Concept : gérer des fichiers et des dossiers dans Drive

Administrator Guide

Le tableau suivant récapitule les principales actions que vous pouvez effectuer avec des fichiers et des dossiers dans Drive, si :

Vous disposez des autorisations appropriées.

Vous avez choisi de gérer ce type de fichier lors de la configuration de Drive.

Drive prend en charge l'action pour ce type de fichier.

L'application (telle que Workday Slides ou Worksheets) est disponible dans l'environnement client.

Action	Remarques
Télécharger des fichiers Convertir des fichiers en classeurs Worksheets	Cliquez sur Ajouter un nouveau téléchargement ou faites glisser un ou plusieurs fichiers sur la page Drive. Drive convertit automatiquement les fichiers téléchargés de type feuille de calcul en classeurs si toutes les conditions suivantes sont réunies : Worksheets est activé dans l'environnement client. Vous êtes dans le domaine de sécurité Worksheets . Le fichier est de type XLS, XLSX, CSV ou HTML. Pour télécharger des fichiers média (vidéo et contenu packagé), vous devez déjà avoir signé le formulaire de commande des conditions générales de Workday Media Cloud et appartenir au domaine de sécurité Manage: Media . Drive recherche automatiquement les virus dans les éléments lorsque vous les téléchargez. L'analyse antivirus ne s'applique pas aux fichiers ajoutés à Drive à partir d'intégrations ou aux fichiers média. La taille maximum autorisée pour les fichiers à télécharger est de 30 Mo.
Créer un classeur Worksheets	Dans Drive, sélectionnez Ajouter un nouveau classeur pour créer un nouveau classeur vierge. Dans un rapport Workday, sélectionnez Exporter vers Worksheets pour exporter les données de rapport Workday et créer un nouveau classeur. Vous pouvez effectuer cette action si les deux conditions suivantes sont réunies : Worksheets est activé dans l'environnement client. Vous êtes dans le domaine de sécurité Worksheets .
Créer une présentation Workday Slides	Vous pouvez sélectionner Ajouter une nouvelle présentation si les deux conditions suivantes sont réunies : Slides est activé dans l'environnement client. Vous êtes dans le domaine de sécurité Slides .
Créer un tableau de découverte de données	Vous pouvez sélectionner Ajouter un nouveau tableau de découverte de données si cette condition existe : Vous êtes dans le domaine de sécurité Discovery Boards: Create .
Créer un modèle de notification	Vous pouvez sélectionner Ajouter un nouveau modèle de notification si les deux conditions suivantes sont réunies : Notification Designer est activé dans l'environnement client. Vous êtes dans le domaine de sécurité Notification Designer .
Créer un modèle de document Workday Docs	Vous pouvez sélectionner Ajouter un nouveau modèle de document si les deux conditions suivantes sont réunies : Workday Docs est activé dans l'environnement client. Vous êtes dans les domaines de sécurité Docs et Document Library .
Télécharger un élément	Les options de téléchargement varient selon que le téléchargement est activé pour ce type d'élément particulier : Pour les types d'élément pris en charge, sélectionnez l'élément puis cliquez sur Télécharger . Pour les types d'élément tels que les classeurs, les présentations Slides et les modèles de notification, ouvrez l'élément et sélectionnez le fichier Télécharger que sélection parmi les types de fichier disponibles. Lorsque vous cliquez deux fois sur le nom d'un élément, vous pouvez le télécharger lorsque vous cliquez deux fois sur son nom.
Filtrer l'affichage des articles	Sélectionnez l'une des vues à gauche de la page d'accueil pour voir les éléments de ces catégories ou cliquez sur le bouton Filtre dans le coin supérieur droit pour accéder à d'autres options de filtrage. Notez que la vue Mes fichiers est simplement un filtre qui montre vos objets de propriété, dans une liste plate qui ne montre pas la structure de dossiers. Nous ne recommandons pas d'utiliser cette vue pour gérer les éléments Drive.
