Éléments de définition : comptabilisation et worktags pour Workday Student Financials

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la comptabilité et des worktags pour Workday Student Financials. Elle explique :

Pourquoi les définir.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Impacts en aval et interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Que sont ces tâches

Workday Student Financials enregistre les transactions financières de votre établissement et documente le flux des fonds vers les différents comptes. Vous pouvez regrouper les transactions de frais étudiants pour consolider les écritures opérationnelles.

La configuration de la comptabilisation de la gestion financière des étudiants comprend les principaux composants suivants :

Les comptes contiennent les écritures opérationnelles associées.

Les règles d'imputation comptable dirigent les écritures opérationnelles vers les comptes indiqués.

Les worktags sont des mots-clés que vous pouvez affecter aux transactions financières à des fins de reporting. Ces mots-clés s'affichent ensuite dans vos écritures opérationnelles.

Exemple : dans de nombreux établissements, le bureau des finances définit la structure comptable et les worktags pour les finances de l'établissement. Le bureau de l' charge de frais travaille avec le bureau des finances pour configurer les worktags, les catégories de produit et les catégories de dépense appropriés sur les transactions étudiantes. Cette rubrique décrit des conseils à l'utilisation des configurations de comptabilité existantes pour prendre en charge les transactions de gestion financière des étudiants.

Avantages pour l'entreprise

La comptabilité vous offre une visibilité sur la gestion financière de votre établissement, ce qui vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

Fournissez des états financiers à vos parties prenantes.

Utiliser les données pour prendre des décisions financières pour votre établissement.

Regrouper efficacement les données comptables pour améliorer la performance tout en prévenant l'exactitude de vos données comptables.

Plutôt que de configurer et de mettre à jour des comptes supplémentaires, vous pouvez utiliser des worktags pour le reporting tout en utilisant le même compte.

Définissez des structures comptables et des worktags pour gérer Workday Student Financials.

Cas d'utilisation

Les worktags permettent de :

Un doyen à prendre en compte les revenus pour décider si un programme d'études doit se poursuivre.

Le service financier pour analyser les dépenses pour chaque entité universitaire et les budgets prévisionnels pour l'année universitaire à venir.

Au bureau d'aide financière d'évaluer le nombre de bourses d'études et d'exonérations d'établissement versées par chaque service à ses étudiants.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Où voulez-vous imputer les transactions étudiantes ?	Pour imputer des transactions étudiantes à une unité légale, associez l' unité légale à une entité universitaire. Si vous souhaitez imputer : Toutes les transactions d'étudiants dans la même unité légale, vous pouvez associer l' unité légale à l'entité universitaire (AU). Tous les AU subordonnés héritent automatiquement de l' unité légale. Les transactions de certains établissements avec une unité légale différente , vous devez affecter cette unité légale directement à l'AU. Exemple : vous pouvez générer des états financiers pour un établissement de santé/prévoyance en affectant l'AU à une unité légale distincte . Les transactions avec des unités légales qui ne sont pas associées à un établissement, affectez cette unité légale à l'établissement. Exemple : votre établissement est affilié à un hôpital représenté par une unité légale dans Workday, mais n'est pas associé à un AU. Vous pouvez également remplacer : Unités légales de revenus pour les éléments de frais étudiants. Unités légales de dépense pour les éléments de bourse étudiante et les éléments d'exonération de frais étudiants.
Quels comptes voulez-vous inclure dans les états financiers ?	Contactez votre service financier pour déterminer les comptes à utiliser pour les transactions étudiantes. La plupart des établissements utilisent des comptes distincts pour les transactions financières liées aux étudiants et les transactions financières globales de l'établissement. Exemple : stockez les transactions étudiantes dans le compte Comptes clients étudiants plutôt que dans le compte général Comptes clients .
De quels worktags avez-vous besoin pour les transactions liées aux étudiants ?	Contactez votre service financier afin de déterminer les worktags appropriés pour les transactions étudiantes. Envisagez de : Les analyses que vous souhaitez afficher. Les worktags à utiliser à la place des comptes granulaires. Si vous avez besoin de worktags ou non. Exemple : vous souhaitez générer un rapport sur les frais de scolarité par période universitaire. Votre établissement a un seul compte de frais de scolarité au lieu de comptes distincts pour chaque type de période universitaire. Ajoutez un worktag Période universitaire aux éléments de frais de scolarité. Lorsque vous générez un rapport sur les frais de scolarité, vous pouvez explorer les totaux du compte de frais de scolarité pour afficher les données par période universitaire.
Où devez-vous définir les valeurs de worktag par défaut ?	Workday renseigne les valeurs de worktag par défaut pour les transactions étudiantes. Vous pouvez modifier les valeurs des transactions ad hoc que vous traitez manuellement, mais pas celles des transactions que Workday traite automatiquement. Lorsque votre environnement client utilise la mise en équilibre par worktag, Workday vous recommande d'effectuer les opérations suivantes : Définissez une valeur par défaut pour le worktag de mise en équilibre sur les frais étudiants, les exonérations de frais étudiants, les bourses étudiantes et les contrats d'organisme de financement étudiant. Pensez à rendre le worktag de mise en équilibre obligatoire dans les transactions étudiantes.

