Éléments de définition : primes forfaitaires (USA)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la fonctionnalité de prime forfaitaire de Workday. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday a développé la fonctionnalité de prime forfaitaire suite à une décision de la justice de Californie (
Alvarado v. Société de conteneurs Dart
) qui traite de la méthode que les employeurs en Californie doivent utiliser pour calculer la majoration pour les heures supplémentaires lorsqu'un employé reçoit une prime forfaitaire. La méthode proposée dans la Cour supérieur de Californie est différente de la méthode utilisée pour calculer la prime pour heures supplémentaires dans le cadre du Fair Labor Standards Act (FLSA).Si votre État ne requiert pas un calcul spécial des majorations de la prime forfaitaire pour le temps de travail supplémentaire, vous n'avez pas besoin de définir cette fonctionnalité. Vous continuerez à utiliser la fonctionnalité FLSA existante.
Avantages pour l'entreprise
La configuration de la fonctionnalité de prime forfaitaire vous aide à être conforme aux règles de Californie sur les heures supplémentaires pour les employés rémunérés à l'heure.
Cas d'utilisation
Pour réduire le risque lié à la conformité et les saisies manuelles, vous pouvez définir un gain de prime forfaitaire pour utiliser des règles d'état spéciales.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avez-vous implémenté la fonctionnalité Workday FLSA ? | La fonctionnalité de prime forfaitaire requiert la fonctionnalité FLSA. En d'autres termes, le calcul utilise les règles du calendrier de périodes de travail FLSA et les calendriers de périodes de travail.
Si vous avez un code de gain FLSA existant, vous pouvez mettre à jour le gain pour inclure la prime forfaitaire. Workday examine ensuite l'état d'emploi du salarié pour déterminer s'il convient de payer la prime pour heures supplémentaires en utilisant le FLSA ou les règles de prime forfaitaire. |
Comment vos salariés déclarent-ils les heures supplémentaires ? | Vous pouvez déclarer les heures normales et les heures supplémentaires pour une prime forfaitaire de l'une des façons suivantes :
|
Recommandations
Créez des gains distincts pour les heures normales et les heures supplémentaires. Cette configuration vous permet d'afficher les heures supplémentaires directes et la majoration pour heures supplémentaires en tant que taux distincts dans les résultats de paie.
Lorsque vous devez mettre à jour un élément de paie de type prime forfaitaire après avoir finalisé vos résultats de paie ; Workday vous recommande de créer un nouvel instantané à date d'effet et :
- Ne modifiez pas l'instantané à date d'effet final pour le gain de la prime forfaitaire.
- N'ajoutez pas ou ne supprimez les groupes d'éléments de paie de la prime forfaitaire sans date d'effet pour le gain.
Actions requises
- Workday Time Tracking ou une application tierce de gestion des temps ayant la possibilité de calculer les heures supplémentaires par période.
- La saisie d'élément de paie doit être ponctuelle, non fixe et inclure les dates de début et de fin.
- Une prime forfaitaire saisie par saisie d'élément de paie ne doit avoir qu'une seule saisie de montant direct. Ne saisissez aucune valeur pour un calcul associé d'élément de paie (à l'exception du calcul associé d'élément de paie Net pour le calcul associé d'élément de paie brute, le cas échéant). La saisie d'un calcul associé d'élément de paie entraîne la contrepassation de la saisie et le traitement comme un gain standard sans fonctionnalité spécifique de la prime forfaitaire.
Limites
La fonctionnalité d'heures supplémentaires de la prime forfaitaire de Workday :
- Fonctionne après la configuration. Vous ne pouvez pas exécuter la paie rétroactive sur une période antérieure à sa définition.
- Pour les employés rémunérés à l'heure uniquement.
- Valide uniquement le fait que l'employé a une prime forfaitaire et des heures supplémentaires. Il ne permet pas de savoir si un employé est exonéré ou non.
- Ne permet pas d'ajuster les heures normales sur une paie à la demande pour une prime forfaitaire précédemment payée. La régularisation des heures normales ne crée pas de régularisation pour les heures supplémentaires de la majoration des heures supplémentaires résultant de la prime forfaitaire.
