Éléments à prendre en compte pour la définition : comptabilité et worktags pour la gestion financière étudiante

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la comptabilité et des worktags pour la gestion financière étudiante. Elle explique :

Pourquoi les définir.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Répercussions en aval et interactions multiproduits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Workday Student Financials enregistre les transactions financières de votre établissement, ce qui documente le flux des fonds dans divers comptes de grand livre. Vous pouvez regrouper les transactions de frais étudiants pour consolider les écritures opérationnelles.

La définition de la comptabilité de gestion financière étudiante inclut les composantes principales suivantes :

Les comptes de grand livre stockent les écritures opérationnelles connexes.

Les règles d’inscription comptable dirigent les écritures opérationnelles vers des comptes de grand livre précisés.

Les worktags sont des mots clés que vous pouvez affecter aux transactions financières aux fins de production de rapports. Ces mots clés s’affichent ensuite dans vos écritures opérationnelles.

Exemple : dans de nombreux établissements, le bureau des finances définit la structure comptable et les worktags pour les finances de l’établissement. Le bureau du brossar travaille avec le bureau des finances pour configurer les worktags, les catégories de produits et les catégories de dépenses qui conviennent aux transactions des étudiants. Cette rubrique fournit des conseils sur l’utilisation des configurations comptables existantes pour tenir compte des transactions de gestion financière étudiante.

Avantages pour l’entreprise

La comptabilité vous donne une visibilité sur les finances de votre établissement, ce qui vous permet de :

Fournir des états financiers à vos parties prenantes.

Utilisez les données pour prendre des décisions financières pour votre établissement.

Agrégez efficacement les données comptables pour améliorer la performance tout en maintenant l’exactitude de vos enregistrements financiers.

Plutôt que de configurer et de mettre à jour des comptes de grand livre supplémentaires, vous pouvez utiliser des worktags pour la production de rapports tout en utilisant le même compte de grand livre.

Définissez des structures comptables et des worktags pour gérer Workday Student Financials.

Cas d'utilisation

Les worktags permettent :

Un doyen pour tenir compte des produits au moment de décider si un programme d’études doit se poursuivre.

Le bureau de gestion financière pour analyser les dépenses de chaque entité universitaire et les budgets prévisionnels pour l’année universitaire à venir.

Le bureau d’aide financière pour évaluer le nombre de bourses institutionnelles et de dérogations que chaque département distribue à ses étudiants.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Où voulez-vous inscrire les transactions des étudiants?	Pour publier des transactions d'étudiants dans une entreprise, associez la entreprise à une entité universitaire . Si vous souhaitez publier : Toutes les transactions d'étudiants à la même entreprise, vous pouvez associer la entreprise à l'entité universitaire (EU). Tous les enregistrements d'organisation subordonnés héritent automatiquement de la entreprise. Les transactions de certains établissements à une autre entreprise, vous devez affecter cette entreprise directement à l'entité universitaire. Exemple : vous pouvez générer des états financiers pour une faculté de médecine en affectant l’entité universitaire à une entreprise distincte (). Les transactions vers des sociétés qui ne sont pas associées à un établissement, affectez cette entreprise à l’établissement. Exemple : votre établissement est affilié à un hôpital représenté par une entreprise dans Workday, mais non associé à une entité universitaire. Vous pouvez également remplacer : Les sociétés de produits pour les éléments de frais étudiants. Les sociétés de dépenses pour les articles d’attribution aux étudiants et les articles d’exonération de frais étudiants.
Quels comptes de grand livre voulez-vous voir dans les états financiers?	Consultez votre bureau des finances pour déterminer les comptes de grand livre à utiliser pour les transactions d’étudiants. La plupart des établissements utilisent des comptes de grand livre distincts pour leurs transactions financières aux étudiants et leurs transactions financières globales pour l’établissement. Exemple : stockez les transactions d’étudiants dans le compte Comptes d’étudiants plutôt que dans le compte général Comptes clients .
De quels worktags avez-vous besoin pour les transactions d’étudiants?	Passez en revue avec votre bureau des finances pour déterminer les worktags appropriés pour les transactions d’étudiants. Tenez compte de ce qui suit : Les enseignements que vous souhaitez afficher. Les worktags à utiliser à la place de comptes de grand livre granulaires. Si vous avez besoin de worktags ou non. Exemple : vous souhaitez générer un rapport sur les frais de scolarité par période universitaire. Votre établissement a un compte de grand livre unique pour les frais de scolarité au lieu de comptes de grand livre distincts pour chaque type de période universitaire. Ajoutez un worktag Période universitaire aux éléments de frais de scolarité. Lorsque vous générez un rapport sur les frais de scolarité, vous pouvez explorer les totaux du compte de grand livre Frais de scolarité pour afficher les données par période universitaire.
Où devez-vous définir des valeurs de worktags par défaut?	Workday charge les valeurs de worktag par défaut pour les transactions d’étudiants. Vous pouvez changer les valeurs des transactions ad hoc que vous traitez manuellement, mais pas celles des transactions que Workday traite automatiquement. Lorsque votre locataire utilise la mise en équilibre par worktag, Workday vous recommande de : Définissez une valeur par défaut pour le worktag de mise en équilibre pour les frais étudiants, les exonérations de frais étudiants, les attributions aux étudiants et les contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants. Envisagez de rendre le worktag de mise en équilibre obligatoire pour les transactions d’étudiants.