Recommandations

Collaborez avec :

Votre service financier pour qu'il comprend leurs attentes en matière de transactions financières pour les étudiants. Ils peuvent vous conseiller sur les worktags et les catégories de dépense qui permettent aux règles d'imputation comptable de router les transactions Étudiant vers les comptes appropriés. Lorsque vous avez intégré un système financier existant pour les étudiants à Workday Financial Management, vous pouvez avoir des configurations dans Workday Financial Management destinées à prendre en charge le système existant. Ces configurations peuvent ne pas être nécessaires et peuvent même nuire à Workday Student Financials. Contactez votre service financier pour identifier les configurations dont vous n'avez plus besoin et que vous devez retirer. Exemple : vous avez utilisé la règle d'imputation comptable Revenus
pour router les transactions étudiantes. Vous pouvez désormais utiliser la règle d'imputation comptable Revenus des étudiants
à la place.

À votre bureau d'aide financière pour qu'il configure les worktags et les catégories de dépense pour les éléments de bourse étudiante.

Critères

Workday exige que les unités légales soient associées à toutes les entités universitaires pour le traitement des transactions financières des étudiants.

Limites

Workday :

Date d'effet de vos configurations de worktag.

Vous empêche de modifier les worktags d'un article une fois que des transactions associées existent. Lorsque vous modifiez un worktag sur un article et que vous régularisez une transaction associée, Workday applique différents worktags de comptabilité pour l'ajustement et la transaction initiale.

Voici les recommandations de Workday :

Assurez-vous que vos configurations de worktag sont correctes avant de traiter des transactions.

Ne modifiez pas les configurations de worktag une fois que des transactions existent.

Définition de l'environnement client

Options de définition de l'environnement client	Éléments à prendre en compte
Mise en équilibre par worktag	Vous pouvez configurer la mise en équilibre par worktag pour votre environnement client. La mise en équilibre par worktag affecte le worktag de mise en équilibre obligatoire à la contrepartie des écritures pour toutes les transactions financières qui utilisent des règles de mise en équilibre. La plupart des établissements utilisent Fonds comme worktag de mise en équilibre principal. Lorsque votre environnement client utilise la mise en équilibre par worktag, vous devez : Configurez la mise en équilibre par worktag avant de créer des transactions dans Workday Student Financials. Définissez un worktag de mise en équilibre par défaut pour les paiements excédentaires liés aux étudiants, car ces derniers n'héritent pas des worktags de mise en équilibre des transactions associées. Une fois la mise en équilibre par worktag activée, vous ne pouvez plus la désactiver.
Groupes d'opérations de clôture de la période	Regrouper les transactions d'étudiants afin de pouvoir les clôturer sans clôturer une période entière du livre. Voir Concept : groupes d'opérations de clôture du livre .
Regrouper les lignes d'écriture des transactions étudiants	Cochez cette case dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Étudiant pour regrouper les transactions de frais étudiants et consolider les écritures opérationnelles. Cela permet d'agréger les lignes d'écritures de créances étudiantes individuelles créées par la même exécution de emploi dans une seule écriture, ainsi que les lignes d'écritures intercompagnies et interworktags associées. Une fois cette fonctionnalité activée, vous pouvez la désactiver ultérieurement, mais elle n'annulera pas ou ne contrepassera pas les écritures des frais que Workday a déjà regroupés. Vous devrez peut-être créer certaines écritures manuellement.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Academic Structure dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. Set Up: Academic Units dans le domaine fonctionnel Academic Faculty.	Permet d'associer des unités légales à des entités universitaires.
Set Up: Enable Worktags dans les domaines fonctionnels suivants : Gestion financière commune Worktags	Permet de configurer les worktags et les worktags associés qui sont disponibles pour les éléments de transaction étudiant.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing dans le domaine fonctionnel Student Financials. Set Up: Student Award Items dans le domaine fonctionnel Financial Aid. Set Up: Student Charges dans le domaine fonctionnel Student Financials. Set Up: Student Grants dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Permet de configurer des catégories de produit, des catégories de dépense, des worktags et des worktags associés pour les transactions étudiantes.

Processus de gestion

Aucun impact.

Nom affiché dans les rapports

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Mettre à jour l'utilisation des worktags associés	Configurez les types de worktag qui sont disponibles ou obligatoires pour les transactions liées aux étudiants, telles que les frais étudiants ou les bourses étudiantes.
Mettre à jour l'utilisation des worktags	Configurez les types de worktag principaux et supplémentaires disponibles ou obligatoires pour les transactions étudiantes. Ces types de worktag peuvent inclure des frais étudiants ou des bourses étudiantes.
Afficher un ensemble de règles d'imputation comptable	Configurez les règles d'imputation comptable pour les transactions d'étudiants.
Worktag Types d'éléments pouvant être marqués d'un worktag	Affiche les types de worktag que vous pouvez configurer pour les transactions liées aux étudiants.

Intégrations

Aucun impact.

Relations et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Workday Financial Management	Configure les unités légales, les structures comptables et les worktags dans Workday Financial Management.
Workday Financial Aid	Les administrateurs de l'aide financière doivent configurer le détail comptable des éléments d'attribution étudiant.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.