Créer des modèles de facture
Les modèles de facture vous permettent de prérenseigner certains champs récurrents et de déterminer les champs visibles sur les factures, ce qui vous permet de contrôler et de personnaliser vos propres fichiers PDF de facture. Vous pouvez activer ou désactiver l'option en haut de l'en-tête pour les sections facultatives. Exemple : vous pouvez désactiver la section
Versement
si vous ne souhaitez pas que cette section s'affiche sur vos factures. Toutes les modifications apportées sont répercutées sur l'aperçu de facture à droite de la page.- Dans l'en-tête, sélectionnez .
- Sélectionnez l'ongletModèles, puis cliquez surAjouter un modèle.
- Pour la sectionMise en forme, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Présentation verticale/Mise en page horizontaleIndiquez si vous souhaitez que la facture s'affiche verticalement ou horizontalement.Numéro de la factureConfigurez si vous souhaitez que le numéro de facture s'affiche dans l'En-tête.Logo Workday VNDLYIndiquez si vous souhaitez que le logo Workday VNDLY s'affiche dans l'en-tête.Numéros de pageConfigurez si les numéros de page s'affichent dans le pied de page. Vous pouvez également configurer l'alignement : à gauche, au centre, à droite.Date de créationConfigurez si la date de création s'affiche dans le pied de page. Vous pouvez également configurer l'alignement : à gauche, au centre, à droite. - Tenez compte des éléments suivants lorsque vous renseignez la sectionTitres du modèle:
Option Description Nom du modèleContient le modèle.Titre du rapportTexte statique qui s'affiche sur la facture. - Tenez compte des éléments suivants pour la sectionConditions de paiement:
Option Description Type de saisieIndiquez si vous préférez saisir les conditions de paiement manuellement ou les faire lire dans le profil du fournisseur.Options d'affichageIndiquez si vous souhaitez afficher les conditions de paiement et la date d'échéance sur la facture.Conditions de paiement (en jours)Nombre de jours après la finalisation de la facture lorsque l'entité de facturation peut fournir un paiement basé sur l'entité de règlement sans pénalité. Ce numéro est généralement contractuel et n'est disponible que si vous avez sélectionné le Type d'entrée Manuel. - Tenez compte des éléments suivants pour la section Adressede facturation:
Option Description Adresse de facturationL'entité responsable du paiement du montant de la facture.Logo du site de facturationPermet de télécharger un fichier du logo de l'entité responsable du paiement du montant de la facture. - Tenez compte des éléments suivants pour la sectionVersement:
Option Description Type de saisieIndiquez si vous préférez saisir manuellement le détail du versement ou le lire dans le profil du fournisseur. Si vous sélectionnezLecture dans le profil du fournisseur, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez inclure. Si vous sélectionnez cette option, l'option Utiliser l'adresse de règlementdu profil du fournisseur ne s'appliquera qu'aux factures contenant un seul fournisseur. Les factures de fournisseurs mixtes ne bénéficient pas de cette option.VersementEntité à laquelle le paiement doit être envoyé.Logo du versementPermet de télécharger un fichier du logo de l'entité à laquelle le paiement doit être envoyé. - Tenez compte des éléments suivants dans la sectionCotisations - en-tête:
Option Description Afficher le montant de la taxe dans l'en-têteSélectionnez cette option pour afficher le montant de la taxe dans l'en-tête de la facture.Afficher le numéro d'immatriculation à la taxeSélectionnez cette option pour afficher le numéro d'immatriculation à la taxe dans l'en-tête de la facture. Lorsque cette option est sélectionnée, vous devez sélectionner le type d'entrée. Si vous sélectionnezManuel, vous devez saisir le numéro d'immatriculation fiscale. Si vous sélectionnezl'option Lecture à partir du profil du fournisseur, le numéro d'immatriculation fiscale est automatiquement extrait du profil du fournisseur. - Tenez compte de cet élément pour la sectionChamps personnalisés:
Option Description Champs personnalisésSeuls les champs personnalisés configurés pour s'afficher sur les factures peuvent être sélectionnés. Chaque modèle peut afficher différentes configurations de champ personnalisé si nécessaire pour cette facture. Pour l'afficher dans le modèle, configurez le Champ personnalisé durapport Entité : toutle périmètre dans les paramètres Champ personnalisé. - Tenez-vous en compte de cela dans la sectionMessages:
Option Description Message sur la facturePermet de saisir un message qui s'affiche sur la facture. - Cliquez surModifierà droite de la sectionDétail de la facturede l'aperçu du modèle.
- Tenez compte des éléments suivants pour la sectionDétail de la facture:
Option Description RapportSélectionnez le rapport approprié, ce qui détermine les champs disponibles pour la sélection. Ensuite, cochez la case pour chaque champ que vous voulez afficher dans le rapport. Vous pouvez modifier le nom du champ et l'ordre des champs si nécessaire.Créer une colonneVous devez saisir le Nom du groupe, puis sélectionner les champs que vous souhaitez inclure dans le groupe. Cliquez surAjouter à la liste. - Tenez compte des éléments suivants dans la sectionSous-totaux:
Option Description Sous-totalLes champs sélectionnés dans la sectionDétail de la facturequi peuvent faire l'objet d'un sous-total s'affichent ici. Cochez la case pour chaque champ pour lequel vous souhaitez inclure des sous-totaux sur la facture. - Tenez compte des éléments suivants pour la sectionRegroupement du détail de la facture:
Option Description Regroupement du détail de la facturePermet de regrouper les champs contenant les valeurs sélectionnées. Cochez la case pour un ou plusieurs champs que vous souhaitez organiser. - Tenez compte des éléments suivants pour la sectionMise en forme du tableau:
Option Description Lignes de la tableAjoute des lignes grises alternantes à vos tables de factures pour un meilleur affichage.Bordures de cellules de tableauAjoute des bordures à chaque cellule des tableaux de factures pour un meilleur affichage. - Cliquez surModifier, à droite de la sectionTotauxde l'aperçu du modèle.
- Tenez compte des éléments suivants dans la sectionCotisations - pied de page:
Option Description Afficher le tauxInclut le pourcentage du taux de taxe dans le pied de page de la facture.Afficher le montant de la taxe en pied de pageLorsque cette option est sélectionnée, affiche le montant total des taxes dans le pied de page de la facture. SélectionnezTaxes combinéespour afficher le total combiné des taxes, ouTaxes ventiléespour afficher une ligne pour chaque type de taxe sur la facture. - Tenez compte des éléments suivants dans la sectionTotaux:
Option Description Afficher les totaux pour les clientsSélectionnez cette option pour afficher les totaux du client sur la facture.Afficher les totaux des fournisseursSélectionnez cette option pour afficher les totaux du fournisseur sur la facture. Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez également choisir d'afficher le sous-total du clientoud'afficher les remises.Afficher le code de devise sur les totauxSélectionnez cette option pour afficher les totaux avec le code de devise local. Si vous sélectionnez égalementAfficher les totaux en devise de base, les totaux s'affichent avec le code de la devise de base.Afficher les totaux en devise de baseSélectionnez cette option pour convertir les totaux en montant en devise de base. - Cochez la caseUtiliser par défautsi vous souhaitez faire de ce modèle le modèle de facture par défaut.
- Cliquez surEnregistrerdans le coin supérieur droit de la page.