Partager un élément à l'aide d'un lien (URL)	Vous pouvez partager un élément avec plusieurs utilisateurs à la fois en leur fournissant un lien, que vous générez dans la boîte de dialogue Partager . Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers partagés uniquement s'ils se trouvent dans le domaine Drive ou le domaine View Drive File and Media . De plus, pour chaque élément que vous souhaitez partager, assurez-vous que le destinataire figure dans n'importe quel autre domaine obligatoire pour le type d'élément. Exemple : si vous souhaitez partager un classeur Worksheets, la personne avec laquelle vous partagez un classeur doit appartenir au domaine Worksheets . Sélectionnez un fichier dans Drive, puis cliquez sur Partager . Activez l'option Partage de lien si elle n'est pas déjà activée. La possibilité d'utiliser le partage de lien est un paramètre de l'environnement client. Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur pour qu'il soit activé. Sélectionnez le niveau d'autorisation. Toute personne accédant au fichier à l'aide du lien aura ce niveau d'accès au fichier. Cliquez sur Copier le lien . Donnez cette URL aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Lorsque vous utilisez le partage de lien, tenez compte des éléments suivants : Drive prend en charge le partage de lien pour tous les types de fichier Drive, à l'exception des tableaux de découverte de données. Vous ne pouvez pas partager des dossiers à partir d'un lien. Le fait de partager un élément via un lien entraîne le partage de l'élément avec le groupe de sécurité Tous les utilisateurs . Tous les utilisateurs ayant accès à l'application associée peuvent accéder à l'élément s'ils disposent de l'URL. Contrairement au partage avec des utilisateurs individuels, lorsque vous partagez un fichier à l'aide d'un lien, Workday n'envoie pas de notifications. Vous pouvez informer les personnes que vous avez partagé un élément avec elles ; Par exemple, si vous avez partagé un classeur Worksheets avec un groupe, vous pouvez lui envoyer un lien par e-mail. Dans Drive, les fichiers que vous partagez via un lien affichent une icône Lien en regard des avatars Qui y a accès . Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue Partager en cliquant sur l'icône ou sur un avatar. Si une personne partage un fichier avec vous en vous envoyant un lien, le fichier partagé ne s'affiche pas dans Drive ni dans les résultats de recherche. Le fichier s'affiche dans Drive ou dans les résultats de recherche uniquement s'il l'a partagé avec vous via la zone Partager avec des personnes de la boîte de dialogue Partager . Si vous modifiez le niveau d'autorisation de l'élément ultérieurement, le niveau d'accès est immédiatement mis à jour. Exemple : vous avez initialement défini le niveau d'autorisation Modifier et fourni le lien à Cara, qui est en train de modifier le fichier. Si vous faites passer le niveau d'autorisation de partage de lien à Afficher, l'autorisation de Cara change immédiatement et elle ne peut plus modifier le fichier. Les paramètres de partage de fichier individuels indiqués dans la zone Partager avec des personnes de la boîte de dialogue Partager restent actifs si vous désactivez le partage de lien. Si vous utilisez le partage de lien pour un élément et que vous le partagez également avec des utilisateurs individuels ou des groupes, la personne obtient le niveau d'autorisation le plus élevé. Exemple : vous partagez un fichier avec Bici uniquement et vous lui accordez un accès Afficher. Vous utilisez également le partage de lien et définissez le niveau d'autorisation sur Modifier. Bici a une autorisation en modification pour le fichier. Si vous désactivez ultérieurement le partage de lien, Bili continuera de bénéficier de l'autorisation Afficher que vous avez spécifiée pour elle individuellement. Vous ne pouvez pas utiliser le partage de lien pour partager des fichiers avec les chargés d'implémentation.
