Impostare le notifiche del workflow per le e-mail delle fatture cliente
Configurare i seguenti processi aziendali e criteri di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts:
- Evento e-mail fattura cliente
- Evento e-mail fattura consolidata
Consultare:
Per rivedere, approvare e inviare via e-mail le fatture ai clienti, è possibile configurare le notifiche del workflow nel processo aziendale. È anche possibile creare gruppi di sicurezza basati su segmento in modo che solo gli utenti autorizzati possano creare o modificare i modelli.
Le notifiche del workflow consentono di definire:
- Modelli e-mail
- Tempi di attivazione dell'evento e-mail.
- Condizioni e regole per l'invio di e-mail in base alle esigenze aziendali.
- Gruppi di sicurezza che possono accedere a questa attività.
- Opzioni e destinatari e-mail
- Messaggi e-mail o SMS.
- Comportamenti degli allegati
- Accedere al reportDefinizione processo aziendale per oggetto business.
- Nell'elenco di valoriOggetto business, selezionare l'organizzazione.
- Fare clic suOK.
- Nella colonnaDefinizione processo aziendale, selezionareEvento e-mail fattura cliente.
- Nella schedaNotifiche, selezionaredal menu delle azioni correlate nella colonnaNotificanella grigliaNotifiche personalizzate.Se questa opzione non viene visualizzata, creare una nuova notifica personalizzata selezionando dal menu delle azioni correlate della definizione del processo aziendale.
- Fare clic suOK.
- Completare l'attivitàModifica notifica workflow:
Opzione Descrizione Modello e-mail sostitutivoSelezionare il modello e-mail di fattura personalizzata che definisce l'aspetto e il contenuto dell'e-mail.AttivazioneSelezionare lo stato del processo aziendale o l'ora di avvio dell'evento.Condizioni e regoleÈ possibile configurare regole per determinare se o quando il sistema deve inviare la notifica.Ripeti perIl sistema imposta automaticamente questo elenco valori suFatture cliente da inviare via e-mail.In alcuni casi, il sistema impedisce di inviare le fatture via e-mail quando si dispone di:- Più di un cliente nel gruppo ciclo di stampa.
- Una configurazione ripetuta non valida.
Per un elenco di istanze ripetute valide, consultare Riferimenti: Istanze ripetute per eventi di processo aziendale documento cliente.Ripeti per condizioni e regoleÈ possibile configurare condizioni per filtrare le istanze correlate per i campi esterni, inviando notifiche solo per le istanze filtrate.Esempio: si stampano le fatture cliente per una gerarchia azienda per Global Modern Service (GMS) North America. È necessario utilizzare più configurazioni e-mail personalizzate per le aziende sotto la gerarchia, come GMS US East, GMS US West, GMS Canada e GMS Mexico. Si modifica la definizione del processo aziendaleEvento e-mail fattura clienteper la gerarchia azienda del Nord America per creare notifiche personalizzate con la regola condizionale di ripetizione in base a azienda nel ciclo di stampa e la configurazione e-mail in base alle preferenze e-mail azienda. Utilizzare quindi una configurazione e-mail appropriata perDa,Da nome visualizzatoeRispondi anel ciclo di stampa.DestinatariSelezionare uno o piùdestinataria cui inviare le e-mail. È possibile specificare indirizzi e-mail aggiuntivi nella sezioneIndirizzi e-mail.Il sistema invia e-mail ai contatti di fatturazione definiti nel profilo cliente e a tutti gli indirizzi e-mail immessi qui.GruppiSelezionare uno o più gruppi di sicurezza in grado di eseguire questa attività.Opzione e-mailSelezionare:- Impostazione predefinitaper inviare e-mail all'indirizzo di casa e di lavoro di un contatto per la fatturazione.
- Prima Ufficio, quindi A casaper inviare una notifica all'indirizzo e-mail di lavoro. Se non si imposta alcun indirizzo e-mail di lavoro ma si dispone di almeno un indirizzo e-mail di abitazione, il sistema invia la notifica all'indirizzo e-mail di abitazione.
- Solo abitazioneper inviare una sola notifica all'indirizzo e-mail abitazione. Se non è stato definito un indirizzo e-mail personale, il sistema non invia la notifica. Quando si dispone di più di un indirizzo e-mail personale, il sistema invia l'e-mail all'indirizzo e-mail principale.
- Solo lavoroper inviare una sola notifica all'indirizzo e-mail di lavoro. Se non è stato definito un indirizzo e-mail di lavoro, il sistema non invia la notifica. Quando si dispone di più di un'e-mail di lavoro, il sistema invia l'e-mail all'indirizzo e-mail di lavoro principale.
- Completare la sezioneAllegatidell'attività:Opzione allegatoFlag allegato specificato in una fatturaRisultatoAllegati collegati alla fatturaNon applicabileIl sistema include tutti gli allegati associati alla fattura cliente nell'e-mail e ignora il flag allegato specificato nella fattura.Selezionare questa opzione se si generano le fatture utilizzando software di terzi.Allegati non forniti ai clientiNon applicabileIl sistema non fornisce alcun allegato diretto o referenziato ai clienti.PDF per il ciclo di stampa delle notifiche del processo aziendale
- Fornisci al clienteèVero
- Stampa con fatturaèVero
Include tutti gli allegati nel file PDF quando si stampa la fattura.Allegati forniti ai clienti ma non inclusi nel ciclo di stampaePDF per il ciclo di stampa delle notifiche del processo aziendale- Fornisci al clienteèVero
- Stampa con fatturaèFalso
Stampa tutte le fatture in un unico file PDF e include tutti gli allegati separatamente nella notifica e-mail di ogni fattura.Allegati non forniti ai clientiePDF per il ciclo di stampa delle notifiche del processo aziendale- Fornisci al clienteèVero
- Stampa con fatturaèVero
- Stampa con fatturaèFalso
Stampa una fattura e include nel PDF risultante solo gli allegati che hanno il flagStampa con fattura attiva.Il sistema invia separatamente gli allegati per i quali non è presente il flag nella notifica e-mail.Allegati non forniti ai clientiePDF per il ciclo di stampa delle notifiche del processo aziendale- Fornire al clienteèFalso
- Stampa con fatturaèFalso
Stampa tutte le fatture in un unico file PDF e include gli allegati contrassegnati separatamente per scopi interni nella notifica e-mail.L'output allegato dipende dal flag specificato durante l'aggiunta di un allegato a una fattura. - Fare clic suOK.