Concept : gestion des connaissances
Workday fait référence à la gestion des connaissances comme étant la manière dont vous créez, partagez et gérez des connaissances. Workday vous permet de stocker, de mettre à jour et de partager vos connaissances RH par le biais d'articles.
Mise en forme de l'article
Vous pouvez créer des articles robustes qui incluent :
- Pièces jointes
- Listes à puces et numérotées
- différentes tailles de police, couleurs de police et police en surbrillance
- Liens externes
- En-têtes
- Images
- Liens vers des tâches, rapports et articles internes
- Liens vers des URL externes
- Mise en forme des paragraphes, comme l'alignement du texte, l'espacement des lignes et les retraits.
- Mise en forme du texte enrichi, comme le gras, l' initiale en italique, le soulignement et le barré.
- Tables
- Vidéos
Les auteurs d'article doivent disposer des autorisations requises pour les tâches et les rapports qu'ils souhaitent inclure dans l'article.
Partage de lien d'article
Lorsque vous consultez un article, vous pouvez copier l'URL de l'article pour partager dans et en dehors de Workday. Exemple : vous pouvez créer un lien vers un article dans le texte d'aide d'un processus de gestion.
Les autorisations de sécurité que vous configurez toujours s'appliquent lors du partage d'articles. Exemple : si Betty partage l'URL d'un article avec Jane, qui n'est pas un membre du public associé à l'article, Workday affiche une erreur plutôt que le contenu de l'article.
Copier l'adresse URL vous permet également d'accéder à la dernière version de l'article. Si vous copiez le lien directement depuis le navigateur web, le lien ne fonctionne pas car les liens du navigateur sont modifiés.
Collaboration à l'article
Les auteurs d'article peuvent partager les brouillons d'article en ajoutant d'autres auteurs comme collaborateurs d'article. Lorsque vous consultez un brouillon d'article partagé, les collaborateurs peuvent également ajouter des commentaires au brouillon. La collaboration d'article permet à plusieurs auteurs d'accéder à de nouveaux brouillons d'article, de collaborer et de réviser avant de publier le brouillon.
Les collaborateurs reçoivent des notifications dans Workday lorsque :
- Un auteur l'ajoute comme collaborateur à un brouillon d'article.
- D'autres collaborateurs laissent des commentaires sur les brouillons partagés.
Feedback sur l'article
Vos salariés et vous-même pouvez aider à améliorer le contenu d'un article en indiquant aux auteurs si un article a été utile ou non. Vous pouvez laisser un commentaire sur les articles qui ne vous sont pas utiles. Workday envoie une notification avec le commentaire à l'auteur le plus récent de cette version d'article. Workday n'envoie pas de notification à l'auteur d'origine ou à tout autre auteur susceptible d'avoir modifié l'article.
Indicateurs et reporting des articles
Vous pouvez afficher le détail de l'utilisation d'un article sur les 30 derniers jours, notamment :
- Incidence sur l'utilité des salariés pour trouver un article.
- Feedback des salariés.
- Combien de vues un article reçoit-il.
- Temps moyen passé par les salariés à lire un article.
Vous pouvez accéder aux indicateurs de l'article en sélectionnant :
- Pluslorsque vous affichez un article publié sous forme d'éditeur.
- Afficher les indicateurs d'articlede l'icône représentant des suspensions dans chaque article publié dans l'espace de travail des articles d'aide.
