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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-03-14
Créer des cohortes d'étudiants

Créer des cohortes d'étudiants

  • Définissez des cohortes d'étudiants.
  • Pour les cohortes fondées sur des critères, créez l'un des éléments suivants :
    • Créez des rapports personnalisés avec les types de rapport
      Avancé
      ,
      Recherche
      ou
      Simple
       .
    • Une recherche enregistrée à l'aide du rapport
      Rechercher des dossiers universitaires
       .
  • Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Academic Advising :
    • Manage: Student Cohort
    • Gérer les cohortes d'étudiants dans les recouvrements
Vous pouvez créer :
  • Promotions manuelles, dont vous ajoutez et mettez à jour manuellement les membres.
  • Promotions fondées sur des critères, dont vous pouvez alimenter et mettre à jour automatiquement les membres.
  • Ensembles de cohortes en fonction des types de cohorte. Vous pouvez ensuite affecter des rôles aux ensembles de cohortes pour permettre à d'autres administrateurs de créer, de mettre à jour et d'afficher les cohortes auxquelles ils ont accès.
Déterminez le type de cohorte que vous souhaitez créer. Une fois la cohorte créée, vous ne pouvez plus modifier son type.
  1. Accédez à l'une des tâches suivantes :
    • Créer une cohorte d'étudiants
    Sécurité : domaine
    Manage: Student Cohort
     dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
    • Créer une cohorte d'étudiants pour le recouvrement
    Sécurité : domaine
    Manage: Student Cohorts in Collections
     dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
    Si un administrateur ayant un rôle dans une entité universitaire a également un rôle dans un recouvrement, peu importe la tâche qu'il utilise. Les administrateurs ayant des rôles dans les ensembles de cohortes, mais pas dans l'entité universitaire, peuvent utiliser l'option
    Créer une cohorte d'étudiants pour le recouvrement
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Entité universitaire
    Vous pouvez créer des cohortes pour les entités universitaires auxquelles vous avez accès.
    Contrôle qui peut accéder à la cohorte.
    Niveau universitaire
    Avec l'
    entité universitaire
    , contrôle qui peut accéder à la cohorte.
    Type de cohorte
    Affiche les types de cohorte que vous avez créés pour l'établissement dans la tâche
    Maintain Student Cohort Types
     .
    Le champ
    Ensembles
     de la tâche
    Créer une cohorte d'étudiants
     est renseigné si les types de cohorte font déjà partie d'un ensemble.
    Collection
    • Dans la tâche
      Create Student Cohort
       , les ensembles associés au type de cohorte s'affichent automatiquement.
    • Dans la tâche
      Create Student Cohort for Collection
       , sélectionnez un ensemble. Vous pouvez sélectionner un ensemble pour définir le type de cohorte à affecter à l'ensemble.
    Vous pouvez créer une collection uniquement si vous avez accès au domaine
    Set Up: Student Cohort
     dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
    Évaluer la sécurité par cohorte
    Sélectionnez cette option pour limiter l'accès administrateur aux seuls titulaires de rôle dans la cohorte.
    Exemple : vous souhaitez limiter la visibilité d'une cohorte privée pour le suivi des populations d'étudiants sensibles à leurs conseillers uniquement.
    Vous pouvez affecter un rôle directement dans une cohorte. Les titulaires de rôle dans un ensemble de cohortes d'étudiants peuvent hériter de l'accès à une cohorte du groupe.
    Si cette option n'est pas sélectionnée, tous les titulaires de rôle appartenant à la même entité universitaire que la cohorte disposant des autorisations de cohorte peuvent toujours accéder à la cohorte.
  3. Pour une cohorte manuelle, cliquez sur
    OK
    .
  4. Pour créer une cohorte fondée sur des critères, sélectionnez
    Fondé sur des critères
    .
    Utilisez une recherche enregistrée ou un rapport personnalisé pour définir les critères d'affiliation.
  5. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Exécuter en tant qu'utilisateur
    Par défaut, Workday affiche l'utilisateur créant la cohorte.
    Vous pouvez utiliser la tâche
    Modifier l'exécution d'une cohorte d'étudiants en tant qu'utilisateur
     (sécurisée via le domaine Manage: Student Cohort Run as User) pour modifier l'utilisateur par défaut. Vous pouvez choisir d'exécuter une exécution en tant qu'employé ou utilisateur du système intégré (ISU) dans Workday. Par exemple, modifiez la valeur
    Exécuter en tant qu'utilisateur
     lorsque l'utilisateur par défaut quitte l'établissement.
    L'employé ou le compte d'ISU doit avoir accès à la source de données du rapport personnalisé sélectionné, le cas échéant.
    Mettre à jour automatiquement l'affiliation
    Indiquez si la cohorte doit être automatiquement mise à jour ou non. Workday exécute une tâche toutes les nuits pour mettre à jour automatiquement la cohorte.
    Vous pouvez utiliser la tâche
    Configurer l'emploi de mise à jour d'une cohorte d'étudiants
     (sécurisée via le domaine
    Manage: Configure Student Cohort Update Job
     ) pour interrompre les mises à jour automatiques mensuelles à des fins de performance.
    Mettre à jour automatiquement la fin de la période universitaire
    Configurez Workday de sorte à arrêter les mises à jour automatiques à la fin d'une période universitaire.
Workday rend les cohortes et les ensembles de cohortes disponibles dans les rapports
Find Student Cohorts
 et
View Student Cohort Collection
 .
Workday met à jour l'accès pour les titulaires de rôles de cohorte.
  • Pour les utilisateurs affectés à des cohortes, les autorisations de sécurité que vous accordez à leurs rôles s'appliquent uniquement aux dossiers universitaires actuellement dans la cohorte.
  • Pour les utilisateurs affectés aux ensembles de cohortes, les autorisations de sécurité que vous accordez à leurs rôles s'appliquent à toutes les cohortes de ce groupe, indépendamment de l'entité universitaire.
  • Affecter des rôles aux cohortes et ensembles de cohortes que vous créez. Sélectionnez
    Rôles
    Affecter des rôles
     dans le menu des actions associées d'une cohorte d'étudiants ou d'un ensemble de cohortes.
  • Pour modifier une cohorte ou un ensemble, sélectionnez l'option
    cohorte d'étudiants
    Modification
     dans le menu des actions associées d'une cohorte d'étudiant ou d'un ensemble de cohortes.
  • Gérer l'affiliation des cohortes d'étudiants.
  • Définissez un groupe de sécurité par rôle pour gérer l'appartenance aux ensembles de cohortes.