Éléments de définition : enregistrement du formulaire I-9 externe

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des enregistrements du formulaire I-9 externe. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Configurations requises en matière de sécurité et processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Vous pouvez importer des données critiques et des pièces jointes à partir de formulaires I-9 créés en dehors de Workday en créant un enregistrement de formulaire I-9 externe. Vous pouvez utiliser ces enregistrements pour consulter les données importantes et faciliter ainsi la réalisation des objectifs de conformité. Les enregistrements de formulaire I-9 externes ont toujours le statut de vérification de l'emploi aux États- Unis
.

Avantages pour l'entreprise

Télécharger des formulaires I-9 et I-9 papier provenant de systèmes existants dans Workday pour une meilleure visibilité des données.

Possibilité de saisir et de télécharger des données de formulaire I-9 externes via des tâches ou des services web.

Cas d'utilisation

Vous avez des formulaires I-9 provenant des sources suivantes et vous devez transférer les données dans Workday :

Du papier.

Systèmes existants.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Est-il préférable d'utiliser des tâches ou des services web pour importer des données de formulaires I-9 créés en dehors de Workday ?	Cela dépend de la quantité de formulaires I-9 que vous avez. Les services web sont plus adaptés à la saisie de données en bloc, alors que les tâches sont plus adaptées à des quantités plus réduites.

Recommandations

Aucun impact.

Actions requises

Vous devez configurer les actions de lancement suivantes dans les règles de sécurité des processus de gestion suivants :

Finaliser l'enregistrement du formulaire I-9 externe
dans le processus de gestion Remplir le formulaire I-9
.

Renseignez la section 3 de l'enregistrement du formulaire I-9 externe
dans le processus de gestion Remplissez la section 3 du formulaire I-9
.

Limites

Vous ne pouvez pas modifier les enregistrements de formulaire I-9 externe, mais vous pouvez corriger les événements suivants :

Remplir le formulaire I-9 - enregistrement externe

Remplir la section 3 du formulaire I-9 - enregistrement externe

Environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaines suivants dans le domaine fonctionnel Onboarding :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Audit : formulaires I-9	Donne accès aux rapports suivants : Piste d'audit du formulaire I-9 Salariés américains avec des documents de formulaire I-9 arrivant à échéance
Worker Data: I-9 Forms	Ce domaine permet d'accéder au rapport Afficher le statut de vérification de l'emploi aux États-Unis .

Processus de gestion

Les processus de gestion suivants dans le domaine fonctionnel Onboarding :

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Finalisez le formulaire I-9 dans le domaine fonctionnel Onboarding.	Sécurise une tâche qui vous permet de saisir manuellement des informations critiques sur la Section 1 et la Section 2 à partir des formulaires I-9 créés en dehors de Workday.
Complétez la section 3 du formulaire I-9 dans le domaine fonctionnel Personal Data.	Sécurise une tâche qui vous permet de saisir manuellement des informations critiques sur la Section 3 à partir de formulaires I-9 créés en dehors de Workday.

Reporting

Les enregistrements de formulaire I-9 externe s'affichent dans des rapports tels que :

Rapport	Éléments à prendre en compte
Piste d'audit du formulaire I-9	Affiche la piste d'audit des processus de gestion du formulaire I-9 pour une ou plusieurs organisations, sites, établissements ou employés. Inclut notamment la date de lancement du processus de gestion, l'initiateur et le statut de chaque processus de gestion.
Salariés américains avec documents de formulaire I-9 arrivant à expiration	Afficher les salariés américains dont les documents Section 2 et Section 3 arrivent à échéance et doivent être renouvelés.
Afficher le statut de vérification de l'éligibilité à l'emploi aux États-Unis	Afficher le statut de vérification de l'emploi des salariés.

Intégrations

Service web	Éléments à prendre en compte
Corriger l'enregistrement du formulaire I-9 externe	Permet de corriger un enregistrement de formulaire I-9 externe. Pour ajouter une pièce jointe à l'aide des services web de correction des informations, vous devez utiliser une synchronisation partielle des données. Pour remplacer ou supprimer des pièces jointes, vous devez utiliser une synchronisation complète des données.
Corriger l'enregistrement de la section I-9 du formulaire externe 3	Permet de corriger un enregistrement de la section 3 du formulaire I-9 externe. Pour ajouter une pièce jointe à l'aide des services web de correction des informations, vous devez utiliser une synchronisation partielle des données. Pour remplacer ou supprimer des pièces jointes, vous devez utiliser une synchronisation complète des données.
Demander un formulaire I-9 externe	Récupère les enregistrements du formulaire I-9 externe.
Demander la section 3 du formulaire I-9 externe	Récupère les enregistrements de la section 3 du formulaire I-9 externe.
Extraire une source de formulaire I-9 externe	Récupère la source des enregistrements du formulaire I-9 externe.
Insérer le formulaire I-9 externe	Crée ou met à jour l'enregistrement du formulaire I-9 externe.
Insérer la section 3 du formulaire I-9 externe	Crée ou met à jour l'enregistrement de la section 3 du formulaire I-9 externe.
Source du formulaire I-9 externe	Crée ou met à jour la source de l'enregistrement du formulaire I-9 externe.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.