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Dernière mise à jour : 2025-03-14
FAQ : Synchronisation de la participation pour l'intégration de la classe virtuelle avec Microsoft Teams et Zoom

FAQ : Synchronisation de la participation pour l'intégration de la classe virtuelle avec Microsoft Teams et Zoom

Que faut-il faire pour utiliser la synchronisation de la participation si j'utilise déjà l'intégration Microsoft Teams ?
  1. Accordez à l'API
    OnlineMeetingArtifact.Read.All
     l'autorisation d'accéder à la nouvelle application dans le portail Microsoft Azure.
  2. Accédez à la section
    Formation
     de la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - HCM
     . Dans l'invite
    Sélectionnez les intégrations de classe virtuelle
     , sélectionnez l'intégration Microsoft Teams que vous souhaitez utiliser.
  3. Saisissez des valeurs dans les champs suivants :
    • Pourcentage minimum pour une participation totale
    • Pourcentage minimum pour une participation partielle
  4. Cochez la case Suivi
    de non-participation pour les classes virtuelles
     .
Que faut-il faire pour utiliser la synchronisation de la participation si j'utilise déjà l'intégration Zoom ?
  1. Ajoutez les champs d'application suivants à votre application OAuth serveur-à-sever :
    • meeting:read:list_past_participants:admin
    • meeting:read:list_past_instances:admin
  2. Accédez à la section
    Formation
     de la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - HCM
     . Dans l'invite
    Sélectionnez les intégrations de classe virtuelle
     , sélectionnez l'intégration Zoom que vous souhaitez utiliser.
  3. Saisissez des valeurs dans les champs suivants :
    • Pourcentage minimum pour une participation totale
    • Pourcentage minimum pour une participation partielle
  4. Cochez la case Suivi
    de non-participation pour les classes virtuelles
    .
J'ai configuré la fonctionnalité de synchronisation de la participation mais je ne souhaite pas suivre les données de participation. Que faire ?
  1. Indiquez la valeur zéro dans les champs suivants de la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - HCM
      :
    • Pourcentage minimum pour une participation totale
    • Pourcentage minimum pour une participation partielle
  2. Assurez-vous que vous n'avez pas coché la case Suivre
    la non-participation pour les classes virtuelles
     .
Comment la participation est-elle marquée pour les apprenants qui n'utilisent pas le lien Microsoft Teams ou Zoom spécifique pour rejoindre la réunion ?
Pour les apprenants inscrits qui ne rejoignent pas eux-mêmes les réunions Microsoft Teams ou Zoom, leur participation doit être ajoutée manuellement par l'administrateur à l'aide de la tâche
Gérer l'évaluation et la participation
 .
Le détail de la participation des apprenants est-il toujours mis à jour par Workday ?
Si un administrateur saisit manuellement des valeurs dans les champs
Durée de participation
 ou
Participation globale
 , Workday ne les met pas automatiquement à jour.
De plus, lorsque l'adresse e-mail d'un enregistrement de participation ne correspond pas à l'e-mail professionnel principal d'un apprenant inscrit, Workday ne met pas à jour le détail de la participation.
Qui contrôle les informations affichées dans la section "Enregistrements de participation depuis l'intégration" de la tâche Gérer l'évaluation et la participation ?
Cette section affiche tous les enregistrements des apprenants qui ont participé à la leçon en classe virtuelle à l'aide du lien Microsoft Teams ou Zoom. Lorsque la participation affiche
Non saisi
 dans la section
Inscrits
, le formateur doit vérifier et saisir manuellement la participation à l'aide des informations de la section
Enregistrements de participation depuis l'intégration
 .
  • Microsoft Teams et Zoom transmettent les informations
    Nom d'affichage du participant
     et
    Durée du participant (minutes)
     à Workday.
  • Workday contrôle les informations
    Pourcentage de présence du participant
     et
    Mise en correspondance automatique
     .
  • Workday reçoit également l'adresse e-mail des apprenants de Microsoft Teams et de Zoom, mais conserve ces données personnelles de manière confidentielle en arrière-plan.
Si un apprenant externe ne s'est pas inscrit à une leçon en classe virtuelle mais y participe quand même à l'aide d'un lien Microsoft Teams ou Zoom transféré, son nom, son pourcentage de participation et la durée de sa participation s'affichent dans la section
Enregistrements de participation depuis l'intégration
 , mais pas dans le
champ Inscrits.
 section.
