Éléments de définition : facturation de projets
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la fonctionnalité de facturation des projets. Elle explique :
- Pourquoi la configurer ?
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Ce que c'est
La fonctionnalité de facturation de projets Project Billing fait partie de la solution Workday Professional Services Automation (PSA). À partir des informations figurant dans les contrats clients et dans Workday Projects, vous pouvez créer un processus de facturation complet pour les projets facturables aux clients.
Avantages pour l'entreprise
La facturation des projets dans Workday vous permet de :
- Facturer les clients.
- Facturer au sein de votre organisation.
- Suivre les revenus du projet.
La facturation de projets vous aide également à assurer la gestion financière du projet. Workday permet d'éviter le rapprochement entre applications et favorise la collaboration entre votre contrôleur de gestion, vos responsables de projet et vos spécialistes de la facturation.
Lorsque la facturation de projets est utilisée conjointement avec les comptes clients et les contrats clients dans Workday, elle vous permet de gérer simultanément le crédit et le recouvrement des créances, de mettre à jour les comptes clients et d'automatiser la facturation.
Cas d'utilisation
Vous pouvez combiner des projets facturables avec les solutions Workday Revenue et Project Billing et constater vos revenus :
- Comme facturés.
- En fonction des jalons finalisés.
- De manière différée.
- En fonction du pourcentage d'avancement.
- Via des cumuls, ce qui vous permet de constater les revenus indépendamment de la facturation.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment gérez-vous les exigences des différents pays en matière de facturation et de taxes ? | Familiarisez-vous avec les exigences de facturation spécifiques de votre pays et de votre région. Les exigences en matière de facturation et de taxes varient d'un pays à l'autre. |
Quels modes de facturation votre unité légale utilise-t-elle ? | Workday Project Billing prend en charge les modes de facturation suivants :
|
Quelles sont vos exigences en matière de tarification de transfert intercompagnies ? | Workday Project Billing prend en charge les options de tarification intercompagnies suivantes :
Créez des règles de taux standard ou personnalisées pour la tarification de transfert à appliquer au contrat intercompagnies. |
Quels sont les taux de facturation utilisés dans Workday Project Billing ? | Workday Project Billing prend en charge les configurations de facturation suivantes :
Structurez votre facturation autour de ces configurations avant de les appliquer à vos projets. |
De quelles règles spécifiques de taux de facturation votre entreprise a-t-elle besoin ? | Workday Project Billing prend en charge les configurations de règle de taux suivantes :
Configurez ces règles de taux de facturation pour les ajouter à la feuille de taux contractuels. |
De quelles modifications de format de facture avez-vous besoin pour la facturation du projet ? | Les modifications apportées aux formats de facture nécessitent des améliorations BIRT (Business Intelligence and Reporting Tools). Si la prise en charge de BIRT n'est pas incluse dans le périmètre, contactez votre Customer Success Manager Workday pour obtenir de l'aide. |
Quelles méthodes de constatation de revenus utilisez-vous ? | Workday Project Billing prend en charge les méthodes de constatation de revenus suivantes :
Planifiez vos méthodes de constatation de revenus à utiliser avec la facturation de projets. |
Les revenus de votre projet suivent-ils les worktags du projet ou les worktags des employés ? | Workday utilise les règles de worktag suivantes :
|
Votre organisation doit-elle intégrer les frais ou les temps de vos intervenants extérieurs dans Workday pour la facturation de projets ? | Contactez votre Customer Success Manager Workday pour obtenir de l'aide. |
Recommandations
Recommandations de Workday :
- Utilisez des hiérarchies de projets et des groupes de projets pour améliorer la budgétisation et le reporting.
- Ayez connaissance des conditions de facturation spécifiques d'un pays ou d'une région.
Conditions
Tenez compte des conditions d'intégration dans et en dehors de Workday.
Restrictions
La facturation de projets prend uniquement en charge les contrats clients pour les types de ligne liés au projet suivants :
- Forfait
- Payé d'avance
- En régie
- Basée sur la valeur
Définition de l'environnement client
Cochez la case
Inclure uniquement la taxe non récupérable dans les transactions facturables
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances
. Cette case à cocher exclut la taxe récupérable des montants facturables relatifs à vos frais et vos factures fournisseurs.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Billing Schedule – Core dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des échéanciers de facturation pour les contrats clients. |
Process: Billing Schedule – View dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Affichez les échéanciers de facturation et les échéances des contrats clients. |
Process: Customer Contract - Core dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Gérer les contrats clients. |
Process: Project Billing - Core dans le domaine fonctionnel Project Billing. | Gérez les transactions de facturation de projets. |
Process: Project Billing - Invoice Proposal dans le domaine fonctionnel Project Billing.
