Éléments de définition : dossiers universitaires multiples

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de plusieurs dossiers universitaires. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Chaque fois qu'un étudiant s'inscrit à un programme d'études, Workday crée un dossier universitaire individuel. Les dossiers universitaires contiennent des informations détaillées sur les études d'un étudiant, notamment les suivantes :

Objectifs éducatifs.

Dates de fin prévues.

Plan universitaire.

Cours.

Niveaux.

Vous pouvez gérer plusieurs dossiers universitaires pour les étudiants qui suivent plusieurs objectifs d'études dans votre établissement.

Avantages pour l'entreprise

Avec plusieurs dossiers universitaires, vous pouvez :

Suivre la progression des étudiants par rapport à des objectifs spécifiques.

Réduire l'effort manuel associé à la mise à jour des données des étudiants qui poursuit plusieurs objectifs d'études.

Séparez les statistiques, les crédits et les historiques universitaires.

Cas d'utilisation

Vous pouvez utiliser plusieurs dossiers universitaires pour effectuer le suivi des :

Inscription consécutive pour les étudiants revenus.

Chevauchement des inscriptions pour des étudiants suivant plusieurs programmes d'études.

Inscription simultanée pour les étudiants qui préparent plusieurs diplômes en même temps.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Qu'advient-il du dossier universitaire d'un étudiant lorsqu'il s'inscrit à un programme d'études ?	Workday crée automatiquement un dossier universitaire chaque fois qu'un étudiant s'inscrit à un programme d'études, sauf si vous avez défini une règle d'ajout. Lorsque vous ajoutez ou ajoutez manuellement un programme d'études, Workday stocke le programme dans un dossier universitaire existant. Tous les programmes sont soumis à des statistiques et des politiques combinées. Réfléchissez aux circonstances dans lesquelles vous sélectionneriez un ou plusieurs dossiers universitaires.
Comment l'application des cours d'un objectif d'études à un autre affecte-t-elle le dossier universitaire ?	Tous les cours et crédits achevés dans un dossier universitaire sont pris en compte dans le parcours universitaire d'un étudiant, ce qui comprend les éléments suivants : Exigences universitaires. Résultats universitaires. Classement. Cumul des unités. Moyenne générale. Statut du chargement. Cours répétés. Lorsqu'un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, son historique universitaire affichera chaque dossier individuellement.
Si un étudiant suit plusieurs programmes d'études, est-il possible de n'en inclure qu'un ?	Vous pouvez utiliser plusieurs dossiers universitaires lorsque vous souhaitez gérer des historiques universitaires distincts, par exemple à des fins de reporting. Exemple : un étudiant prépare simultanément des diplômes de commerce et de droit et vous voulez générer un rapport uniquement sur sa moyenne générale.
Comment Workday gère-t-il les crédits de cours que je souhaite comptabiliser sur plusieurs dossiers universitaires ?	Lorsqu'un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, vous pouvez uniquement accorder des crédits pour un cours dans le dossier universitaire sous lequel se trouve l'inscription au cours. Vous pouvez utiliser l'intersection en interne pour que les crédits de cours issus d'un dossier universitaire soient comptabilisés dans un autre dossier universitaire.
Comment les politiques universitaires interagissent-elles avec les dossiers universitaires uniques et multiples ?	Les politiques d'un étudiant sont fondées sur le programme d'études principal figurant dans son dossier universitaire. Lorsqu'un étudiant a un dossier universitaire associé à plusieurs programmes d'études, Workday utilise les règles associées au programme d'études principal. Lorsqu'un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, Workday lui affecte plusieurs programmes d'études principaux, chacun avec son propre ensemble de politiques. Exemple : les règles de répétition des cours de deux programmes d'études peuvent être différentes. Lorsque vous avez un dossier universitaire pour chaque programme d'études, l'étudiant est assujetti à la politique de répétition des cours pour le dossier universitaire objet de l'inscription.
Comment plusieurs programmes d'études affectent-ils le dossier universitaire ?	Pour gérer plusieurs programmes d'études sur un seul dossier universitaire tout en permettant aux étudiants de les achever indépendamment les uns des autres, configurez les programmes d'études pour qu'ils puissent être empilés. Vous pouvez créer un dossier universitaire distinct pour chaque programme d'études lorsque : Il existe des raisons pour lesquelles les programmes d'études ne peuvent pas ou ne doivent pas être empilables. Vous voulez autoriser les étudiants à achever des programmes d'études à des moments différents.