Workday reçoit le détail de la participation uniquement pour une leçon en classe virtuelle terminée de Microsoft Teams et Zoom une fois que la tâche par lots s'exécute. Même si la tâche s'exécute toutes les heures, elle enregistre uniquement les données de participation des réunions Microsoft Teams et Zoom qui se sont terminées pendant 4 heures pour l'exécution d'intégration. Workday affiche le message d'erreur
des enregistrements de participation pour votre classe virtuelle qui ne sont pas encore disponibles
 si la tâche horaire n'a pas encore été exécutée.
Comment Workday gère-t-il les adresses e-mail pour les leçons en classe virtuelle ?
Si un apprenant s'inscrit à une offre de cours et y participe via un lien Microsoft Teams ou Zoom, Workday récupère son adresse e-mail et les données de participation de Microsoft et Zoom. Workday vérifie que l'adresse e-mail professionnelle principale du compte Workday correspond à cette e-mail.
  • Si les adresses correspondent, Workday indique le statut
    Mis en correspondance
     en cochant la case sous la colonne
    Mise en correspondance automatique
     .
  • Si les adresses sont différentes, Workday indique le statut
    Sans correspondance
     en ne cochant pas la case sous la colonne
    Mise en correspondance automatique
     .
Comment Workday arrondit-il les pourcentages de participation pour l'intégration de classe virtuelle avec Microsoft Teams et Zoom ?
  • Si un apprenant est présent moins de 1 % du temps lors d'une réunion, il reçoit automatiquement un pourcentage de participation de 1 %.
  • Si un apprenant participe à la réunion plus de 1 % du temps, le pourcentage conserve sa valeur réelle et Workday ne l'arrondit pas à la hausse ou à la baisse.
Comment corriger un événement de processus d'intégration qui a échoué ?
L'intégration démarre lorsque vous exécutez l'événement
Gérer le retrait d'une offre de cours
 . Si un événement de processus d'intégration échoue au sein d'un événement de retrait, la réunion Microsoft Teams est désynchronisée de Workday, car l'intégration n'a pas pu mettre à jour le détail de la réunion dans l'environnement client de Microsoft Teams. Accédez à la tâche
Modifier une offre de cours
 pour modifier la leçon et résoudre ce problème. Le processus de gestion exécutera alors l'intégration. La solution est la même pour un événement de processus d'intégration Zoom qui a échoué.
Comment Workday met-il en correspondance un apprenant qui rejoint une réunion par téléphone plutôt que depuis un lien envoyé par e-mail ?
Nous ne mettons pas en correspondance les participants qui utilisent leur numéro de téléphone. Si un participant rejoint une réunion avec un numéro de téléphone et sans adresse e-mail, nous ne pouvons pas le mettre en correspondance avec un apprenant inscrit à la leçon en classe virtuelle.
Est-il possible d'affecter n'importe quel formateur à l'intégration Microsoft ou Zoom ?
Faites uniquement appel aux formateurs qui sont utilisateurs de Microsoft Entra pour l'intégration Microsoft. Faites uniquement appel aux formateurs qui se trouvent dans votre environnement client Zoom pour l'intégration de Zoom. Il s'agit d'une restriction Microsoft et Zoom et non d'un élément que Workday peut contrôler.
Comment purger les données de participation d'un apprenant ?
Vous pouvez filtrer la source des données du rapport
Virtual Classroom Attendance Record
 pour afficher des noms et des enregistrements de participation spécifiques. Utilisez-la dans la tâche
Purger les données d'une personne
 pour purger :
  • Noms d'affichage et adresses e-mail associés à vos leçons en classe virtuelle.
  • Les données des apprenants non mis en correspondance, à l'aide du nouvel objet de gestion
    Virtual Classroom Attendance Record
     pour créer un rapport personnalisé.
Comment Workday effectue-t-il le suivi des informations de participation d'un apprenant dont l'e-mail professionnel principal dans Workday ne correspond pas à celui utilisé pour rejoindre la réunion en classe virtuelle dans Microsoft Teams ou Zoom ?