Process: Billing - Invoice Proposal dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Gérez les propositions de facture client. |
Process: Project Billing - Invoicing dans le domaine fonctionnel Project Billing.
Process: Billing - Invoicing dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des factures clients pour des échéances de facturation, des transactions et la facturation consolidée. |
Process: Revenue Schedule - Core dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des calendriers de constatation de revenus pour les contrats clients. |
Process: Revenue Schedule - View dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Affichez les calendriers de constatation de revenus et les échéances de contrats clients. |
Set Up: Customer Contracts - Templates and Types dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des modèles pour les échéanciers de facturation et les calendriers de constatation de revenus. |
Set Up: Customer Milestones dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Gérez les jalons de date pour les clients dans des :
|
Set Up: Milestone Types dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Mettez à jour et affichez les types de jalon. |
Lorsque vous activez les groupes de sécurité, tenez compte des éléments suivants :
Groupes de sécurité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Spécialiste des revenus et spécialiste des contrats clients | Définissez des contrats clients. |
Spécialiste des comptes fournisseurs | Créez des factures fournisseurs pour les coûts associés au projet. |
Responsable de projet | Révisez et approuvez les transactions facturables d'un projet. |
Spécialiste de la facturation | Générez les factures clients. |
Spécialiste des comptes de produits | Gérez la comptabilité et les rapports associés. |
Lorsque vous affectez des rôles de sécurité pour les domaines Project Billing et Customer Contracts, tenez compte des éléments suivants :
Rôles de sécurité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affecter des rôles aux employés au niveau du projet et de la hiérarchie de projets. | Vous pouvez affecter des rôles au niveau du projet ou de la hiérarchie de projets. Les projets au sein de ces hiérarchies héritent des affectations et des mises à jour de sécurité réduites. |
Affecter des rôles aux employés au niveau de l'unité légale et de la hiérarchie d'unités légales. | Vous pouvez affecter des rôles au niveau de l'unité légale ou de la hiérarchie d'unités légales. Les projets au sein de ces hiérarchies héritent des affectations et des mises à jour de sécurité réduites. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de transaction de projet ad hoc | Créez et approuvez des transactions ad hoc sur des projets. |
Événement d'échéancier de facturation
| Créez et approuvez des échéanciers de facturation. |
Événement de feuille de taux contractuels
| Créez et approuvez des feuilles de taux contractuels. |
Événement lié à un avenant au contrat client
| Créez et approuvez des avenants aux contrats clients. |
Événement d'écriture de reclassement actif/passif de contrat client
| Créez et approuvez des écritures pour le reclassement actif/passif d'un contrat client. |
Événement de contrat client
| Créez et approuvez des contrats clients. |
Événement d'échéance de charges à répartir
| Créez et approuvez des échéances de charges à répartir. |
Événement d'ajustement de transaction de projet
| Créez et approuvez des ajustements de transaction de projet. |
Événement d'échéance pour la constatation de revenus
| Créez et approuvez des échéances pour la constatation de revenus. |
Événement de calendrier de constatation de revenus
| Créez et approuvez des calendriers de constatation de revenus. |
Reporting
Vous pouvez utiliser des tâches et rapports standard de projets pour créer votre tableau de bord de facturation de projets.Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Générer des transactions de projet ad hoc
| Récupère toutes les transactions de projet ad hoc. |
Extraire des feuilles de taux contractuels
| Récupère toutes les feuilles de taux contractuels. |
Extraire des feuilles de taux de facturation de projet
| Récupère toutes les feuilles de taux pour la facturation du projet. |
Get Worker Billing Rates
| Récupère tous les taux de facturation des employés. |
Importer le taux de facturation de l'employé
| Ajoute ou met à jour les taux de facturation des employés. |
Insérer une transaction de projet ad hoc
| Ajoute ou met à jour les transactions de projet ad hoc. |
Insérer une feuille de taux contractuels
| Ajoute ou met à jour les feuilles de taux contractuels. |
Insérer une feuille de taux de facturation du projet
| Ajoute ou met à jour les feuilles de taux pour la facturation du projet. |
Relations et interactions
La facturation de projets interagit avec les autres domaines suivants dans Workday :
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.
Fonctionnalité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptes clients | Le projet en régie approuvé pour la facturation découle de la facturation du projet. |
Contrats clients | Les échéanciers de facturation et de charges constatées d'avance ainsi que les feuilles de taux de facturation par projet et à l'utilisation sont transférés vers la facturation de projets. |
Projets | Le projet en régie facturable et les factures fournisseurs facturables sont transférés vers la facturation du projet. |