Partager un article avec des groupes de sécurité	Vous pouvez partager un élément avec des groupes d'utilisateurs en saisissant les noms des groupes de sécurité dans la boîte de dialogue Partager . Vous activez le partage dans un groupe pour chaque type d'élément Drive dans la tâche Configurer le partage dans un groupe dans Drive . Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers partagés uniquement s'ils se trouvent dans le domaine Drive ou le domaine View Drive File and Media . De plus, pour chaque élément que vous souhaitez partager, assurez-vous que le destinataire figure dans n'importe quel autre domaine obligatoire pour le type d'élément. Exemple : si vous souhaitez partager un classeur Worksheets, la personne avec laquelle vous partagez un classeur doit appartenir au domaine Worksheets . Sélectionnez un élément dans Drive, puis cliquez sur Partager . Dans la zone Partager avec des groupes , sélectionnez un niveau d'autorisation pour l'élément dans le menu déroulant Autorisations . Dans la zone Partager avec des groupes , saisissez le nom des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l'élément. (Facultatif) Si vous êtes le propriétaire de l'élément, vous pouvez cliquer sur Avancé pour indiquer si vous souhaitez ou non laisser les personnes autorisées à modifier le fichier, et si les personnes autorisées à commenter et à afficher peuvent copier ou imprimer/télécharger l'élément. Pour les fichiers média (vidéo), vous pouvez activer ou désactiver la possibilité pour les propriétaires d'autoriser la copie ou le téléchargement, en utilisant le paramètre approprié dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - système . Les points suivants s'appliquent au partage de dossier : Tous les utilisateurs auxquels vous accordez un accès en modification au dossier peuvent ajouter, supprimer et modifier des autorisations pour les contributeurs. Tous les utilisateurs avec lesquels vous partagez le dossier peuvent télécharger, copier et imprimer des fichiers dans le dossier. Lors du partage avec les groupes de sécurité, tenez compte des éléments suivants : Drive prend en charge le partage avec les groupes de sécurité pour tous les types d'élément Drive, y compris les dossiers. Contrairement au partage avec des utilisateurs individuels, lorsque vous partagez un élément avec un groupe, Workday n'envoie pas de notifications. Vous pouvez informer les personnes que vous avez partagé un élément avec elles ; Par exemple, si vous avez partagé un classeur Worksheets avec un groupe, vous pouvez lui envoyer un lien par e-mail. Vous pouvez afficher et gérer les groupes ayant accès (et le niveau d'accès) à un fichier partagé par un groupe dans l'onglet Qui y a accès de la boîte de dialogue Partager . Si vous ajoutez ou perdrez de l'affiliation à un groupe, vous aurez automatiquement accès aux éléments qu'une personne a partagés avec ce groupe. Ces informations s'afficheront dans votre Drive. Si vous utilisez le partage de lien pour un élément et que vous partagez également un élément avec un groupe, le membre du groupe obtient le niveau d'autorisation le plus élevé des niveaux d'autorisation possibles. Exemple : vous partagez un fichier avec le groupe Responsables, dont Bici est membre, et vous lui accordez un accès Afficher ; Vous utilisez également le partage de lien et définissez le niveau d'autorisation sur Modifier. Bici a une autorisation en modification pour le fichier. Si vous désactivez ultérieurement le partage de lien, BBI continuera de disposer de l'autorisation Afficher que vous avez spécifiée pour le groupe Responsables. En général, les groupes avec lesquels vous partagez des fichiers peuvent voir toutes les données des fichiers, à l'exception des suivantes : Pour les tableaux de découverte de données, la sécurité au niveau ligne s'applique et les groupes ne voient que les données auxquelles ils ont accès. Pour les classeurs, vous pouvez masquer le contenu, mais si vous autorisez les utilisateurs à copier le classeur, ils peuvent afficher le contenu après avoir copié le classeur.
