Concept : regrouper les aides financières
Vous pouvez packager un étudiant avec une aide financière pour plusieurs périodes universitaires à la fois dans une année d'attribution d'aide financière. Workday crée un package d'aide financière par période universitaire pour un étudiant. Chaque package d'aide financière contient au moins une source d'attribution ou de paiement telle qu'un contrat de financement, un exonération ou une bourse d'études privée.
Traitement de l'attribution
Lors du traitement des attributions dans un package d'aide financière, Workday tient compte de détails tels que l'indice d'aide aux étudiants (SAI), les besoins non satisfaits et le coût de participation non satisfait (COA) de l'étudiant. Workday tient compte des besoins d'aide financière de l'étudiant ainsi que des éléments suivants :
- Toutes les modifications manuelles que vous apportez à une attribution. Exemple : vous verrouillez l'attribution dans le rapportTotal de l'aide financière.
- Le type d'attribution. Exemple : l'attribution est une attribution externe ou une source de paiement qui a un impact sur le besoin d'aide financière.
- La méthode de calcul du besoin de l'élément d'attribution. Exemple : vous configurez un article d'attribution avec une méthode de besoin detype Remplacement de l'ACF/SAI.
- La stratégie de conditionnement des attributions. Exemple : vous n'incluez pas l'attribution dans une stratégie de conditionnement ou vous la placez en dernier dans votre stratégie.
Workday traite les valeurs d'SAI négatives comme nulles lors du calcul des besoins.
Workday traite les attributions dans l'ordre suivant, en réduisant les besoins non satisfaits de l'étudiant et les frais de scolarité des étudiants avec :
- Attributions verrouillées manuellement qui ne sont pas incluses dans une stratégie de conditionnement, y compris les attributions de prêt PLUS et autres attributions de prêt.
- Attributions externes qui ne sont pas associées à une stratégie de conditionnement.
- Sources de paiement avec un impact sur les besoins d'aide financière, tels que les contrats de financement, les exonérations de frais et les bourses d'études privées
- Attributions associées à une stratégie de conditionnement, y compris les attributions verrouillées. Workday traite ces attributions dans l'ordre que vous indiquez.
- PLUS attributions de prêt qui ne sont pas associées à une stratégie de conditionnement.
- Attributions de prêt alternatives qui ne figurent pas dans une stratégie de conditionnement.
Périodes de conditionnement
Une période de regroupement détermine les périodes universitaires auxquelles Workday applique l'assurance chômage d'état (SAI) de l'étudiant pendant la tâche de regroupement. Workday utilise le montant de l'indemnité légale de maladie (SAI) une fois par période de conditionnement. Vous pouvez configurer plus d'une période de conditionnement par année d'attribution, ce qui vous permet d'utiliser l'SAI plusieurs fois au cours d'une année d'attribution. Exemples :
- Vous packagez un étudiant une fois pour l'Automne et le printemps, et une seconde fois pour l'été uniquement. Par conséquent, l'étudiant aura deux périodes de regroupement dans l'année de l'attribution. Workday utilisera le SAI une fois en totalité pour la période de conditionnement du printemps et d' détail, et de nouveau en totalité pour la période de regroupement d'été uniquement.
- Pour l'année d'attribution 2024-2025, un étudiant ABDAY 1 a deux périodes de regroupement : une pour l'été et l'automne 2024 et une pour le printemps et l'été 2025.
Vous pouvez identifier les périodes universitaires contenues dans une période de regroupement en accédant à l'onglet
Détail de la période
du plan de participation d'un étudiant. Une période universitaire avec la valeur Oui
au Début de la période de regroupement
correspond à la première période universitaire de la période de regroupement. Workday traite les périodes à partir de cette période jusqu'à la période suivante avec une valeur Oui
comme une période de conditionnement.
Pendant la tâche de regroupement, Workday ignore et n'inclut pas les périodes universitaires dans une période de regroupement qui ne sont pas admissibles au regroupement. Exemple : une période universitaire pour laquelle l'étudiant n'a pas d'inscription prévue ou réelle.
Il peut y avoir un écart entre les périodes universitaires d'une période de regroupement configurées dans le plan de participation et celles que Workday peut regrouper avec succès pendant la tâche de regroupement des besoins.
Vous pouvez également utiliser le champ de rapport
Academic Periods of Package Period
pour renvoyer les périodes universitaires qui constituent la période de package contenant un enregistrement de période d'aide financière donné.Vous pouvez mettre à jour la valeur
Début de la période de regroupement
pour les périodes universitaires commençant dans l'année d'attribution 2024-2025 en sélectionnant :
- Modifier le Début de la période de conditionnementdans le menu des actions associées d'un FAPR.
- Modifier le début des périodes de regroupementdans le rapportExécuter les processus d'aide financière aux étudiants par période.