Recommandations

Définissez une règle d'ajout pour indiquer à quel moment Workday doit ajouter les programmes d'études entrants à un dossier universitaire existant.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Workday désigne automatiquement un dossier universitaire comme dossier de déclaration de l'étudiant si vous n'en avez pas désigné un. L'enregistrement de rapports affecte le NSC (National Student Clearing Source) et les services financiers aux étudiants. Vous pouvez modifier manuellement l'enregistrement de reporting si nécessaire.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Manage: Programs of Study for Load Status dans le domaine fonctionnel Financial Aid.	Permet d'utiliser le service web Get Reporting Records .
Set Up: Academic Records dans le domaine fonctionnel Student Records.	Permet de mettre à jour les règles d'ajout de dossiers universitaires.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de modification d'enregistrement de rapports d'étudiant	Permet de modifier les éléments suivants : Le dossier de déclaration d'un étudiant à l'aide de la tâche Change Student Reporting Record . Enregistrer des rapports d'étudiant en bloc à l'aide du service web Import Reporting Record Changes .
Événement de mappage en masse	Lance l'imputation et crée le dossier universitaire de l'étudiant.

Reporting

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rechercher des dossiers universitaires	Permet d'afficher tous les dossiers universitaires dans votre environnement client.
Dossiers universitaires pour le conseil et les dossiers	Permet d'analyser les tendances universitaires, d'afficher et de mettre à jour les éléments suivants : Configurations de la règle. Programmes d'études. Transfert de crédit.

Workday fournit une source de données de rapport

Dossiers universitaires

que vous pouvez utiliser dans des rapports personnalisés.

Intégrations

Article	Éléments à prendre en compte
Service web Get Reporting Records	Permet de récupérer les enregistrements de rapports pour un enregistrement d'aide financière, un étudiant ou une entité universitaire universitaire.
Service web Import Reporting Record Changes	Permet de modifier en bloc les enregistrements de rapports étudiants.
Modèle d'intégration NSC Enrollment Reporting Outbound	Permet d'envoyer les données d'adhésion au contact support désigné. Lorsqu'un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, Workday utilise le dossier universitaire désigné comme dossier de rapport pour l'envoi des données d'inscription au NSC.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Inscription des étudiants	Vous pouvez affecter des rendez-vous aux inscriptions aux étudiants en fonction des éléments suivants : Chacun de leurs dossiers universitaires. La première nomination disponible dans tous leurs dossiers universitaires. Lorsque des étudiants ayant plusieurs dossiers universitaires s'inscrivent à des cours, Workday met en correspondance les inscriptions au dossier universitaire approprié. Exemple : un étudiant a des dossiers universitaires distincts pour son diplôme de commerce et son diplôme de droit. Lorsque l'étudiant s'inscrit à un cours professionnel de niveau supérieur, Workday stocke l'inscription dans le dossier universitaire dont le programme d'études est le principal. Vous pouvez réaffecter manuellement les inscriptions, y compris les transferts de crédit, d'un dossier universitaire à un autre.
Transfert de crédit - évaluation	Pour les évaluations de transfert de crédit automatiques, Workday attribue les crédits de transfert aux dossiers universitaires d'un étudiant dans l'ordre suivant : Un dossier universitaire actif qui comporte déjà des transferts de crédits pour le même établissement d'enseignement ou le même test d'études. Premier dossier universitaire actif, en fonction de la date de début du dossier universitaire, suivi de la date et de l'heure de création. Vous pouvez également affecter et gérer manuellement des transferts de crédits dans un dossier universitaire spécifique.
Conseils universitaires	Les étudiants ont des exigences et des plans universitaires différents en fonction de chaque dossier universitaire.
Aide financière	Les étudiants ont un dossier d'aide financière et un plan de participation, quel que soit le nombre de dossiers universitaires dont ils disposent. Le programme d'études principal de l'étudiant figurant dans son dossier de reporting détermine les domaines d'aide financière suivants : Régimes de participation. Coût de participation. Packages d'aide financière. Frais financiers.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.