Partager un élément avec certains utilisateurs	Vous pouvez partager des éléments dans Drive avec différents utilisateurs. Le partage avec des utilisateurs individuels vous permet de définir un niveau d'autorisation spécifique pour la personne. Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers partagés uniquement s'ils se trouvent dans le domaine Drive ou le domaine View Drive File and Media . De plus, pour chaque élément que vous souhaitez partager, assurez-vous que le destinataire figure dans n'importe quel autre domaine obligatoire pour le type d'élément. Exemple : si vous souhaitez partager un classeur Worksheets, la personne avec laquelle vous partagez un classeur doit appartenir au domaine Worksheets . Sélectionnez un fichier dans Drive, puis cliquez sur Partager . Dans la zone Partager avec des personnes , sélectionnez un niveau d'autorisation pour l'élément dans la liste déroulante Autorisations . Dans la zone Partager avec des personnes , saisissez le nom des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager l'élément. (Facultatif) Saisissez un message pour les utilisateurs avec lesquels vous partagez. Le message s'affiche dans la notification Workday que les utilisateurs reçoivent après que vous avez cliqué sur OK . (Facultatif) Si vous êtes le propriétaire de l'élément, vous pouvez cliquer sur Avancé pour attribuer des paramètres de partage plus spécifiques aux personnes autorisées à modifier, à commenter ou à afficher. Les options suivantes ne s'appliquent pas aux dossiers : Tous les utilisateurs auxquels vous accordez un accès en modification au dossier peuvent ajouter, supprimer et modifier des autorisations pour les contributeurs. Tous les utilisateurs avec lesquels vous partagez le dossier peuvent télécharger, copier et imprimer des fichiers dans le dossier. Lors du partage avec des utilisateurs individuels, tenez compte des éléments suivants : Drive prend en charge le partage de fichiers avec des utilisateurs individuels pour tous les types de fichier Drive. Vous pouvez également partager des dossiers avec des utilisateurs individuels. Si vous utilisez le partage de lien pour un élément et que vous partagez également un élément avec des utilisateurs individuels ou des groupes, la personne obtient le niveau d'autorisation le plus élevé. Exemple : vous partagez un fichier avec Bici uniquement et vous lui accordez un accès Afficher ; Vous utilisez également le partage de lien et définissez le niveau d'autorisation sur Modifier. Bici a une autorisation en modification pour le fichier. Si vous désactivez ultérieurement le partage de lien, Bili continuera de bénéficier de l'autorisation Afficher que vous avez spécifiée pour elle individuellement. Si vous modifiez le niveau d'autorisation de l'élément ultérieurement, le niveau d'accès est immédiatement mis à jour. Exemple : vous avez initialement attribué l'autorisation Autorisé à modifier à Cara, qui est en train de modifier le fichier. Si vous faites passer le niveau d'autorisation à Afficher, l'autorisation de Cara changera immédiatement et elle ne pourra plus modifier le fichier. Lorsque vous partagez un élément, l'utilisateur reçoit une notification Workday et un e-mail (si vous avez activé les notifications par e-mail). En général, les utilisateurs avec lesquels vous partagez des fichiers peuvent voir toutes les données des fichiers, à l'exception des éléments suivants : Pour les tableaux de découverte de données, la sécurité s'applique et les utilisateurs ne voient que les données auxquelles ils ont accès. Pour les classeurs, vous pouvez masquer le contenu, mais si vous laissez les utilisateurs copier le classeur, ils peuvent afficher le contenu après avoir copié le classeur.
Modifier un fichier	Double-cliquez sur un nom de fichier pour l'ouvrir et le modifier. Pour les vidéos : Cliquez deux fois sur le fichier pour ouvrir la page Afficher le média . Cliquez sur Modifier un média . Le bouton Modifier le média s'affiche pour les vidéos (à l'exception du contenu packagé) si les conditions suivantes sont réunies : Vous êtes dans le domaine de sécurité Manage: Media . Vous êtes le propriétaire de la vidéo ou c'est son propriétaire qui vous a autorisé à modifier la vidéo.
Déplacer un élément	Faites un clic droit sur le nom de l'élément et sélectionnez Déplacer ; puis accédez à l'emplacement où vous souhaitez insérer le fichier.