La modification des périodes de regroupement après que Workday a packagé un étudiant peut affecter les calculs des besoins en matière d'aide financière et l'éligibilité aux attributions. Workday n'ajuste pas les montants d'attribution verrouillés même si l'éligibilité de l'étudiant est modifiée. En outre, cela peut également avoir un impact sur les périodes de prêt et d'attribution des étudiants. Nous vous recommandons de réorganiser toutes les périodes universitaires concernées et de réviser les aides verrouillées après avoir modifié le début d'une période de regroupement.
Workday indique
Oui
dans le champ Début de la période de regroupement
pour la première période universitaire d'une nouvelle séquence d'années universitaires ou d'un nouveau groupe de niveaux de rémunération. Vous ne pouvez pas remplacer cette valeur. Vous ne pouvez pas non plus modifier la valeur Début de la période de regroupement
des candidats étudiants.Fonctionnement du package d'attribution
Lorsque vous packagez une aide financière, Workday :
- Identifie :
- Étudiants répondant à vos critères de sélection.
- La stratégie de regroupement des attributions pour chaque étudiant en fonction de son entité et de son niveau universitaires, ou de son programme d'études.
- Toutes les blocages interdisant le conditionnement.
- Détermine les éléments suivants :
- Les périodes universitaires à packager en fonction des éléments suivants :
- Inscription prévue ou inscription réelle en fonction de la datede Début de l'utilisation réelle de l'inscription.
- Plan de participation pour l'aide financière.
- L'année d'attribution d'aide financière et les types de période universitaire pour lesquels vous exécutez le processus de regroupement.
- Les attributions à traiter, y compris les attributions externes.
- Évalue l'éligibilité d'un étudiant à chaque bourse, en précisant s'il :
- Vous devez disposer d'un coût d'absence, pour les ensembles de besoins et les attributions fondées sur la rémunération au mérite qui l'exigent.
- Vous devez disposer d'un ISIR actif avec un niveau correspondant au niveau FAPR de l'étudiant, pour les packages uniquement.
- Qui répondent aux critères d'éligibilité pour l'attribution.
- Transition d'un programme de premier cycle à un programme de diplôme au cours de l'année d'attribution.
- Calcul :
- Montant de la bourse étudiante, en respectant les exonérations, les limites et la configuration de regroupement.
- Dates et montants prévus des décaissements, conformément au calendrier des décaissements et aux règles d'échéancier.
- Définit le statut de l'attribution sur le statut initial de l'attribution configuré dans l'élément d'attribution.
- Affiche les décaissements anticipés sur les comptes des étudiants, en fonction de vos règles d'affichage des paiements anticipés.
Remplacement
Vous pouvez exécuter le processus de conditionnement aussi souvent que nécessaire. Toutefois, Workday vous recommande de ne pas exécuter de packages pour les gros volumes d'étudiants en dehors de l'orchestration des emplois de la nuit des étudiants. Vous ne pouvez pas ajuster manuellement le package d'aide financière d'un étudiant pendant qu'une tâche de regroupement incluant l'étudiant est en cours.
Workday :
- Réévalue le package d'aide financière existant de l'étudiant chaque fois que vous exécutez le processus de regroupement pour l'étudiant.
- Ajuste les montants des décaissements lorsque le montant d'une attribution change et reflète les ajustements dans le compte d'étudiant. Workday ajuste également les données d'origine et de décaissement COD.
- Marque les étudiants pour une révision manuelle ou un changement de package en cas de modification des données en fonction des règles de réaction au package. Workday marque également les étudiants pour qu'ils les réorganisent lorsque leur retenue liée à la nécessité ou à la rémunération au mérite est supprimée.
Workday vous recommande de réexécuter le processus de conditionnement pour :
- Réorganisez toutes les périodes universitaires d'un étudiant lorsqu'il obtient un nouvel ISIR ou que ses semaines d'instruction (WOI) sont modifiées. Les modifications apportées à l'ISIR ou à la preuve d'assurabilité d'un étudiant peuvent affecter son éligibilité aux aides financières.
- Mettez à jour les mises à jour de conformité prédéfinies par Workday.
- Utilisez les montants minimum et maximum les plus récents pour l'octroi Pell. Voir Mettre à jour les limites des subventions Pell pour les bourses étudiantes.
- Garantir l'exactitude de vos données après avoir apporté des modifications à votre configuration de package.
Affichage des exécutions de la tâche de package
Vous pouvez utiliser le rapport
Rechercher des exécutions de tâches d'aide financière
pour afficher une description détaillée des exécutions de tâches de regroupement des 30 derniers jours. Ce rapport affiche des informations telles que les montants des attributions, les étudiants non traités et les motifs d'échec du regroupement.