- Vous oblige à finaliser les résultats de paie en cycle standard avant qu'un paiement supplémentaire à la demande pour une prime forfaitaire pour la même période puisse être calculé. Une prime forfaitaire payée en tant que supplémentaire à la demande calcule uniquement la prime pour heures supplémentaires pour les résultats de paie finalisés.
- Ne comptabilise pas les absences rémunérées saisies dans Workday Absence Management comme heures travaillées.
- Ne prend pas en charge le mappage de site de rattachement fiscal (TLM) ou les heures ajustées par TLM.
- Ne prend pas en charge la régularisation automatique de la prime pour les heures supplémentaires résultant d'une prime forfaitaire précédemment payée lorsque les heures normales sont ensuite ajoutées ou ajustées dans sa période de garantie.
Le code des gains de la prime forfaitaire Workday :
- Ne peut pas être une date future.
- Ne vous permet pas de payer une prime forfaitaire via Workday Time Tracking.
- Vous devez payer par le biais d'une saisie d'élément de paie ou de paiements uniques.
- Ne calcule pas au prorata.
Workday ne prend pas en charge le cas d'utilisation suivant :
- Dans la période de paie 1, vous payez l'employé pour les heures normales et les heures supplémentaires sous la forme d'un paiement de la paie en cycle standard. Vous exécutez et finalisez la paie.
- Dans la période de paie 2, vous payez à l'employé les heures normales et les heures supplémentaires travaillées. Vous incluez une prime forfaitaire avec des dates de garantie qui couvrent les périodes de paie 1 et 2. Vous exécutez et finalisez la paie.
- Vous utilisez la saisie d'élément de paie pour saisir des heures supplémentaires supplémentaires pour la période de paie 1. Vous exécutez et finalisez ce paiement en tant que paiement supplémentaire à la demande pour une période précédente.
Comme vous avez payé la prime forfaitaire dans la période de paie 2, Workday n'ajuste pas la majoration des heures supplémentaires pour la période de paie 1.
Définition de l'environnement client
Lorsque vous déclarez un nombre cumulé d'heures pour la semaine de travail et que vous n'alignez pas les dates de garantie sur la semaine de travail FLSA, Workday :
- Étend les dates de garantie de manière à inclure la semaine de travail FLSA, enregistrant toutes les heures normales dans la semaine de travail FLSA.
- Calcule la majoration pour heures supplémentaires.
- Applique cette majoration à toutes les heures supplémentaires de la période prolongée.
Si vous ne voulez pas que Workday prolonge les dates de garantie, vous pouvez cocher la case
Désactiver l'alignement des périodes FLSA pour la date de garantie de la prime forfaitaire
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - paie
. Lorsque vous désactivez l'alignement des périodes FLSA, Workday :
- Fait toujours référence aux semaines de travail FLSA.
- Ignore toutes les heures qui ne font pas partie d'une semaine FLSA complète en fonction des dates de garantie.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Run Batch Calculations dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent afficher et traiter les calculs de la paie par lots. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent créer et modifier des gains et des déductions. |
Set Up: Payroll (FLSA) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent créer et modifier la configuration FLSA et les gains. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Modifications du calendrier FLSA par employé
| Utilisez ce rapport pour vérifier les employés qui ont modifié des calendriers FLSA pour des périodes de paie terminées ou en cours par :
|
Statut du traitement FLSA pour un groupe d'employés
| Utilisez ce rapport avant d'exécuter la paie pour vérifier les paramètres. Il indique si la période est synchronisée avec la période de travail FLSA.
Utilisez-la après le traitement de la paie pour afficher les résultats et vérifier le statut de n'importe quel employé. |
Registre de paie
| Ce rapport permet de réviser les données des résultats de paie FLSA par date de sous-période. |
Résultats du calcul de la paie pour un groupe d'employés
| Ce rapport permet de réviser les données des résultats de paie FLSA par date de sous-période. |
Afficher les règles du calendrier des périodes de travail FLSA
| Utilisez ce rapport pour réviser les règles FLSA pour le traitement de la paie, leurs conditions et les calendriers qui les utilisent. |
Afficher un calendrier des périodes de travail FLSA
| Utilisez ce rapport pour réviser les périodes de travail définies pour un calendrier FLSA. |
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.