Éléments de définition : bulletins de paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des bulletins de paie. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
La fonctionnalité Bulletins de paie vous permet de générer des bulletins de paie en version papier ou au format PDF imprimable que vous pouvez afficher dans Workday.
Vous pouvez configurer les bulletins de paie de manière à ce qu'ils affichent les éléments suivants :
- Éléments de paie, tels que gains, avantages sociaux, cotisations, déductions et régimes d'absences.
- Logo de l'unité légale.
- Libellés de section.
- Signatures.
Workday propose des rapports et des présentations de formulaire que vous pouvez utiliser pour créer des bulletins de paie.
Pour Workday Payroll for Canada, Irlande, Royaume-Uni et États-Unis, vous pouvez utiliser l'une des options suivantes :
- Présentation Report Designer, également appelée BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools). Vous pouvez modifier ou personnaliser les présentations de bulletin de paie dans Workday Studio Report Designer.
- Présentation XSLT, mais cette présentation n'est pas personnalisable.
Pour Workday Payroll for Australia et la France, vous pouvez uniquement utiliser la présentation conçue avec Report Designer.
Avantages pour l'entreprise
Workday propose des configurations propres à chaque pays, ce qui permet de simplifier le paramétrage et l'impression des bulletins de paie.
Vous pouvez également :
- Décomposer les gains du Fair Labor Standards Act (FLSA) par semaine de travail et afficher le cumul annuel des heures par gain, afin de faciliter la révision de vos données (USA).
- Autoriser le dépassement sur les bulletins de paie Report Designer pour que les employés puissent afficher le détail complet de leurs éléments de paie (CAN, IRL, UK, USA).
- Planifiez la génération de bulletins de paie au format PDF avec Report Designer pour les employés actuels ou ceux dont l'emploi a pris fin.
- Traduire les bulletins de paie en fonction de la langue privilégiée de l'employé.
- Combiner les bulletins de paie pour simplifier les montants du brut au net pour les employés occupant plusieurs emplois dans des unités légales associées (USA).
- Afficher les bulletins de paie en toute simplicité sur les périphériques mobiles.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Bulletins de paie pour :
- Ajouter et modifier des messages à afficher sur les bulletins de paie (AUS, FRA, IRL, UK).
- Afficher ou masquer les bulletins de paie à certains employés ou pendant certaines périodes de paie.
- Importer et afficher des bulletins de paie externes.
- Définir des options qui déterminent comment et à quel moment les employés peuvent consulter et imprimer leurs bulletins de paie.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous ajouter le logo d'une unité légale ou des signatures sur vos bulletins de paie ? | Vous pouvez utiliser la tâche Configurer une présentation de formulaire pour télécharger des images pour votre logo et vos signatures. |
Quelle est la taille des marges et de la page des bulletins de paie ? | Taille de la page : 20,3 cm × 27,9 cm.
Taille des marges :
|
Comment créer une présentation de bulletin de paie personnalisée ? (CAN, UK, USA) | Vous pouvez copier la dernière présentation de bulletin de paie utilisée et la personnaliser à l'aide de Workday Studio Report Designer. Vous trouverez les dernières présentations dans Workday Community. |
Avez-vous besoin d'afficher ou de masquer des bulletins de paie ? | Vous pouvez :
|
Avez-vous besoin de contrôler à quel moment les bulletins de paie sont visibles par les employés ? (ÉTATS-UNIS) | Vous pouvez remplacer l'heure par défaut du fuseau horaire de l'employé qui détermine à quel moment son bulletin de paie est visible.
|
Comment voulez-vous que les employés reçoivent leurs bulletins de paie ? | Vous pouvez utiliser la tâche Options d'impression des bulletins de paie d'une unité légale pour :
Vous pouvez modifier les options d'impression ou définir le mode d'envoi des bulletins de paie de chaque employé à l'aide de la tâche Envoi des bulletins de paie . |
Vos employés sont-ils nombreux à afficher leurs bulletins de paie au format PDF ? (AUS, CAN, IRL, UK, USA) | Vous pouvez utiliser la tâche Planifier la pré-impression du bulletin de paie BIRT pour générer des bulletins de paie au format PDF avec Report Designer pendant les heures creuses. Cela réduit la charge de traitement de votre environnement client pendant les heures de pointe. Pour réduire le temps de traitement, sélectionnez l'option Impression intelligente des bulletins de paie pour générer des PDF uniquement pour les employés qui sont généralement plus susceptibles de les afficher dans ce format.
