Éléments de définition : facturation de projets
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la fonctionnalité de facturation de projets. Elle explique :
- Pourquoi le définir.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Impacts en aval et interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
De quoi s'agit-il
La facturation de projets fait partie de la solution Workday Professional Services Automation (PSA). À partir des informations issues des contrats clients et de Workday Projects, vous pouvez créer un processus de facturation complet pour les projets facturables aux clients.
Avantages pour l'entreprise
La facturation de projets dans Workday vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
- Facturer les clients.
- Facturation au sein de votre organisation.
- Suivre les revenus du projet.
La facturation de projets vous aide également à assurer la gestion financière du projet. Workday permet d'éviter le rapprochement entre applications et favorise la collaboration entre votre contrôleur de gestion, vos responsables de projet et vos spécialistes de la facturation.
Lorsque la facturation de projets est utilisée conjointement avec les comptes clients et les contrats clients dans Workday, elle vous permet de gérer simultanément le crédit et le recouvrement des créances, de mettre à jour les comptes clients et d'automatiser la facturation.
Cas d'utilisation
Vous pouvez combiner des projets facturables avec les solutions Workday Revenue et Project Billing et constater vos revenus :
- Comme facturés.
- En fonction des jalons finalisés.
- De manière différée.
- En fonction du pourcentage d'avancement.
- Via des cumuls, ce qui vous permet de constater les revenus indépendamment de la facturation.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment gérez-vous les exigences des différents pays en matière de facturation et de taxes ? | Familiarisez-vous avec les exigences de facturation spécifiques de votre pays et de votre région. Les exigences en matière de facturation et de taxes varient d'un pays à l'autre. |
Quels modes de facturation votre unité légale utilise-t-elle ? | Workday Project Billing prend en charge les modes de facturation suivants :
|
Quelles sont vos exigences en matière de tarification de transfert intercompagnies ? | Workday Project Billing prend en charge les options de tarification intercompagnies suivantes :
Créez des règles de taux standard ou personnalisées pour la tarification de transfert à postuler à contrat intercompagnies. |
Quels sont les taux de facturation utilisés dans Workday Project Billing ? | Workday Project Billing prend en charge les configurations de facturation suivantes :
Structurez votre facturation autour de ces configurations avant de les appliquer à vos projets. |
De quelles règles de taux de facturation spécifiques votre unité légale a -t-elle besoin ? | Workday Project Billing prend en charge les configurations de règle de taux suivantes :
Configurez ces règles de taux de facturation pour les ajouter à la feuille de taux contractuels. |
De quelles modifications du format de facture avez-vous besoin pour la facturation du projet ? | Les modifications des formats de facture nécessitent des améliorations du rapport Business Intelligence and Reporting Tools. Si la prise en charge de BIRT n'est pas incluse dans le périmètre, contactez votre Customer Success Manager Workday pour obtenir de l'aide. |
Quelles méthodes de constatation de revenus utilisez-vous ? | Workday Project Billing prend en charge les méthodes de constatation de revenus suivantes :
Planifiez vos méthodes de constatation de revenus à utiliser avec la facturation de projets. |
Les revenus de votre projet suivent-ils les worktags du projet ou les worktags des employés ? | Workday utilise les règles de worktag suivantes :
|
Votre organisation doit-elle intégrer les frais ou les temps de vos intervenants extérieur dans Workday pour la facturation de projets ? | Contactez votre Customer Success Manager Workday pour obtenir de l'aide. |
Recommandations
Recommandations de Workday :
- Utilisez des hiérarchies de projets et des groupes de projets pour améliorer la budgétisation et le reporting.
- Ayez connaissance des conditions de facturation spécifiques d'un pays ou d'une région.
Critères
Tenez compte des conditions d'intégration dans et en dehors de Workday.
Limites
La facturation de projets prend uniquement en charge les contrats clients pour les types de ligne liés au projet suivants :
- Forfait
- Payé d'avance
- En régie
- Fondé sur la valeur
Définition de l'environnement client
Cochez la case
Inclure uniquement la taxe non récupérable dans les transactions facturables
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances
. Cette case à cocher exclut la taxe récupérable des montants facturables relatifs à vos frais et vos factures fournisseurs.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Billing Schedule - Core dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des échéanciers de facturation pour les contrats clients. |
Process: Billing Schedule - View dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Affichez les échéanciers de facturation et les échéances des contrats clients. |
Process: Customer Contract - Core dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Gérez les contrats clients. |
Processus : proposition de facture - échéance payée d'avance
| Accédez aux options Créer une facturation en cours dans la tâche Créer une proposition de facture client . |
Process: Project Billing - Core dans le domaine fonctionnel Project Billing. | Gérez les transactions de facturation de projets. |
Process: Project Billing - Invoice Proposaldans le domaine fonctionnel Project Billing.