Recommandations

Collaborez avec :

Votre bureau de gestion financière pour comprendre ses attentes en matière de transactions de gestion financière étudiante. Ils peuvent vous conseiller sur les worktags et les catégories de dépenses qui permettent aux règles d’inscription comptable d’acheminer les transactions d’étudiants vers les bons comptes de grand livre. Lorsque vous avez intégré un ancien système de gestion financière pour étudiants à Workday Financial Management, vous pourriez avoir des configurations dans Workday Financial Management destinées à prendre en charge le système existant. Ces configurations ne sont peut-être pas nécessaires et peuvent même nuire à Workday Student Financials. Consultez votre bureau des finances pour déterminer les configurations dont vous n’avez plus besoin et que vous devez retirer. Exemple : vous avez utilisé la règle d’inscription comptable Produits
pour acheminer les transactions d’étudiants. Vous pouvez désormais utiliser plutôt la règle d’inscription comptable propre aux produits étudiants
.

Votre bureau d’aide financière pour configurer les worktags et les catégories de dépenses pour les articles d’attribution aux étudiants.

Exigences

Workday exige que les sociétés soient associées à toutes les entités universitaires pour le traitement des transactions financières des étudiants.

Limitations

Ce que Workday ne fait pas :

Date d’effet de vos configurations de worktags.

Vous empêche de changer les worktags d’un article une fois que des transactions associées existent. Lorsque vous changez un worktag sur un article et ajustez une transaction associée, Workday applique des worktags comptables différents pour l’ajustement et la transaction initiale.

Workday vous recommande ce qui suit :

Assurez-vous que vos configurations de worktags sont correctes avant de traiter les transactions.

Ne changez pas les configurations de worktags une fois que des transactions existent.

Configuration du locataire

Options de configuration du locataire	Éléments à prendre en compte
Mise en équilibre par worktag	Vous pouvez configurer la mise en équilibre par worktag pour votre locataire. La mise en équilibre par worktag affecte le worktag de mise en équilibre obligatoire au côté de contrepartie des écritures pour toutes les transactions financières qui utilisent des règles de mise en équilibre. La plupart des établissements utilisent le fonds comme worktag de mise en équilibre principal. Lorsque votre locataire utilise la mise en équilibre par worktag, vous devez : Configurez la mise en équilibre par worktag avant de créer des transactions dans Workday Student Financials. Définissez un worktag de mise en équilibre par défaut pour les paiements excédentaires d’étudiants, car ces paiements n’héritent pas des worktags de mise en équilibre des transactions associées. Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez plus la désactiver.
Groupes d'activité pour clôture de période	Regroupez les transactions d’étudiants afin de pouvoir les clôturer sans clôturer une période entière de grand livre. Voir Concept : groupes d’activité pour clôture de grand livre .
Regrouper les lignes d'écriture des transactions d'étudiants	Cochez cette case dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Étudiant pour regrouper les transactions de frais étudiants afin de consolider les écritures opérationnelles. Cela regroupe les lignes d’écriture des créances étudiantes individuelles créées par la même exécution de emploi dans une seule écriture, ainsi que les lignes d’écriture intersociétés et interworktags connexes. Une fois que vous avez activé cette fonctionnalité, vous pouvez la désactiver plus tard, mais elle n’annulera ni ne contrepassera les écritures des frais que Workday a déjà regroupées. Vous devrez peut-être créer certaines écritures manuellement.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Academic Structure dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. Set Up: Academic Units dans le domaine fonctionnel Academic Faculty.	Permet d’associer des sociétés à des entités universitaires.
Set Up: Enable Worktags dans les domaines fonctionnels suivants : Common Financial Management Worktags	Permet de configurer les worktags et les worktags connexes disponibles pour les éléments de transaction des étudiants.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing dans le domaine fonctionnel Student Financials. Set Up: Student Award Items dans le domaine fonctionnel Financial Aid. Set Up: Student Charges dans le domaine fonctionnel Student Financials. Set Up: Student Waivers dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Permet de configurer les catégories de produits, les catégories de dépenses, les worktags et les worktags connexes pour les transactions des étudiants.

Processus de gestion

Aucune incidence.

Lien de subordination

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Mettre à jour l'utilisation de worktags connexes	Configurez les types de worktags qui sont disponibles ou obligatoires pour les transactions d’étudiants, tels que les frais étudiants ou les attributions à un étudiant.
Mettre à jour l'utilisation de worktags	Configurez les types de worktags principaux et supplémentaires qui sont disponibles ou obligatoires pour les transactions d’étudiants. Ces types de worktags peuvent inclure des frais étudiants ou des attributions à un étudiant.
Afficher un ensemble de règles d’inscription comptable	Configurez les règles d’inscription comptable pour les transactions d’étudiants.
Worktag Types d'éléments pouvant être marqués d'un worktag	Sert à afficher les types de worktags que vous pouvez configurer pour les transactions d'étudiants.

Intégrations

Aucune incidence.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Workday Financial Management	Configure les sociétés, les structures comptables et les worktags dans Workday Financial Management.
Workday Financial Aid	Les administrateurs de l’aide financière doivent configurer les détails comptables des éléments d’attribution aux étudiants.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.