Éléments à prendre en compte pour la définition : plusieurs dossiers universitaires
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de plusieurs dossiers universitaires. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Chaque fois qu’un étudiant s’inscrit à un programme d’études, Workday crée un dossier universitaire individuel. Les dossiers universitaires contiennent des détails sur les études d’un étudiant, tels que :
- Objectifs d’enseignement.
- Dates de fin prévues.
- Plan universitaire.
- Cours.
- Niveaux.
Vous pouvez mettre à jour plusieurs dossiers universitaires pour les étudiants qui poursuit plus d’un objectif d’études dans votre établissement.
Avantages pour l’entreprise
Avec plusieurs dossiers universitaires, vous pouvez :
- Suivre la progression des étudiants vers des objectifs d’études distincts.
- Réduire l’effort manuel associé à la conservation des dossiers pour les étudiants qui poursuit plus d’un objectif d’études.
- Séparer les statistiques, les crédits et les historiques universitaires.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser plusieurs dossiers universitaires pour suivre :
- L’inscription consécutive pour les étudiants de retour.
- Chevauchement des inscriptions pour les étudiants pour lesquels il y a plus d’un programme d’études.
- L’inscription simultanée pour les étudiants qui obtiennent plus d’un diplôme en même temps.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Qu’arrive-t-il au dossier universitaire d’un étudiant lorsqu’il s’inscrit à un programme d’études? | Workday crée automatiquement un dossier universitaire chaque fois qu’un étudiant s’inscrit à un programme d’études, sauf si vous avez défini une politique d’ajout.
Lorsque vous ajoutez ou ajoutez manuellement un programme d’études, Workday stocke le programme dans un dossier universitaire existant. Tous les programmes sont assujettis à des statistiques et à des politiques combinées. Pensez aux circonstances dans lesquelles vous sélectionneriez un ou plusieurs dossiers universitaires. |
Quelle est l’incidence de l’application de cours d’un objectif d’études à un autre sur le dossier universitaire? | Tous les cours et tous les crédits d’un dossier universitaire sont comptabilisés dans l’historique universitaire d’un étudiant, qui comprend :
Lorsqu'un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, l'historique universitaire de l'étudiant affiche chaque dossier individuellement. |
Si un étudiant poursuit plusieurs programmes d’études, comment puis-je produire un rapport sur un seul? | Vous pouvez utiliser plusieurs dossiers universitaires lorsque vous souhaitez conserver des historiques universitaires distincts, par exemple aux fins de production de rapports. Exemple : un étudiant poursuit simultanément des diplômes en gestion et en droit et vous souhaitez uniquement générer un rapport sur sa MPC en gestion d’entreprise. |
Comment Workday gère-t-il les crédits de cours que je souhaite comptabiliser dans plus d’un dossier universitaire? | Lorsqu’un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, vous ne pouvez accorder un crédit pour un cours que sur le dossier universitaire sous lequel se trouve l’inscription au cours.
Vous pouvez utiliser l’ interaction interne pour permettre aux crédits de cours d’un dossier universitaire de les comptabiliser dans un crédit d’un dossier universitaire différent. |
Comment les politiques universitaires interagissent-elles avec les dossiers universitaires uniques et multiples? | Les politiques d’un étudiant sont fondées sur le programme d’études principal figurant sur son dossier universitaire.
Lorsqu’un étudiant a un dossier universitaire avec plusieurs programmes d’études, Workday utilise les politiques associées au programme d’études principal. Lorsqu’un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, Workday affecte plusieurs programmes d’études principaux, chacun avec ses propres politiques. Exemple : les politiques de répétition de cours de deux programmes d’études peuvent différer. Lorsque vous avez un dossier universitaire pour chaque programme d’études, l’étudiant est soumis à la politique de répétition de cours du dossier universitaire sous lequel l’inscription se trouve. |
Quelle est l’incidence de plusieurs programmes d’études sur le dossier universitaire? | Pour gérer plusieurs programmes d’études dans un seul dossier universitaire, mais permettre aux étudiants de les terminer indépendamment les uns des autres, configurez les programmes d’études pour qu’ils puissent être empilés.
Vous pouvez créer un dossier universitaire distinct pour chaque programme d’études lorsque :
|
Recommandations
Définissez une politique d’ajout pour définir à quel moment Workday doit ajouter les programmes d’études entrants à un dossier universitaire existant.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
Workday désigne automatiquement un dossier universitaire comme dossier de déclaration de l’étudiant si vous n’en avez pas désigné un. L’enregistrement de production de rapports a une incidence sur le bureau de compensation des étudiants nationaux (NSC) et sur les services financiers aux étudiants. Vous pouvez changer l’enregistrement de production de rapports manuellement si nécessaire.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Programs of Study for Load Status dans le domaine fonctionnel Financial Aid. | Permet d’utiliser le service Web Get Reporting Records . |
Set Up: Academic Records dans le domaine fonctionnel Student Records. | Vous permet de mettre à jour les politiques relatives aux ajouts de dossiers universitaires. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de changement de l'enregistrement de déclaration des étudiants
| Vous permet de changer :
|
Événement d'immatriculation en masse
| Lance l’immatriculation et crée le dossier universitaire de l’étudiant. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des dossiers universitaires
| Permet d’afficher tous les dossiers universitaires de votre locataire. |
Dossiers universitaires pour la conseil en matière d'études et les dossiers
| Vous permet d’analyser les tendances universitaires, et d’afficher et de mettre à jour les éléments suivants :
|
Workday fournit une source de données de rapport
Academic Records
, que vous pouvez utiliser dans des rapports personnalisés.Intégrations
Article/élément | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Service Web Get Reporting Records
| Permet de récupérer les enregistrements de production de rapports pour un dossier d’aide financière, un étudiant ou une entité universitaire institutionnelle. |
Service Web Import Reporting Record Changes
| Permet de changer en bloc les enregistrements de déclarations des étudiants. |
Modèle d'intégration NSC Enrollment Reporting Outbound
| Permet d’envoyer les données d’inscription au NSC. Lorsqu’un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, Workday utilise le dossier universitaire désigné comme enregistrement pour les rapports lors de l’envoi des données d’inscription à la NSC. |
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Inscription des étudiants | Vous pouvez attribuer des rendez-vous d’inscription aux étudiants en fonction des éléments suivants :
Lorsque des étudiants ayant plusieurs dossiers universitaires s’inscrivent à des cours, Workday met en correspondance les inscriptions avec le dossier universitaire approprié. Exemple : un étudiant a des dossiers universitaires distincts pour un diplôme en gestion et un diplôme en droit. Lorsque l’étudiant s’inscrit à un cours en gestion de haut niveau, Workday stocke l’inscription dans le dossier universitaire où la gestion d’entreprise est le programme d’études principal. Vous pouvez réaffecter manuellement les inscriptions, y compris le transfert de crédits, d’un dossier universitaire à un autre. |
Évaluation de crédits de transfert | Pour les évaluations des crédits de transfert automatiques, Workday attribue les crédits de transfert aux dossiers universitaires d’un étudiant dans l’ordre suivant :
Vous pouvez également affecter et gérer manuellement des crédits de transfert à un dossier universitaire spécifique. |
Conseil en matière d’études | Les étudiants ont des plans et des exigences universitaires différents en fonction de chaque dossier universitaire. |
Aide financière | Les étudiants ont un dossier d’aide financière et un plan de présence, quel que soit le nombre de dossiers universitaires qu’ils possèdent. Le programme d’études principal de l’étudiant dans son enregistrement de déclaration détermine les domaines d’aide financière suivants :
|
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.