Éléments à prendre en compte pour la définition : paiements d’étudiants

Administrator Guide

Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des paiements d’étudiants. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les paiements d’étudiants représentent l’argent que les étudiants paient directement pour leurs frais étudiants. Les types de paiements suivants peuvent également satisfaire aux frais étudiants :

Attributions d’aide financière le

Contrats d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants le

Exonérations de frais étudiants le

Avantages pour l’entreprise

Les paiements d’étudiants permettent aux étudiants de payer les frais portés à leur compte. Vous pouvez :

Définissez les formulaires de paiement que vous acceptez.

Priorisez les paiements pour application de.

Précisez à quels frais les paiements postuler .

Cas d’utilisation

Définissez les paiements d'étudiants à postuler à certains frais étudiants avant d'autres, en fonction de la priorité des paiements. Exemple : vous pouvez d’abord postuler les paiements aux frais de scolarité, puis au logement ou aux livres.

Activez les options en ligne pratiques pour permettre aux étudiants de payer les soldes de leurs comptes d’étudiants.

Assurer l’intégration avec des fournisseurs tiers pour permettre aux étudiants et à leurs subordonnés d’effectuer des paiements par vignette de crédit.

S’appliquez aux frais étudiants en dehors des plateformes d’attributions et informez le bureau aide financière afin qu’il puisse les inclure dans les ensembles aide financière pour les étudiants.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quelles options de paiement souhaitez-vous offre aux étudiants?	Vous pouvez permettre aux étudiants de sélectionner parmi : Formulaires de paiement, comme Trésorerie , Chèque ou Carte de crédit . Catégories de , comme Paiement général ou Frais de scolarité .
Comment voulez-vous que les étudiants paient les frais?	Vous pouvez permettre aux étudiants : Effectuer des paiements pour des frais individuels, comme le logement, les frais de scolarité ou les frais de scolarité. Payer des frais précis séparément des autres frais.
Prévoyez-vous d’activer les paiements par vignette de crédit pour les frais étudiants?	Vous pouvez activer les paiements par vignette de crédit à l’aide d’un fournisseur tiers.
Quelles sont vos priorités en matière de paiement et de frais?	Dans Workday, les groupes de priorité contrôlent à la fois la priorité des différents paiements d’étudiants et leurs frais. Workday recommande de créer des groupes de priorité supplémentaires pour plusieurs éléments de paiement qui postuler qu’à des frais précis, plutôt qu’un groupe de priorité pour plusieurs éléments de paiement. Workday Student utilise également des groupes de priorité pour : Éléments d’attribution Contrats d’organismes subventionnaires Éléments de renonciation
Votre institution utilise-t-elle la mise en équilibre par worktag?	Vous pouvez configurer la mise en équilibre par worktag pour votre locataire. La mise en équilibre par worktag affecte le worktag de mise en équilibre requis au côté de contrepartie des écritures pour toutes les transactions financières qui utilisent des règles de mise en équilibre. La plupart des établissements utilisent Fonds comme worktag de mise en équilibre principal. Si votre locataire utilise la mise en équilibre par worktag, vous devez : Configurez la mise en équilibre par worktag avant de créer des transactions dans Workday Gestion financière étudiante. Définissez un worktag de mise en équilibre par défaut pour les paiements d’étudiants excédentaires, car les paiements d’étudiants excédentaires hériter pas des worktags de mise en équilibre des transactions associées. Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez plus la désactiver.

Recommandations

Reporter les paiements d’étudiants excédentaires dans un compte de grand livre distinct pour les paiements d’étudiants porté au crédit du compte . Ce compte distinct vous permet de suivre les trop-perçus et de lancer les remboursements aux étudiants.

Traitez vos paiements d’études privées à l’aide de la tâche

Enregistrer un paiement d’études privée pour un étudiant

. Ces transactions sont acheminées vers l’aide financière, qui s’ajoutent automatiquement au total de l’aide financière pour l’étudiant.

Exigences

Associez toutes les entités universitaires à une société. Cette association vous permet d’inscrire les paiements d’étudiants dans les écritures comptables opérationnelles et d’exécuter des rapports sur les paiements.

Limites

Étudiant Workday :

Nécessite un fournisseur tiers pour les paiements par vignette de crédit et la gestion de trésorerie.

Ne prend pas en charge les paiements de fournisseurs de tierce partie au moyen d’appareils mobiles.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Gestion financière étudiante :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Manage: Student Payment - Cancel Manage: Student Payment Adjustment Processing Manage: Student Payment Processing	Les utilisateurs peuvent afficher, traiter, ajuster et annuler des paiements d’étudiants.
Process: Student Payment/Settlement	Les utilisateurs peuvent afficher et effectuer le règlement de paiements d’étudiants.
Reports: All Student Payment Types Reports: Student Payments	Les utilisateurs peuvent générer des rapports sur les paiements d’étudiants.
Manage: Student Deposits Manage: Student Deposit - Cancel Reports: Student Deposits	Les utilisateurs peuvent déposer des paiements d’étudiants, ainsi qu’annuler ces dépôts et produire des rapports sur ceux-ci.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de paiement d’un étudiant	Configurez ce processus de gestion pour enregistrer les paiements d’étudiants dans Workday.
Événement lié à un dépôt d'étudiant	Configurez ce domaine pour déposer les paiements d’étudiants dans Workday.

Production de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rechercher des dépôts de paiements d'étudiants	Les utilisateurs peuvent afficher l’information sur le dépôt, notamment : Compte bancaire Date de paiement Référence Statut Montant total
Rechercher des éléments de paiement d'étudiants	Les utilisateurs peuvent rechercher des éléments de paiement d’étudiant en fonction du nom et du type de réception .
Rechercher des paiements d'étudiants	Les utilisateurs peuvent afficher les paiements inscrits sur les comptes d’étudiants et les attributs du paiement, notamment : Montant Date Le type de paiement Student
Paiements non imputés pour les types de transactions de paiement d'étudiants	Utilisez ce rapport pour afficher les montants des paiements non imputés et déterminer les paiements entièrement imputés par type de transaction, notamment : Notes de crédit Paiements des décaissements Paiements d’étudiants Exonérations de frais étudiants

Intégrations

Services Web	Éléments à prendre en compte
Get Student Payments	Les utilisateurs peuvent récupérer certains paiements d’étudiants ou tous les paiements d’étudiants.
Import Student Application Fee Payments	Les utilisateurs peuvent charger un grand nombre de paiements de frais de application pour les étudiants en même temps.
Import Student Payments	Les utilisateurs peuvent charger un grand nombre de paiements d’étudiants à la fois.
Put Student Payment Item	Les utilisateurs peuvent créer un nouvel élément de paiement d'étudiant ou mettre à jour un élément de paiement d'étudiant existant.
Soumettre un paiement d'étudiant	Les utilisateurs peuvent enregistrer un nouveau paiement d'étudiant pour les frais.

Connexions et interactions

Les paiements d’étudiants interagissent avec les composantes de Workday Financial Management :

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Sociétés	Workday inscrit la comptabilisation des paiements d’étudiants à la société de l’ entité universitaire pour l’élément de paiement.
La structure de comptabilité générale	Workday utilise la structure comptable d’une société dans les écritures opérationnelles afin d’inscrire les paiements d’étudiants au bon compte.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.