Après l'implémentation de Workday Payroll ou l'ajout d'un nouveau lot de paie, il faut compter deux mois pour déterminer les habitudes de consultation des employés. Pendant ce temps, l'option Impression intelligente des bulletins de paie génère des PDF pour tous les employés. |
Quels éléments de paie avez-vous besoin d'inclure dans vos bulletins de paie ? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour la configuration des bulletins de paie pour configurer les éléments de paie, les régimes d'absences et d'autres options.
Vous pouvez ajouter de nouveaux gains, déductions et remplacements de nom de champ dans les tâches suivantes :
|
La quantité de données d'absences que vous devez traiter est-elle importante ? | Vous pouvez calculer et enregistrer les données d'absence lors de la finalisation de la paie, afin d'améliorer les performances d'impression et d'affichage des bulletins de paie. À défaut, Workday doit recalculer le solde des absences chaque fois que vous ou un employé imprimez ou affichez un bulletin de paie. |
Votre organisation appartient-elle à un lien d'unité légale ou emploie-t-elle des employés occupant plusieurs emplois dans des unités légales associées ? (ÉTATS-UNIS) | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour la configuration des bulletins de paie pour combiner les bulletins de paie. La combinaison des bulletins de paie simplifie la façon dont les employés occupant plusieurs emplois dans des unités légales associées voient leurs montants du brut au net en regroupant leurs gains sur un seul bulletin de paie. |
Votre organisation est-elle située dans l'Oregon ou dans le District de Columbia ? (ÉTATS-UNIS) | Indiquez votre numéro EIN ou FEIN dans la tâche Edit Company State and Local Tax Reporting . Si un résultat de paie est associé à un worktag Oregon ou District de Columbia, Workday affiche le numéro EIN ou FEIN sur le bulletin de paie correspondant à ce résultat. |
Recommandations
Lorsque vous personnalisez des bulletins de paie, vous pouvez utiliser les dernières présentations proposées dans Workday Community.
Lorsque vous utilisez des présentations de bulletin de paie prédéfinies ou de nouvelles fonctionnalités, créez une nouvelle configuration des bulletins de paie à date d'effet pour vous assurer que les présentations de bulletin de paie précédentes ne sont pas modifiées.
Pour optimiser les performances, vérifiez que les présentations de formulaire prédéfinies par Workday fonctionnent pour vos bulletins de paie Report Designer avant de créer des conceptions personnalisées.
Dans Workday Payroll for France, imprimez les bulletins de paie sur papier et désactivez l'affichage des bulletins de paie en libre-service pour tous les employés.
Dans Workday Payroll for the US, afin que les employés voient leurs bulletins de paie, laissez l'impression ou l'affichage des bulletins de paie activés si vous activez également l'option
Impression intelligente du bulletin de paie
dans la tâche Planifier la pré-impression du bulletin de paie (BIRT)
.Actions requises
Si vous utilisez Report Designer (BIRT), sélectionnez
Imprimer les bulletins de paie avec la présentation du Report Designer en libre-service
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - paie
.Limites
- Vous ne pouvez ajouter qu'un seul logo d'unité légale sur la présentation de bulletin de paie prédéfinie (AUS, CAN, IRL, UK, USA).
- Vous pouvez imprimer plusieurs bulletins de paie pour un seul employé à la fois.
- Workday autorise les dépassements uniquement sur les bulletins de paie définis avec Report Designer.
- Vous ne pouvez plus modifier les présentations de bulletin de paie XSLT personnalisées dans Workday (CAN, FRA, IRL, UK, USA).
Définition de l'environnement client
Vous pouvez sélectionner une configuration pour tout l'environnement client dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
pour :
- Masquer les boutonsImprimerouAfficherpour tous les employés sur leurs bulletins de paie.
- Activer Report Designer (BIRT).
- Sélectionner une présentation de formulaire pour les bulletins de paie.
- Autoriser les administrateurs ou les employés à imprimer plusieurs bulletins de paie.
- Enregistrer les soldes d'absences une fois la paie finalisée, pour éviter de les calculer à chaque fois qu'un utilisateur affiche ou imprime un bulletin de paie.
- Enregistrer les soldes d'absences uniquement pour les employés qui reçoivent leur paie par chèque ou qui impriment leurs bulletins de paie.
