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Documentation
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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Concept : Accruals AP et Helpdesk AP

Concept : Accruals AP et Helpdesk AP

Auditia.ai SmartBots for Workday fournit les fonctionnalités de comptes fournisseurs suivantes pour vous aider à gérer les tâches de votre processus de l'achat jusqu'au paiement :
  • Provisions AP
  • AP Helpdesk
Vous pouvez intégrer uniquement les plateformes de messagerie Gmail et Microsoft Outlook avec l'offre de produit Auditia.AI SmartBots for Workday, et :
  • Les abonnements à ces plateformes de messagerie ne sont pas inclus dans l'offre de produit.
  • Les intégrations entre ces plateformes de messagerie et l'offre de produit ne sont pas incluses dans le service.
Pour utiliser ces fonctionnalités, vous devez vous abonner à Innovation Services si vous avez un contrat d'abonnement de type MSA (voir ci-dessous). Si vous ne vous êtes pas abonner à Innovation Services, contactez votre responsable de compte pour demander l'avenant Innovation Services. Pour plus d'informations, voir Workday Innovation Services sur Workday Community.
Des étapes supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires pour activer cette fonctionnalité en fonction du contrat d'abonnement de votre organisation. Votre organisation figure soit sur le accord principal de services (MSA), soit sur l'accord de service principal universel (UMSA). Pour déterminer le contrat d'abonnement de votre organisation :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community .
  2. Sélectionnez
    Profil
     .
  3. Sur votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et en regard de la désignation de l'emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    Accord d'abonnement
     .
Si la valeur est :
  • UMSA
     , la fonctionnalité est automatiquement disponible. Vous pouvez ignorer l' étape
    Activer la fonctionnalité Innovation Services et les contributions de données d'IA pour les clients MSA
     . Pour plus d'informations sur les contributions de données de Machine Learning, voir Concept : Workday AI for Universal Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , vous devez activer cette fonctionnalité via Innovation Services en utilisant l' étape
    Activer la fonctionnalité Innovation Services et les contributions de données d'IA pour les clients MSA
     .
Remarque : les clients UMSA n'ont pas de tâches et de rapports Innovation Services dans leurs environnements clients, car ils s'adressent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toutes les informations concernant Innovation Services.
Pour plus d'informations sur les mises à jour, les correctifs et les problèmes connus, voir

Provisions AP

AP Accruals utilise SmartBots pour envoyer par e-mail aux parties prenantes et aux fournisseurs internes des estimations de cumul et accède aux données des documents commerciaux suivants dans Workday Financial Management :
  • Bons de commande.
  • Factures fournisseurs.
  • Fournisseurs
Dans le tableau de bord Provisions FNP, vous pouvez afficher :
  • Les fils d'e-mail lorsque les fournisseurs répondent à des demandes d'estimation de cumuls.
  • Statuts des écritures et demandes de calcul du cumul.
Les SmartBots utilisent les données des réponses des fournisseurs pour générer des brouillons d'écritures, que vous pouvez modifier avant de les imputer dans Workday.
Vous pouvez affecter des fournisseurs à des groupes de cumul, puis affecter des responsables qui peuvent réviser et approuver les cumuls de chaque groupe. Vous pouvez également explorer les groupes de cumul pour afficher le détail des éléments suivants :
  • Lignes d'écriture.
  • Données du bon de commande.
  • Enregistrer des données.
  • Synthèses du fournisseur.

AP Helpdesk

AP Helpdesk se connecte à Workday Financial Management, ce qui vous permet d'accéder aux données Workday à partir du :
  • Factures
  • Paiements
  • Bons de commande
  • Fournisseurs
Les SmartBots utilisent ces données pour effectuer des tâches et traiter les demandes internes et des fournisseurs par :
  • Automatisant et transmettant les requêtes aux membres de l'équipe.
  • Classer les e-mails par intention et type d'expéditeur.
  • Marquer les doublons potentiels de soumission de factures.
  • Vérification des contacts autorisés et envoi des réponses.
Vous pouvez également utiliser le tableau de bord du support pour :
  • Accédez à une boîte aux lettres partagée pour afficher tous les e-mails.
  • Affichez les indicateurs de l'activité d'une boîte aux lettres, notamment le volume d'e-mails, les intentions détectées par Smartbot et les actions Smartbot.
Nous affectons des niveaux de priorité aux tâches des tableaux de bord et les classons dans l'un des onglets suivants :
Option
Description
Tâches Smartbot
Affiche les tâches résolues par SmartBots. Vous pouvez explorer chaque tâche pour afficher :
  • Libellés d'e-mail appliqués.
  • Fournisseurs associés.
  • Pièces jointes, synthèses et fils d'e-mail.
  • Réponses envoyées par SmartBots, qui sont basées sur des modèles personnalisés.
Tâches de l'utilisateur
Affiche les tâches que SmartBots transmettent aux membres de l'équipe, qui peuvent s'affecter eux-mêmes ou d'autres personnes pour résoudre manuellement les tâches.
Réviser les tâches
Permet aux membres de l'équipe de réviser, modifier et approuver les réponses de Smartbot.
Vous pouvez également :
  • Ajustez les valeurs extraites et les valeurs détectées par Smartbot avant de les traiter à nouveau.
  • Inscrivez directement des fournisseurs pour le suivi des e-mails.

Accueil et intégration

Pour finaliser le processus d'accueil et d'intégration, et quel que soit votre accord de services, envoyez une notification d'arrêt via votre Customer Success Manager (CSM) ou votre canal de support.
Si vous avez activé la fonctionnalité via Innovation Services, vous devez également désactiver le service via Innovation Services Enablement. Si vous désactivez l'option, la fonctionnalité peut rester disponible pour les utilisateurs finaux jusqu'à ce que Workday valide votre demande de désactivation.