Concetto: Maturazioni AP e Helpdesk AP
Auditoria.AI SmartBots for Workday offre le seguenti funzionalità di contabilità fornitori per facilitare la gestione delle attività nel processo di approvvigionamento:
- Maturazioni AP
- Helpdesk AP
È possibile integrare solo le piattaforme e-mail Gmail e Microsoft Outlook con l'offerta di prodotti Auditoria.AI SmartBots for Workday e:
- Le sottoscrizioni a queste piattaforme e-mail non sono incluse nell'offerta del prodotto.
- Le integrazioni tra queste piattaforme e-mail e l'offerta di prodotti non sono incluse nel Servizio.
Per utilizzare queste funzionalità, è necessario abbonarsi a Innovation Services se si dispone di un contratto di servizio in abbonamento di tipo MSA (vedere di seguito). Se non si è abbonati a Innovation Services, contattare l'account executive per richiedere l'Addendum Innovation Services. Per ulteriori informazioni, consultare Workday Innovation Services nella Workday Community.
Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità in base al contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. L'organizzazione ha aderito al Contratto di servizio principale (MSA) o al Contratto di servizio principale universale (UMSA). Per determinare il contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione:
- Selezionare l'avatar del profilo nella Workday Community.
- SelezionareProfilo.
- Nella pagina del profilo, selezionare il nome dell'organizzazione, che si trova sotto il nome e accanto al titolo impiego.
- Visualizzare il valoredel Contratto di servizio in abbonamento.
Se il valore è:
- UMSA, la funzionalità è automaticamente disponibile. È possibile ignorare lo stepEnable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions for MSA Customers. Per ulteriori informazioni sui contributi di dati di machine learning, consultare Concetto: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
- MSA, è necessario abilitare questa funzionalità tramite Innovation Services utilizzando lo stepEnable Innovation Services Features e Machine Learning Data Contributions for MSA Customers.
Nota: i clienti UMSA non hanno attività e report di Innovation Services nei loro tenant in quanto sono riservati ai clienti MSA. I clienti UMSA possono ignorare tutte le informazioni relative a Innovation Services.
Per ulteriori informazioni su aggiornamenti, correzioni e problemi noti, consultare
Maturazioni AP
AP Maturazioni utilizza gli SmartBot per inviare via e-mail agli stakeholder interni e ai fornitori le stime delle maturazioni e accede ai dati dei seguenti documenti aziendali in Workday Financial Management:
- Ordini di acquisto
- Fatture fornitore
- Fornitori
Nel dashboard Maturazioni AP è possibile visualizzare:
- Inviare e-mail ai thread quando i fornitori rispondono alle richieste di stima della maturazione.
- Stati per le richieste di stima della maturazione e le registrazioni a giornale.
Gli SmartBot utilizzano i dati delle risposte dei fornitori per generare le bozze delle registrazioni a giornale, che è possibile modificare prima della registrazione nel sistema.
È possibile assegnare i fornitori a gruppi di maturazione e quindi assegnare proprietari che possono rivedere e approvare le maturazioni per ogni gruppo. È anche possibile eseguire il drill-down dei gruppi di maturazioni per visualizzare i dettagli relativi a:
- Righe di registrazione
- Dati dell'ordine di acquisto
- Registrare i dati.
- Riepiloghi fornitore
Helpdesk AP
AP Helpdesk si connette a Workday Financial Management, consentendo di accedere ai dati di Workday da:
- Fatture
- Pagamenti
- POs
- Fornitori
Gli SmartBot utilizzano questi dati per completare le attività ed elaborare le query interne e dei fornitori:
- Automatizzare e inoltrare le query ai membri del team.
- Classificare le e-mail in base all'intento e al tipo di mittente.
- Segnalazione di potenziali inoltri di fatture duplicate.
- Verifica dei contatti autorizzati e invio delle risposte.
È anche possibile utilizzare il dashboard dell'helpdesk per:
- Accedere a una casella di posta condivisa per visualizzare tutte le e-mail.
- Visualizzare le metriche sull'attività delle cassette postali, inclusi il volume delle e-mail, gli intenti rilevati da SmartBot e le azioni di SmartBot.
Assegniamo livelli di priorità alle attività del dashboard e le classifichiamo in una delle seguenti schede:
Opzione | Descrizione |
|---|---|
SmartBot Tasks
| Visualizza le attività risolte dagli SmartBot. È possibile eseguire il drill-down di ogni attività per visualizzare:
|
Attività utente
| Visualizza le attività che gli SmartBot inoltrano ai membri del team, che possono assegnare a se stessi o ad altri la risoluzione manuale delle attività. |
Revisione attività
| Consente ai membri del team di rivedere, modificare e approvare le risposte di SmartBot.
È anche possibile:
|
Offboarding
Per completare il processo di offboarding e indipendentemente dal contratto di servizio, inviare una notifica di interruzione tramite il Workday Customer Success Manager (CSM) o i canali di assistenza.
Se la funzionalità è stata abilitata tramite Innovation Services, è necessario disattivare il servizio anche tramite Innovation Services Enablement. In caso di disabilitazione, la funzionalità potrebbe essere disponibile per gli utenti finali fino a quando il sistema non convaliderà la richiesta di disabilitazione.