Vous pouvez accéder aux rapports prédéfinis par Workday suivants :
Nom du rapport | Description |
|---|---|
Commentaires sur la version de l'article
| Le rapport avancé Commentaires de version d'article affiche des commentaires pour chaque version d'article. |
Performance des articles d'aide
| Le rapport avancé Performance des articles d'aide affiche les indicateurs de l'intégralité de votre base de connaissances, ce qui vous permet d'analyser votre base de connaissances et d'améliorer les données. Ce rapport affiche les indicateurs de chaque version publiée d'un article. Le rapport Performance des articles d'aide est actualisé tous les jours, en mettant à jour les champs Nombre total de vues, Aide (%) et Feedback sur la version de l'article. Les champs Feedback sur la version de l'article du rapport calculent et affichent uniquement des indicateurs pour les réponses de feedback négatif. |
Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour agréger et afficher les indicateurs d'articles en utilisant la source des données du rapport
Knowledge Base Article Versions
.Vous pouvez faire une copie du tableau de découverte de données prédéfini sur Workday
Article d'aide
pour créer et partager une analyse visuelle de votre base de connaissances. Vous pouvez créer et partager des tableaux de découverte de données personnalisés en utilisant la source des données du rapport Knowledge Base Article Versions
.Dans l'
espace de travail des articles d'aide
, vous pouvez afficher le nombre total de vues et l'utilité (%) de toutes les versions publiées d'un article.Synthèse de l'article avec l'IA
Vous pouvez utiliser l'IA générative dans l'éditeur d'article pour synthétiser le contenu d'un article nouveau ou existant dans les éléments suivants :
- Un article de synthèse général avec des sections Aperçu, Points clés à saisir, Appel à l'action. La section Emplois clés affiche le contenu sous forme de liste numérotée.
- Un article sur les points de contact pour les responsables avec les sections Synthèse, Points de dialogue clés pour les responsables et Appel à l'action. La section Points de conversation clés pour les responsables affiche le contenu sous forme de liste numérotée.
- Un article de questions fréquemment posées avec des sections Introduction et FAQ. La section FAQ affiche du contenu au format question-réponse.
L'option
Restructurer avec l'IA
de l'éditeur d'article vous permet de synthétiser le contenu de votre article existant. L'option Générer un contenu
dans l'éditeur d'article vous permet de sélectionner un fichier DOCX ou PDF depuis votre bureau ou Drive et de créer une nouvelle synthèse du contenu du fichier.
Lorsque vous utilisez l'option
Générer du contenu
pour télécharger et synthétiser un fichier, Workday ajoute automatiquement le document source et l'affiche dans une section Document source supplémentaire. Traduction de l'article avec l'IA
Vous pouvez utiliser l'IA générative dans l'éditeur d'article pour traduire le contenu de votre article dans une autre langue.
À partir d'un article de base initial, vous pouvez créer et publier des versions traduites de l'article en cliquant sur le bouton
Ajouter une traduction
de la section Traductions
du panneau latéral. Pour chaque traduction d'article, Workday crée automatiquement une nouvelle version de l'article de base.Lorsque vous accédez à un article de base publié dans l'espace de travail Articles d'aide, vous pouvez voir chaque version d'article traduite correspondante dans la section
Traductions
. Vous pouvez utiliser l'option Mettre à jour à partir d'un article de base
pour appliquer et traduire les modifications de contenu d'un article de base publié vers une version d'article traduite.Les langues prises en charge pour les traductions sont les suivantes :
- Bulgare
- Tchéquie
- Danois
- Néerlandais
- Anglais
- Estonien
- Finnois
- Français (Canada)
- Français (France)
- Allemand
- Grec
- Hongrois
- Indonésien
- Italien
- Japonais
- Coréen
- Letton
- Norvégien
- Polonais
- Portugais (Brésil)
- Roumain
- Russe
- Chinois simplifié
- Espagnol (standard)
- Suédois
- Turc
- Ukrainien
Médias dans les articles
Vous pouvez ajouter les types de média suivants à un article :
Média | Description |
|---|---|
Fichier | S'affiche sous la forme d'une pièce jointe que les utilisateurs doivent télécharger pour pouvoir la consulter.
Les articles prennent en charge les types de fichier suivants pour les pièces jointes :
|
Image | S'affiche dans l'article en utilisant les paramètres de taille que vous avez configurés. |
Vidéo | S'affiche sous la forme d'une vidéo intégrée que les utilisateurs peuvent suivre directement dans l'article. |
Articles associés
Workday utilise le contenu d'un article pour rechercher et associer d'autres articles associés. En fonction de ces associations, Workday affiche jusqu'à 3 articles associés au bas d'un article.
Bien que vous ne puissiez pas désigner manuellement quels articles sont liés les uns aux autres, vous pouvez créer un lien hypertexte vers des articles dans le corps d'un article pour promouvoir sa visibilité.