Créer des modèles de factures
Les modèles de factures vous permettent de préremplir certains des champs récurrents et de déterminer les champs visibles sur les factures, ce qui vous permet de contrôler et de personnaliser les fichiers PDF de vos propres factures. Vous pouvez activer ou désactiver différentes sections à l’aide de l’option située dans la partie supérieure de l’en-tête pour les sections facultatives. Exemple : vous pouvez désactiver la section
Versement
si vous ne voulez pas que cette section s’affiche sur vos factures. Tous les changements apportés sont reflétés dans l’aperçu de la facture à droite de la page.- Dans l'en-tête, sélectionnez .
- Sélectionnez l'ongletModèleset cliquez surAjouter modèle.
- Pour la sectionMise en forme, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Disposition verticale/Disposition horizontaleIndiquez si vous souhaitez que la facture s’affiche verticalement ou horizontalement.Nº de factureIndiquez si vous souhaitez que le numéro de facture s’affiche dans l’en-tête.Logo de Workday pour la venteIndiquez si vous souhaitez que le logo Workday Vndly s’affiche dans l’en-tête.Numéros de pageConfigurez l’affichage ou non des numéros de page dans le pied de page. Vous pouvez également configurer l’alignement : à gauche, au centre, à droite.Date de créationConfigurez si la date de création s’affiche dans le pied de page. Vous pouvez également configurer l’alignement : à gauche, au centre, à droite. - Tenez compte des éléments suivants pour la sectionTitres de modèles:
Option Description Nom du modèleDésigne le modèle.Titre du rapportLe texte statique qui s’affiche sur la facture. - Tenez compte des éléments suivants pour la sectionModalités de paiement:
Option Description Type d’entréeIndiquez si vous préférez entrer les modalités de paiement manuellement ou les faire lire à partir du profil du fournisseur.Options d’affichageIndiquez si vous voulez que les modalités de paiement et la date d’échéance soient affichées sur la facture.Modalités de paiement (en jours)Nombre de jours après la finalisation de la facture pendant lesquels l'entité de facturation peut effectuer un paiement en fonction de l'entité de versement sans indemnité. Le numéro est généralement contractuel et n’est disponible que si vous avez sélectionné le type d’entrée Manuel. - Tenez compte des éléments suivants en remplissant la sectionFacturation:
Option Description FacturationL’entité responsable du paiement du montant de la facture.Logo de facturationPermet de téléverser un fichier du logo pour l’entité responsable du paiement du montant de la facture. - Tenez compte des éléments suivants pour la sectionVersement:
Option Description Type d’entréeIndiquez si vous préférez entrer les détails du versement manuellement ou lire les détails du versement à partir du profil du fournisseur. Si vous sélectionnezLecture à partir du profil du fournisseur, vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez inclure. Si vous sélectionnez cetteoption pour utiliser l'adresse de versementdu profil du fournisseur, le système s'appliquera uniquement aux factures contenant un seul fournisseur. Les factures de fournisseurs mixtes ne bénéficient pas de cette option.VersementL'entité à laquelle le paiement doit être envoyé.Logo aux fins de versementPermet de téléverser un fichier du logo de l’entité où le paiement doit être envoyé. - Tenez compte des éléments suivants tout en remplissant la sectionTaxes - En-tête:
Option Description Afficher le montant des taxes dans l'en-têteSélectionnez cette option pour afficher le montant des taxes dans l’en-tête de la facture.Afficher le numéro d'identification fiscaleSélectionnez cette option pour afficher le numéro d’identification fiscale dans l’en-tête de la facture. Si cette option est sélectionnée, vous devez sélectionner le type d'entrée. Si vous sélectionnezManuel, vous devez entrer le numéro d'identification fiscale. Si vous sélectionnezLecture à partir du profil du fournisseur, le numéro d’inscription fiscale est automatiquement extrait du profil du fournisseur. - Tenez compte de cet élément pour la sectionChamps personnalisés:
Option Description Champs personnalisésSeuls les champs personnalisés configurés pour être affichés sur les factures peuvent être sélectionnés. Chaque modèle peut afficher différentes configurations de champs personnalisés au besoin pour cette facture. Pour l’afficher dans le modèle, configurez le champ personnalisé au niveauUnité d’exploitation : Tousdans les paramètres du champ personnalisé. - Tenez compte de ce qui suit en remplissant la sectionMessages:
Option Description Message sur la facturePermet d’entrer un message qui s’affiche sur la facture. - Cliquez surModifierà droite de la sectionDétails de la facturede l’aperçu du modèle.
- Tenez compte des éléments suivants pour la sectionDétails de la facture:
Option Description RapportSélectionnez le rapport approprié, qui détermine les champs pouvant être sélectionnés. Cochez ensuite la case pour chaque champ que vous voulez dans le rapport. Vous pouvez modifier le nom et l’ordre des champs, si nécessaire.Créer une colonneVous devrez entrer le nom du groupe, puis sélectionner les champs que vous souhaitez inclure dans le groupe. Cliquez surAjouter à la liste. - Tenez compte de ce qui suit lorsque vous remplissez la sectionSous-totaux:
Option Description Total partielLes champs sélectionnés dans la sectionDétails de la facturequi peuvent faire l'objet d'un total partiel sont affichés ici. Cochez la case de chaque champ pour lequel vous souhaitez inclure des totaux partiels sur la facture. - Tenez compte de ce qui suit en remplissant la sectionRegroupement de détails de la facture:
Option Description Regroupement des détails de la facturePermet de regrouper les champs contenant les valeurs sélectionnées. Cochez la case d'un ou de plusieurs champs en fonction desquels vous souhaitez organiser les colonnes. - Tenez compte des éléments suivants pour la sectionMise en forme du tableau:
Option Description Bandes de rangée de la tableAjoute des rangées grises secondaires à vos tables de factures pour en faciliter l’affichage.Bordures de cellules de tableauAjoute des bordures à chaque cellule des tables de factures pour faciliter la consultation. - Cliquez surModifierà droite de la sectionTotauxde l’aperçu du modèle.
- Tenez compte de ce qui suit en remplissant la sectionTaxes - Pied de page:
Option Description Afficher le tauxInclut le pourcentage du taux de taxe/impôt sur le pied de page de la facture.Afficher le montant des taxes dans le pied de pageLorsque cette option est sélectionnée, le montant total des taxes est affiché dans le pied de page de la facture. SélectionnezTaxes combinéespour afficher le total combiné des taxes/impôts, ouTaxes fractionnéespour afficher une rangée pour chaque type de taxe/impôt sur la facture. - Tenez compte de ce qui suit tout en remplissant la sectionTotaux:
Option Description Afficher les totaux du clientSélectionnez cette option pour afficher les totaux du client sur la facture.Afficher les totaux du fournisseurSélectionnez cette option pour afficher les totaux du fournisseur sur la facture. Lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez également choisir d'afficher les totaux partiels de clientsoud'afficher les escomptes.Afficher le code de devise dans les totauxSélectionnez cette option pour afficher les totaux avec le code de monnaie nationale. Si vous sélectionnez également l'optionAfficher les totaux en devise de base, les totaux s'affichent avec le code de devise de base.Afficher les totaux en devise de baseSélectionnez cette option pour convertir les totaux dans le montant en devise de base. - Cochez la caseUtiliser comme modèle par défautsi vous souhaitez faire de ce modèle le modèle de facture par défaut.
- Cliquez surEnregistrerdans le coin supérieur droit de la page.