Concept : ajuster et annuler des frais étudiants

Ajustements de frais automatisés

Lorsque Workday affecte des éléments de frais aux étudiants, il :

Compare les nouveaux frais aux frais déjà inscrits au compte d’étudiant.

Inscrit toute différence ( positive ou négative) comme ajustement dans la période actuelle.

Le montant initial des frais avec la date d'échéance initiale reste dans les transactions au compte. L'ajustement peut avoir une date d'échéance différente, soit .

Workday utilise vos règles d’inscription comptable et vos dimensions de règle d'inscription pour :

Générez la comptabilité.

Associez les worktags appropriés.

Inscrire les écritures dans les comptes de grand livre appropriés.

Ajustements de frais manuels

Vous pouvez ajuster manuellement les montants des frais et les dates d’échéance inscrits sur le compte d’un étudiant avec la tâche

Créer un ajustement de frais étudiants

(rattachée au domaine Student: Manage Charge Processing
aux fins de sécurité), à laquelle vous accédez en sélectionnant

Frais étudiants

Ajuster

dans le menu des actions connexes des frais.

Lorsque vous soumettez le changement, Workday:

Recalcule les soldes des comptes d’étudiants.

Réapplique les règles de priorité des paiements.

Génère des écritures comptables.

Frais de verrouillage

Vous pouvez verrouiller ou déverrouiller les frais lors de leur ajustement manuel. Lorsque vous verrouillez des frais, Workday ne peut pas les ajuster, même si des activités étudiantes ayant une incidence sur les frais étudiants se produisent.

Exemple : lorsque vous affectez les frais manuellement, Workday verrouille les frais. Vous devez déverrouiller les frais pour que Workday les ajuste automatiquement lorsque l'étudiant change son programme d'études.

Annulation de frais étudiants

Vous pouvez annuler les frais enregistrés dans erreur. L'annulation d'uns frais annule également tous les ajustements qui y sont associés. Les frais annulés ne s’affichent pas dans les comptes d’étudiants ou les relevés d’étudiants, et Workday ne les inclut pas dans les montants dus.

Vous ne pouvez pas annuler les frais qui sont :

Dans un régime de paiements ou un accord de recouvrement.

Non approuvé.

Rembourser les frais de récupération.

Radiées.

Lorsque vous regroupez des écritures au lieu de créer des écritures de contrepassation pour le frais initial et chacun de ses ajustements, Workday:

Inscrit une écriture d'ajustement unique .

Utilise le type de transaction Annuler des frais pour porter le montant total des frais et des ajustements précédents à zéro USD.

Place le nouvel ajustement à la suite d’une annulation dans son propre groupe de transactions frais étudiants .

Si vous annulez des frais qui ont déjà un solde de 0 USD, Workday ne crée pas de nouvelle écriture.

Pour annuler des frais, accédez à la tâche

Annuler des frais étudiants

(rattachée au domaine Manage: Student Charges - Cancel
) en sélectionnant

Frais étudiants

Annuler

à partir du menu d’actions connexes de la frais étudiants.

Annulation et réévaluation de tous les frais étudiants dans une période universitaire

Lorsque vous antidatez une inscription ou qu’un étudiant change son programme d'études ou son statut de résidence, Workday:

Annule et réévalue tous les frais pour la période universitaire.

N’ajuste pas les frais existants.

Ces changements doivent avoir lieu au plus tard à la date de début standard de la période universitaire, soit le .

Vous pouvez annuler et réévaluer manuellement tous les frais des enregistrements de période financière étudiante à l’aide de la tâche

Annuler et réévaluer les frais étudiants

(rattachée au domaine
Manage: Student Charges - Cancel
).

Vous pouvez annuler tous les frais en cochant la case Annuler

les frais seulement

dans la tâche

Annuler et réévaluer les frais étudiants

(rattachée au domaine
Manage: Student Charges - Cancel
).