Si un apprenant s'affiche dans la section
Inscrits
 mais que sa
participation
 est marquée comme
Non saisie
, c'est qu'aucune durée de participation n'est enregistrée ; la colonne
Mise en correspondance automatique
 reste alors désélectionnée. Cela signifie que son e-mail ne correspond pas à l'e-mail professionnel qu'il a indiqué dans son compte Workday. La section
Enregistrements de participation depuis l'intégration
 affiche un enregistrement pour cet apprenant avec les valeurs calculées
Durée de participation du participant
 et
Pourcentage de présence du participant,
 car il a participé avec un identifiant correspondant à un e-mail personnel. Lorsque Workday extrait tous les enregistrements d'apprenants pour la leçon en classe virtuelle, les enregistrements de cet apprenant sont inclus. La colonne
Mise en correspondance automatique
 est vide, car il a utilisé un e-mail personnel comme identifiant. Le formateur ou l'administrateur doit donc confirmer et saisir manuellement sa participation.
Comment Workday gère-t-il les apprenants qui participent à un cours avec un nom d'affichage plutôt qu'un e-mail d'identification ?
Si un apprenant s'affiche dans la section
Inscrits
 mais que son
paramètre Attendance Default
 a pour valeur
Non saisi
, c'est qu'aucune durée de participation n'est enregistrée ; la colonne
Mise en correspondance automatique
 reste alors désélectionnée, ce qui indique qu'il n'y a aucune correspondance avec son e-mail professionnel enregistré dans Workday. La section
Enregistrements de participation depuis l'intégration
 n'affiche aucun enregistrement pour cet apprenant. Il se peut qu'il ait participé à la leçon en classe virtuelle en utilisant un lien Microsoft Teams ou Zoom sur son portable ou dans l'application Teams ou Zoom Mobile avec un nom d'affichage différent. Le formateur ou l'administrateur doit alors vérifier le nom d'affichage utilisé par l'apprenant et saisir manuellement sa participation. Cela concerne les apprenants qui participent aux leçons en classe virtuelle en tant qu'utilisateurs invités et qui ne se connectent pas à Microsoft Teams ou Zoom.
Quel est le délai fixé pour replanifier une leçon en classe virtuelle ?
Il n'y a pas de limite de temps, mais en règle générale, afin d'éviter tout problème avec le suivi de la participation, Workday recommande de replanifier une leçon en classe virtuelle au moins 24 heures avant la date prévue.
Est-il possible de réutiliser l'URL d'une réunion Zoom ou Microsoft Teams précédemment générée ?
De même, afin d'éviter tout problème avec le suivi de la participation, Workday recommande de ne pas réutiliser l'URL d'une réunion Zoom ou Microsoft Teams précédemment générée.
Est-il possible de définir un formateur en tant que co-organiser d'une leçon avec formateur en classe virtuelle pour une offre de cours existante pour l'intégration Microsoft Teams ?
Pour les offres de cours existantes avec une leçon avec formateur en classe virtuelle pour laquelle vous avez déjà ajouté un formateur au niveau de la leçon, vous devez apporter une modification mineure au titre ou à la description de la leçon afin que l'intégration Microsoft Teams se déclenche et que les nouvelles modifications soient prises en compte. afin d'accorder au formateur les droits de co-organisation. Exemple : ajoutez un caractère spécial comme une guillemet au titre.
Comment accéder aux salles de révision via mon navigateur lorsque j'utilise l'intégration Microsoft Teams ?
Le bouton des salles de détail est uniquement disponible dans l'application Microsoft Teams. Elle n'est pas disponible lorsque vous accédez à Microsoft Teams via un navigateur.
Est-il possible de définir n'importe quel formateur comme co-organisme pour l'intégration Microsoft Teams ?
Lorsque vous créez ou modifiez des offres de cours, vous pouvez définir n'importe quel formateur comme co-organisme pour l'intégration Microsoft Teams, à condition qu'il soit enregistré dans Microsoft Entra. L'attribution du rôle de présentateur ou de co-organisation à des utilisateurs qui ne sont pas enregistrés dans Microsoft Entra n'est pas prise en charge actuellement par Microsoft.
Est-il possible de définir n'importe quel formateur comme co-hôte de l'intégration Zoom ?
Un organisme est toujours l'hôte d'une leçon en classe virtuelle avec l'intégration Zoom. Lorsque vous créez ou modifiez des offres de cours, vous pouvez définir n'importe quel formateur comme co-hôte ou un autre hôte pour l'intégration Zoom s'il est utilisateur de Zoom. Pour désigner une personne comme hôte pendant la réunion, vous devez activer l'option
Co-hôte
 dans votre application Zoom.
Est-il possible de connecter plusieurs comptes Zoom à un même environnement client Workday ?
