 3	Crea o aggiorna il record del modulo esterno I-9, sezione 3.
Put External Form I-9 Source	Crea o aggiorna l'origine del record del modulo I-9 esterno.

Connessioni e touchpoint

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.