Créer des frais liés à un événement

Activez le module

Frais et ajustements

Vous devez avoir l'autorisation Expenses.event_based_settings.admin
pour que la page des paramètres

Expenses liées à des événements

s'affiche.

Les frais liés à un événement sont des notes de frais créées par le système lorsqu'il est déclenché par un événement. Vous pouvez les configurer pour qu'ils soient fondés sur le temps, lorsqu'ils sont déclenchés par la soumission d'une feuille de temps, ou planifiés, lorsqu'ils sont déclenchés selon un calendrier défini. L'automatisation de ces dépenses récurrentes réduit les frais généraux des utilisateurs et garantit que les fonds sont correctement affectés aux domaines appropriés pour une identification ultérieure par facturation. Exemple : vous pouvez créer une dépense événementielle pour un événement récurrent, tel que le remboursement de la pause repas après avoir travaillé au moins 10 heures par jour. Avec certains critères, vous indiquez que lorsqu'une feuille de temps est soumise avec au moins 10 heures par jour, une indemnité journalière de 10 USD doit s'appliquer.

Dans l'en-tête, sélectionnez

Autres

paramètres de l'unité légale

Dans la section

Comptabilisation

, sélectionnez

Frais liés à des événements

Cliquez sur

Créer

Pour la création de l'événement, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Type d'événement	Indiquez si l'événement est déclenché par une feuille de temps ou planifié. Si vous sélectionnez Feuille de temps, vous avez la garantie que les dépenses liées à l'événement sont créées à la soumission de la feuille de temps. L'option Planifié garantit que les frais liés à l'événement sont créés à la fréquence définie.
Fréquence	Indiquez la fréquence de l'événement planifié.
Stratégie d'approbation	Indiquez comment les frais doivent être approuvés : Approuver automatiquement Utiliser l'approbation du workflow existante Approuver avec la feuille de temps
Critères	Sélectionnez les critères pour limiter les scénarios dans lesquels des frais doivent être automatiquement créés. Exemple : vous pouvez demander à ce que seuls les frais créés pour les États-Unis soient automatiquement approuvés. Vous pouvez donc créer un critère pour le pays et inclure les États-Unis .
Type de note de frais	Indiquez le type de note de frais à créer. Vous pouvez cliquer sur Je ne vois pas le type de rapport dont j'ai besoin pour créer le type de rapport approprié, si nécessaire.
Catégorie de note de frais	Indique la catégorie de dépense à utiliser pour les frais. Vous pouvez cliquer sur Je ne vois pas le type de rapport dont j'ai besoin pour créer la catégorie appropriée, le cas échéant.
Type de dépense	Le type de dépense dans la catégorie sélectionnée. Vous pouvez cliquer sur Je ne vois pas le type de rapport dont j'ai besoin pour créer le type approprié si nécessaire.
Valeur des frais	Indique le montant des frais.

Associez l'événement que vous avez créé à l'ordre de travail de l'employé. Vous pouvez :

Créez un nouvel ordre de travail.

Modifiez un ordre de travail existant et sélectionnez l'événement que vous avez créé.