Éléments de définition : éléments de bourse étudiante
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des éléments de bourse étudiante. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les éléments de bourse étudiante incluent :
- bourses d'études
- Prêts fédéraux
- Subventions Pell
- Travail-études
Les contrats d'organisme de financement, les renonciations et les bourses d'études privées sont des sources de paiement qui peuvent affecter le package d'aide financière d'un étudiant. Toutefois, il ne s'agit pas d'articles d'attribution et ne sont pas affectés via le processus de package d'aide financière.
Avantages pour l'entreprise
La création d'éléments d'attribution dans Workday Student vous aide à :
- Répondre aux besoins des étudiants en personnalisant les attributions.
- Gagner du temps en configurant des calendriers et des règles de décaissement.
Cas d'utilisation
Vous pouvez :
- Déterminer les étudiants éligibles pour chaque élément d'attribution à l'aide des calculs prédéfinis par Workday ou personnalisés.
- Créez un nouvel élément d'attribution identifié comme un prêt fédéral et configurez les conditions que les étudiants doivent remplir pour recevoir l'attribution.
- Créez un élément d'attribution pour les packages d'aide financière fondés sur la rémunération au mérite et configurez-le avec des critères d'éligibilité stricts, tels qu'une moyenne générale élevée et un programme d'études spécifique.
- Configurez des groupes de priorité pour déterminer les frais qu'une attribution doit payer.
- Affecter des worktags pour vous aider à identifier l'objet des articles d'attribution.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment déterminer que les étudiants sont éligibles à recevoir un élément d'attribution ? | Lorsque vous créez des éléments de bourse étudiante, réfléchissez aux calculs d'éligibilité que vous devez créer. Vous pouvez créer des calculs, comme exiger une moyenne générale ou un niveau universitaire minimum, et les affecter à des éléments d'attribution. Les étudiants doivent répondre aux critères que vous spécifiez pour recevoir l'élément d'attribution. |
Voulez-vous que l'élément d'attribution soit affecté au paiement des frais étudiants ? | Lorsqu'un étudiant reçoit un élément d'attribution, vous pouvez le configurer de sorte à payer des frais étudiants existants sur son compte. Vous pouvez créer des règles de priorité des paiements pour que les attributions paient les frais étudiants dans un ordre spécifique. Exemple : un étudiant reçoit une bourse qui lui correspond à ses frais de scolarité, son logement, puis un plan de pause repas. |
Souhaitez-vous automatiser le regroupement des articles de bourse étudiante ? | Pour que Workday regroupe automatiquement les articles des bourses étudiantes, vous devez les ajouter à une stratégie de conditionnement. Sinon, vous pouvez ajouter manuellement l'élément d'attribution à l'aide du rapport Total de l'aide financière sur les profils des étudiants. |
Utilisez-vous le service web Import Total Financial Assistance pour importer les attributions que vous affectez aux étudiants en faisant appel à un fournisseur d'aide financière tiers ? | Si vous utilisez le service web Import Total Financial Assistance , créez un élément de bourse étudiante dans Workday pour chaque élément d'attribution que vous importez. Chaque attribution a besoin d'un élément d'attribution correspondant dans Workday. |
Recommandations
- N'indiquez un niveau universitaire que lorsque cela est absoluement nécessaire et que vous êtes certain qu'il s'applique uniquement à ce niveau universitaire. Une fois que vous avez indiqué un niveau universitaire, vous ne pouvez plus le modifier dans l'élément d'attribution.
- Limitez la création de multiples pour le même élément d'attribution et utilisez plutôt des calculs pour déterminer différents critères d'éligibilité.
- N'apportez aucune modification aux articles d'attribution pendant l'exercice d'attribution. Cela peut avoir un impact sur le traitement et la comptabilisation de l'aide financière. Si vous devez apporter des modifications comptables, créez un nouvel article d'attribution au lieu de modifier un article existant.
Actions requises
Aucun impact.
Limites
Workday n'applique pas de date d'effet à l'onglet
Comptabilisation
des éléments de bourse étudiante. Si vous devez configurer un élément d'attribution avec de nouveaux worktags à chaque exercice d'attribution d'aide financière, vous devez créer un nouvel élément d'attribution chaque année.Pour les éléments de bourse étudiante, vous pouvez uniquement configurer une date d'effet antérieure à 1949.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Vous devez avoir accès au domaine
Set Up: Student Award Items
dans le domaine fonctionnel Financial Aid pour créer et modifier des éléments de bourse étudiante.Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Le rapport
Total de l'aide financière
dans les profils d'étudiant donne un aperçu complet de l'aide financière d'un étudiant. Une fois que Workday fournit les éléments d'attribution à un étudiant, que ce soit dans le cadre d'un package d'aide financière ou d'une attribution individuelle, vous pouvez consulter le détail sur le rapport. Vous pouvez également utiliser le rapport pour ajuster le montant et ajouter ou supprimer une attribution.Intégrations
Vous pouvez utiliser les opérations de service web suivantes pour importer et exporter des éléments de bourse étudiante :
- Récupérer des éléments de bourse étudiante
- Insérer un élément de bourse étudiante
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Package d'aide financière | Les articles de bourse étudiante constituent la base des packages d'aide financière. Ils fournissent les informations nécessaires au traitement de l'aide financière, notamment en déterminant les montants des attributions et en évaluant l'éligibilité. Ils automatisent également le processus de conditionnement. |
Workday Student Financials | Vous pouvez configurer des éléments de bourse étudiante :
|