Copier un élément	Lorsque vous copiez un fichier dans l'interface utilisateur de Drive, la destination par défaut est l'emplacement du fichier d'origine. Vous pouvez accéder à un emplacement différent de la boîte de dialogue Copier. Lorsque vous copiez un élément à partir de l'une des applications d'intégration, par exemple si vous copiez un classeur depuis l'interface utilisateur Worksheets ou une présentation depuis Slides, la destination par défaut peut différer de ce que vous voyez dans Drive.
Renommer un élément	Faites un clic droit sur le nom de l'élément et sélectionnez Renommer . Pour les fichiers vidéo : Cliquez deux fois sur le fichier pour ouvrir la page Afficher le média . Cliquez sur Modifier un média . Cliquez sur l'icône en forme de crayon (Renommer) pour renommer le fichier. Le bouton Modifier le média s'affiche pour les vidéos (à l'exception du contenu packagé) si les conditions suivantes sont réunies : Vous êtes dans le domaine de sécurité Manage: Media . Vous êtes le propriétaire de la vidéo ou c'est son propriétaire qui vous a autorisé à modifier la vidéo. Le fait de renommer un élément dans Drive entraîne la mise à jour du nom du fichier : Dans Drive. Lorsqu'un utilisateur ouvre l'élément à l'aide d'un lien partagé ou directement dans Drive. Dans un article d'aide, si vous avez joint un fichier Drive ou ajouté un lien à partir d'un fichier Drive, puis que vous renommez le fichier, le fichier continue de s'ouvrir correctement après avoir été renommé. Nous vous recommandons de mettre à jour la valeur du champ Texte pour qu'elle corresponde au fichier renommé. Exemple : Dans un article, utilisez l'option Insérer un lien pour créer un lien vers un fichier dans Drive, ou utilisez l'option Insérer un média ou Sélectionner un fichier dans Drive pour joindre le fichier Drive 2022 Résultats à un article. Dans le champ Texte , saisissez Résultats 2022 . Renommez le fichier dans Drive avec la valeur Résultats 2023 . Accédez à l'article dans l'espace de travail des articles d'aide, sélectionnez Modifier l'article et mettez à jour la valeur du champ Texte en sélectionnant Résultats 2023 .
Remplacer un article	Sélectionnez l'élément, puis cliquez sur Remplacer ; puis accédez au fichier de remplacement. L'action Remplacer conserve les autorisations de partage et le lien vers le fichier. Lorsqu'un utilisateur sélectionne un lien qui a précédemment ouvert le fichier d'origine, il ouvre le fichier de remplacement. Actuellement, Drive ne prend pas en charge les fichiers de remplacement suivants : Tableaux de découverte de données Modèles de document Fichiers média (zip, SCORM et fichiers vidéo/audio) Modèles de notification Présentations Slides Classeurs et modèles Worksheets Pour utiliser la nouvelle fonctionnalité, tenez compte des éléments suivants : Drive n'enregistre pas le fichier d'origine remplacé une fois qu'il a été remplacé. Pour les types de fichier que Drive convertit automatiquement en fichiers Workday, comme la conversion de fichiers XLSX ou CSV en classeurs Worksheets, la conversion n'a pas lieu pour les nouveaux fichiers remplacés. Le type de fichier de remplacement doit être identique au type de fichier d'origine. Vous pouvez renommer un fichier au moment de l'action Remplacer. Vous ne pouvez pas annuler l'action de remplacement. Dans un article d'aide, si vous avez utilisé Insérer un média ou Sélectionner un fichier dans Drive pour joindre un fichier Drive à l'article, Drive ne remplace pas le fichier joint par le nouveau fichier. Un fichier joint est une copie du fichier Drive d'origine. Vous devez modifier l'article et insérer le fichier remplacé dans l'article plutôt que dans le fichier d'origine. Dans un article d'aide, si vous avez utilisé Insérer un lien pour ajouter un lien vers un fichier Drive, le fichier continue de s'ouvrir correctement après avoir été remplacé. Si vous avez modifié le nom du fichier lors du remplacement, nous vous recommandons de mettre à jour la valeur du champ Texte pour qu'elle corresponde au nom du fichier remplacé.