Process: Billing - Invoice Proposal et Process: Invoice Proposal - Prepaid Installment dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.Process: Project Billing - Core dans le domaine fonctionnel Project Billing ou Manage: Billable Projects dans le domaine fonctionnel Projects. | Gérez les propositions de facture client. |
Process: Project Billing - Invoicing dans le domaine fonctionnel Project Billing.
Process: Billing - Invoicing dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créer des factures clients pour des échéances de facturation, des transactions et la facturation consolidée. |
Process: Revenue Schedule - Core dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des calendriers de constatation de revenus pour les contrats clients. |
Process: Revenue Schedule - View dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Affichez les calendriers de constatation de revenus et les échéances de contrats clients. |
Set Up: Customer Contracts - Templates and Types dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des modèles pour les échéanciers de facturation et les calendriers de constatation de revenus. |
Set Up: Customer Milestones dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Gérez les jalons de date pour les clients dans les éléments suivants :
|
Set Up: Milestone Types dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Mettez à jour et affichez les types de jalon. |
Lorsque vous activez les groupes de sécurité, tenez compte des éléments suivants :
Groupes de sécurité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Spécialiste des revenus et spécialiste des contrats clients | Définissez les contrats clients. |
Spécialiste des comptes fournisseurs | Créez des factures fournisseurs pour les coûts associés au projet. |
responsable de projet | Révisez et approuvez les transactions facturables pour un projet. |
Spécialiste de la facturation | Générez les factures clients. |
Spécialiste des comptes de produits | Gérez la comptabilité et les rapports associés. |
Lorsque vous affectez des rôles de sécurité pour les domaines Project Billing et Customer Contracts, tenez compte des éléments suivants :
Rôles de sécurité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affecter des rôles aux employés au niveau du projet et de la hiérarchie de projets. | Vous pouvez affecter des rôles au niveau du projet ou de la hiérarchie de projets. Les projets au sein de ces hiérarchies héritent des affectations et des mises à jour de sécurité réduites. |
Affecter des rôles aux employés au niveau de l' unité légale et de la hiérarchie unité légale . | Vous pouvez affecter des rôles au niveau de l' unité légale ou de la hiérarchie unité légale . Les projets au sein de ces hiérarchies héritent des affectations et des mises à jour de sécurité réduites. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de transaction de projet ad hoc | Créez et approuvez des transactions ad hoc sur des projets. |
Événement d'échéancier de facturation
| Créez et approuvez des échéanciers de facturation. |
Événement de feuille de taux contractuels
| Créez et approuvez des feuilles de taux contractuels. |
Événement lié à un avenant au contrat client
| Créez et approuvez des avenants aux contrats clients. |
Événement d'écriture de reclassement actif/passif d'un contrat client
| Créez et approuvez des écritures pour les reclassements actif/passif des contrats clients. |
Événement lié à un contrat client
| Créez et approuvez des contrats clients. |
Événement de proposition de facture client
| Créez, révisez et approuvez des propositions de facture client. |
Événement d'échéance de charges à répartir
| Créez et approuvez les échéances de charges à répartir. |
Événement d'ajustement de transaction de projet
| Créez et approuvez des ajustements de transaction de projet. |
Événement d'échéance pour la constatation de revenus
| Créez et approuvez des échéances pour la constatation de revenus. |
Événement de calendrier de constatation de revenus
| Créez et approuvez des calendriers de constatation de revenus. |
Nom affiché dans les rapports
Vous pouvez utiliser des tâches et rapports standard de projets pour créer votre tableau de bord de facturation de projets.Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Extraire des transactions de projet ad hoc
| Récupère toutes les transactions de projet ad hoc. |
Récupérer des feuilles de taux contractuels
| Récupère toutes les feuilles de taux contractuels. |
Récupérer des feuilles de taux de facturation de projet
| Récupère toutes les feuilles de taux pour la facturation du projet. |
Obtenir les taux de facturation des employés
| Récupère tous les taux de facturation des employés. |
Importer le taux de facturation de l'employé
| Ajoute ou met à jour les taux de facturation des employés. |
Insérer une transaction de projet ad hoc
| Ajoute ou met à jour les transactions de projet ad hoc. |
Insérer une feuille de taux contractuels
| Ajoute ou met à jour les feuilles de taux contractuels. |
Insérer une feuille de taux de facturation de projet
| Ajoute ou met à jour des feuilles de taux pour la facturation de projets. |
Relations et interactions
La facturation de projets interagit avec les autres domaines suivants dans Workday :
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.
Fonction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptes clients | Le projet en régie approuvé pour la facturation découle de la facturation du projet. |
Contrats clients | Les échéanciers de facturation et de charges constatées d'avance ainsi que les feuilles de taux de facturation à l'utilisation et par projet sont transférés vers la facturation de projets. |
Projets | Le projet en régie facturable et les factures fournisseurs facturables sont transférés vers la facturation de projets. |