Éléments de définition : adhésion automatique au régime de retraite (GBR)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'adhésion automatique au régime de retraite. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday vous permet de combiner les évaluations d'éligibilité à la retraite des employés de Workday Payroll avec un régime de retraite de Workday Benefits. Vous pouvez configurer Workday de façon à évaluer l'éligibilité des employés et à les inscrire automatiquement au régime de retraite de l'unité légale.
Avantages pour l'entreprise
Workday automatise le processus d'évaluation et d'identification des employés éligibles, ainsi que leur adhésion à votre régime de retraite. Cette automatisation réduit les efforts manuels et facilite la mise en conformité avec les lois britanniques sur la retraite des employés.
L'évaluation de l'éligibilité des employés dans Workday Payroll garantit que vous utilisez leurs derniers gains plutôt que les données historiques.
Cas d'utilisation
Workday vous permet de gérer un large éventail de scénarios d'adhésion au régime de retraite, notamment les éléments suivants :
- Activation.
- Désactiver.
- Réinscriptions.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous reporter l'inscription ? | Vous pouvez configurer Workday pour reporter l'adhésion dans le cadre des configurations de votre unité légale.
Par exemple, vous pouvez reporter l'alignement de l'adhésion d'un employé avec ses périodes de paie. L'inscription doit se situer dans les 3 mois suivant leur évaluation. |
Gérez-vous les retraites dans une source externe ? | Si vous gérez vos retraites en dehors de Workday, vous pouvez utiliser des services web pour charger en masse les données de votre organisme de retraite. |
Recommandations
Pour éviter d'éventuelles incohérences de calcul, Workday vous recommande d'utiliser les mêmes critères de sélection lorsque vous créez des règles pour :
- Inscrire des employés à un plan d'épargne retraite via Workday Benefits.
- Calculer les cotisations retraite dans Workday Payroll.
Pour vous assurer d'utiliser les derniers détails de paie des employés, créez un événement passif planifié pour inscrire les employés éligibles, qui s'exécute automatiquement une fois votre
tâche Exécuter la finalisation de la paie terminée
. Workday vous recommande de définir trois événements passifs, chacun avec ses propres règles d'éligibilité aux avantages sociaux, afin d'identifier :
- Nouvelles embauches.
- Employés réembauchés.
- Les employés qui doivent réintégrer le régime de retraite ou qui le souhaitent.
Workday vous recommande d'utiliser Workday Benefits pour favoriser l'intégration avec Workday Payroll. Les clients Workday Payroll for the UK qui ne sont pas autorisés à utiliser les avantages sociaux peuvent utiliser des fonctionnalités d'avantages sociaux limitées pour prendre en charge la définition de l'adhésion automatique à la retraite au Royaume-Uni.
Actions requises
Workday Payroll ne constitue pas une solution pour la retraite. Enregistrez le détail de vos avantages sociaux en utilisant l'un des services suivants :
- Avantages sociaux dans HCM.
- Données fournies en externe. Exemple : de votre organisme de retraite.
Chargez les options d'avantages sociaux existantes et l'historique de l'évaluation pour tous les employés, y compris ceux pour lesquels l'adhésion automatique au régime de retraite a été désactivée.
Limites
- Vous pouvez uniquement envoyer le détail de l'adhésion automatique aux employés par notification Workday ou par e-mail. Vous ne pouvez pas envoyer de notification sous forme de lettre ou ajoutée aux documents d'un employé.Pour les employés sans e-mail, vous pouvez envoyer leur notification à une adresse e-mail administrative, copier manuellement le contenu d'une lettre et joindre la lettre à leurs documents.
- Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge l'adhésion automatique au régime de retraite dans les périodes de paie précédentes. Si vous exécutez la paie à terme échu, vous pouvez soit désactiver la fonctionnalité d'adhésion automatique au régime de retraite, soit contrôler le processus et effectuer les ajustements nécessaires.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez sélectionner une configuration pour tout l'environnement client dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
afin de déterminer comment les notifications d'adhésion automatique sont envoyées aux employés.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Pensions Auto Enrollment Notifications - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet de créer et d'envoyer des notifications aux employés. |
Domaine Set Up: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet de :
|
Set Up: Payroll (Pentions) - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet de créer et de gérer des régimes de retraite et des dates de nouvelle adhésion à utiliser avec l'adhésion automatique. |
Set Up: Payroll UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet de définir et de modifier le détail des références des employeurs, y compris la configuration des e-mails pour les notifications d'adhésion automatique. |
Domaine Set Up: System dans le domaine fonctionnel System. | Permet de configurer les différents modèles d'e-mail à utiliser pour les notifications d'adhésion. |
Domaine Set Up: Tenant Set Up - BP and Notifications dans le domaine fonctionnel System. | Permet de configurer Workday pour les notifications d'adhésion au Royaume-Uni. |
Domaine Worker Data: Payroll (Company Specific) - FRA dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Permet d'enregistrer les données d'inscription et de réinscription d'un seul employé. Exemple : Activation ou désactivation. |
Processus de gestion
Workday recommande d'ajouter un rappel à faire au processus de gestion
Événement du cycle de paie
, après la tâche Exécuter la finalisation de la paie
, afin d'identifier et d'inscrire les employés éligibles à votre régime de retraite sur le lieu de travail.Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher le détail de l'adhésion automatique à la retraite par unité légale GBR
| Utilisez ce rapport pour réviser les éléments suivants :
|
Afficher le détail du réadhésion à la retraite GBR
| Permet de vérifier quels employés ont été réinscrits à un régime de retraite éligible. |
Afficher le détail de l'adhésion automatique à la retraite des employés au Royaume-Uni
| Permet de réviser l'historique des évaluations d'un seul employé. |
En plus des rapports prédéfinis, vous pouvez créer des rapports personnalisés afin de fournir des analyses plus précises, notamment les éléments suivants :
- Historique de l'évaluation dans un lot de paie.
- L'historique des notifications d'un employé.
- Les employés dont la réinscription a été planifiée au moment de la réinscription obligatoire de 3 ans.
Intégrations
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Demander l'historique des évaluations d'adhésion automatique à la retraite uniquement
Placer l'historique des évaluations d'adhésion automatique à la retraite uniquement | Charge et récupère l'historique des évaluations externes à partir de votre système existant. |
Demander le détail de l'adhésion automatique à la retraite des employés
Saisir le détail de l'adhésion automatique à la retraite des employés | Charge et récupère le détail de l'adhésion automatique des employés. |
Demander des modifications d'avantages sociaux
| Charge les options d'avantages sociaux des employés et les plans d'épargne retraite. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avantages sociaux | Utilisez les avantages sociaux pour enregistrer le détail à utiliser avec les calculs de la retraite dans Workday Payroll :
|
Catégories d'exécution | Configurez votre catégorie d'exécution afin de calculer l'élément de paie Évaluation de l'adhésion automatique aux régimes de retraite, en cycle standard et hors cycle, pour les deux éléments suivants :
|
Retro | Workday prend en compte les évaluations d'adhésion automatique aux régimes de retraite des employés dans le traitement de la paie rétroactive lorsque des modifications sont effectuées au niveau des avantages sociaux. Workday fournit des calculs que vous utilisez avec les données de cotisation retraite pour garantir l'exactitude des résultats du traitement de la paie rétroactive. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.