Oui. Vous devez créer un système d'intégration unique pour chaque compte Zoom. Le champ Identifiant du compte dans les systèmes d'intégration référencera les comptes Zoom individuels.
L'intégration de Zoom authentifie-t-elle par défaut les participants à la réunion et les participants au webinaire ?
Non. Vous devez activer l'option
Seuls les participants à la réunion et les webinaires authentifiés peuvent rejoindre les réunions et les webinaires
de la console Zoom pour authentifier les participants. Assurez-vous également que tous les utilisateurs de l'intégration sont dans un groupe. Exemple : boîte aux lettres par défaut du système d'intégration et de tous les formateurs.
Comment gérer au mieux les données de participation pour qu'elles reflètent précisément le temps passé par un apprenant dans une salle de groupe ?
Microsoft ne prend actuellement pas en charge les données de participation des salles de détail dans le cadre de son API de graphiques, que cette intégration utilise. Cette restriction signifie que Workday ne reçoit pas le détail de Microsoft sur le temps que les apprenants passent dans les salles de groupe.  Exemple :
  • Une offre de classe virtuelle est prévue de 8 h à 9 h.
  • Un apprenant rejoint la réunion principale à 8 h.
  • Il rejoint la salle de pause à 8h15 et y reste 30 minutes.
  • Ils quittent la salle de pause et rejoignent la réunion principale à 8h45.
  • Il reste dans la réunion principale pendant les 15 minutes restantes de la leçon, puis quitte la leçon virtuelle.
Les données de participation que Workday reçoit de Microsoft Teams incluent une durée de participation de 30 minutes, soit 15 minutes pour la réunion principale au début et 15 minutes à la fin. Ainsi, les 30 minutes passées dans la salle de détail ne sont pas prises en compte, de sorte que l'apprenant ne reçoit qu'une participation de 50 %, ce qui est incorrect.
Nous vous recommandons de vous connecter à Microsoft Teams et de télécharger manuellement le rapport de participation. Le rapport de participation fourni dans l'interface utilisateur de Microsoft Teams contient les données de participation de l'apprenant issues de la salle de pause. Utilisez la tâche
Gérer l'évaluation et la participation
 dans Workday pour mettre à jour manuellement la participation de l'apprenant.
La fonction Zoom prend en charge les données de participation des salles de répartition et ces données seront utilisées pour calculer la participation.
La synchronisation de la participation à une leçon a-t-elle lieu immédiatement après la fin d'une réunion ?
Workday reçoit le détail de la participation uniquement pour une leçon en classe virtuelle terminée de Microsoft Teams et Zoom une fois que la tâche par lots s'exécute. Même si la tâche s'exécute toutes les heures, elle enregistre uniquement les données de participation des réunions Microsoft Teams et Zoom qui se sont terminées pendant 4 heures pour l'exécution d'intégration.
Comment Workday calcule-t-il le pourcentage de durée de participation d'un apprenant ?
Workday calcule le Pourcentage de durée de participation d'un apprenant à l'aide de la formule suivante :
Pourcentage de durée de participation d'un apprenant = (Durée de participation de l'apprenant)/(Durée réelle de la leçon VifT) × 100
  • La durée réelle de la leçon VIVT s'étend de l'heure de début de la leçon Workday à la dernière absence de longue durée du formateur.
  • La durée de participation d'un apprenant correspond à la durée comprise entre l'Heure de fin du participant et l'Heure de début du participant.
  • Logique de calcul de l'heure de début du participant : si le participant rejoint la leçon V lancer à l'heure de début prévue de la leçon Workday ou avant, l'heure de début du participant est identique à l'heure de début de la leçon Workday. Si le participant rejoint la leçon VIVT après l'heure de Début de la leçon Workday prévue, l'Heure de début du participant correspond à l'heure réelle à laquelle le participant a rejoint la leçon de VIV.
  • Logique de calcul de l'heure de fin du participant : si le participant quitte la leçon VIV à la date du dernier jour d'absence de formateur, l'heure de fin du participant est identique à l'heure d'absence du dernier formateur. Si le participant quitte la leçon V ligne avant la Dernière absence de longue durée du formateur, l'Heure de fin du participant correspond à l'heure réelle à laquelle le participant a quitté la leçon Vif. Si aucun formateur ne rejoint la leçon Tous les niveaux, Workday remplace l'Heure d'absence du dernier formateur par l'heure de fin de la leçon.