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - système
pour sélectionner .rptdesign
comme type de fichier autorisé pour le téléchargement de fichiers Report Designer dans Workday.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Payslip Bulk Print dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent accéder à la fonctionnalité de pré-impression des bulletins de paie. |
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) dans le domaine fonctionnel Core Payroll | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent accéder à la tâche Rendre persistantes les données d'absence pour les bulletins de paie pour calculer et enregistrer les valeurs d'absence. |
| Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent consulter ou imprimer tous les détails des bulletins de paie et afficher ou masquer les bulletins de paie. |
| Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent :
Vous pouvez autoriser les employés dont l'emploi a pris fin à accéder à leurs bulletins de paie en configurant la règle de sécurité du domaine Self-Service: Payroll (My Payslips) pour inclure les groupes de sécurité suivants :
|
Set Up: Payroll (Reporting) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent configurer les bulletins de paie. |
| Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent ajouter, modifier et supprimer des messages affichés sur le bulletin de paie dans Workday Payroll for France. |
| Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent ajouter, modifier et supprimer des messages affichés sur le bulletin de paie pour Workday Payroll for Ireland. |
| Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent ajouter, modifier et supprimer des messages affichés sur le bulletin de paie pour Workday Payroll for the UK. |
| Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent ajouter, modifier et supprimer des messages affichés sur le bulletin de paie pour Workday Payroll for Australia. |
| Les utilisateurs sécurisés via ces domaines peuvent configurer la tâche Options d'impression des bulletins de paie d'une unité légale . |
Set Up: Tenant Setup - Payroll et Set Up: Tenant Setup - System dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent accéder à la définition de l'environnement client pour la paie et le système. |
View: Maintain Payroll Interface dans le domaine fonctionnel Payroll Interface. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent consulter le rapport Bulletins de paie d'un employé . |
Vous êtes chargé de tester et de confirmer que les paramètres du domaine de sécurité répondent aux besoins de votre entreprise.
Processus de gestion
Pour Workday Payroll for Canada, Irlande, Royaume-Uni et États-Unis :
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement à la demande
| Vous pouvez créer un bulletin de paie ou un chèque de paie distinct pour les employés qui utilisent ce processus de gestion. |
Fin d'emploi
| Vous pouvez donner aux employés dont l'emploi a pris fin leur dernier salaire et leur dernier bulletin de paie le jour de la fin d'emploi ou n'importe quel autre jour. Lorsque vous ajoutez le processus de gestion On Demand Event au processus de gestion Fin d'emploi , vous autorisez d'autres administrateurs Workday, tels que les partenaires RH, à :
|
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Détail |
|---|---|
Bulletins de paie d'un employé
| Pour Workday Payroll for Australia, Canada, Irlande, Royaume-Uni et États-Unis, vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher tous les bulletins de paie d'un employé spécifique. |
View Payroll Payslip Aggregations
| Vous pouvez afficher un rapport détaillé sur chacun des éléments suivants et leurs interactions :
|
Payslip to Print - GBR
| Dans Workday Payroll for the UK, vous pouvez copier ce rapport standard dans un rapport personnalisé afin de personnaliser votre propre présentation de bulletin de paie Report Designer. |
Bulletin de paie pour impression - AUS
| Dans Workday Payroll for Australia, vous pouvez copier ce rapport standard dans un rapport personnalisé afin de personnaliser votre propre présentation de bulletin de paie Report Designer. |
Bulletin de paie pour impression - conception du rapport
| Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, vous pouvez copier ce rapport standard dans un rapport personnalisé afin de personnaliser votre propre présentation de bulletin de paie Report Designer. |
Payslip to Print - FRA
| Dans Workday Payroll for France, vous pouvez copier ce rapport standard dans un rapport personnalisé afin de personnaliser votre propre présentation de bulletin de paie Report Designer. |
Bulletin de paie pour impression - IRL
| Dans Workday Payroll for Ireland, vous pouvez copier ce rapport standard dans un rapport personnalisé afin de personnaliser votre propre présentation de bulletin de paie Report Designer. |
Résultats du calcul de la paie (FRA) - vue des bulletins de paie
| Dans Workday Payroll for France, vous pouvez utiliser ce rapport pour consulter les résultats du calcul de la paie sur les bulletins de paie. |
Tableau de bord Paie
| Vous pouvez utiliser le worklet Comparer des périodes dans ce tableau de bord pour comparer deux bulletins de paie de n'importe quelle période de paie. |
Intégrations
- Vous pouvez autoriser les employés ou les administrateurs à accéder aux bulletins de paie d'un système de paie externe directement dans Workday via la tâcheCréer un fournisseur de paie externeou l'intégrationImport External Payslips.
- Vous pouvez utiliser le service webGet Payroll Payslipspour exporter les données des bulletins de paie des employés selon le groupe de paiements, la date ou les options d'impression.
- Dans Workday Payroll for the US, vous pouvez remplacer l'heure et choisir l'heure à laquelle les bulletins de paie sont visibles par les employés lorsque vous utilisez le champPayslip Visibility Time Override Referencedans les services webPut Payroll Action ReasonetGet Payroll Action Reason.
Relations et interactions
Personnalisez les bulletins de paie Report Designer à l'aide de Workday Studio Report Designer.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.