Déplacer vers la corbeille et récupérer depuis la corbeille	Sur la page d'accueil de Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier, puis sélectionnez Supprimer pour le déplacer vers le dossier Corbeille . Une fois un élément déplacé dans la corbeille, aucun autre utilisateur ne peut y accéder, même si vous l'avez précédemment partagé avec eux. Pour restaurer un élément, sélectionnez l'icône Corbeille sur la page d'accueil de Drive. Sélectionnez la ligne contenant l'élément , puis cliquez sur l'icône Restaurer . Workday place les éléments restaurés dans la vue Accueil Drive. Si vous supprimez un élément que quelqu'un a partagé avec vous, vous vous retirez de la liste des utilisateurs en partage. L'élément disparaît de votre vue de fichier et n'apparaît pas dans la corbeille .
Supprimer définitivement des éléments	Vous pouvez supprimer définitivement jusqu'à 1 000 éléments Drive dont un utilisateur spécifique dispose. Accédez à la tâche Supprimer définitivement un fichier de Drive .
Transférer la propriété de fichiers ou de dossiers individuels	Assurez-vous d'avoir déjà partagé l'élément avec la personne à laquelle vous souhaitez transférer la propriété. Ensuite, sélectionnez Partager l'élément, puis Transférer la propriété dans la liste déroulante des autorisations pour cet utilisateur. Lorsque vous transférez la propriété : Votre niveau d'autorisation passe à Autorisé à modifier. Le nouveau propriétaire a la possibilité de supprimer votre accès à . Si l'élément transféré est un classeur Worksheets : Vous ne pourrez pas modifier des plages protégées. Worksheets annule toutes les planifications de mise à jour de données en temps réel existantes ; le nouveau propriétaire doit créer un nouvel échéancier. Certains produits intégrés à Drive n'autorisent pas les transferts de propriété. Seuls les utilisateurs individuels (et non les groupes) peuvent détenir des éléments dans Drive.
Transférez la propriété de 1 000 fichiers et dossiers maximum d'un utilisateur à un autre	Accédez à la tâche Transférer la propriété d'éléments Drive .
Personnaliser le panneau de navigation	Cliquez sur l'icône Paramètres pour : Attribuez une vue par défaut (page d'accueil) à Drive en faisant glisser l'élément en haut de la liste. La nouvelle vue par défaut s'affiche lorsque vous vous connectez à Workday et que vous accédez à Drive. Si vous ouvrez un élément puis que vous retournez à Drive, Drive affiche la dernière vue utilisée. Réorganisez les filtres standard dans le panneau de navigation en les faisant glisser vers la position souhaitée, ou masquez les éléments en les faisant glisser dans la liste Éléments de menu masqués . Ajoutez un ou plusieurs dossiers au panneau de navigation pour y accéder plus rapidement, en cliquant sur le lien Ajouter un dossier . Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 dossiers dans la liste des filtres visibles, et jusqu'à 100 dossiers au total, y compris les éléments de la liste Éléments de menu masqués .
Accéder à un profil utilisateur à partir d'un élément Drive	Cliquez sur le lien dans : Les champs Propriétaire de la boîte de dialogue d'informations, Création par et Dernière modification . Champ de la boîte de dialogue Partager. Les informations sur l'utilisateur s'affichent sous forme de texte normal lorsque l'utilisateur concerné est le même que celui qui consulte l'élément.
Réduire ou développer le panneau de droite	Cliquez sur l'icône flèche dans le séparateur du panneau de droite.

Référence : fonctionnalités mobiles et remarques sur l'utilisation de Drive

Workday 31 What's New Post: Link Sharing in Drive