Éléments à prendre en compte pour la définition : travail-études

Travail-études vous permet de mettre à jour les fonds et l’emploi des étudiants ayant des besoins financiers. Vous pouvez affecter et gérer automatiquement le financement du travail-études standard de l’affectation d’une attribution jusqu’au traitement de la paie. Des règles prédéfinies d’imputation des coûts en fonction du travail-études permettent à la comptabilité de la paie de tenir compte du financement du travail-études. Vous pouvez désigner les groupes de paie qui incluent les travailleurs en alternance travail-études afin que Workday puisse traiter efficacement la paie en fonction du travail-études.

La définition de l’option Travail-études vous permet de configurer facilement le moment où les étudiants peuvent gagner de l’argent grâce aux fonds de travail-études, garantissant ainsi un traitement précis de aide financière .

Un étudiant a accepté son attribution fédérale du travail-études (FWS) le 15 juillet et commence comme travailleur le 1er août dans un poste admissible au travail-études. L' attribution FWS acceptée s'applique à la période universitaire d'automne, qui commence le 20 août et se termine le 14 janvier. Les périodes de paie sont toutes les deux semaines. L’étudiant reçoit des revenus pour toutes les heures travaillées dans le cadre de toutes les exécutions de paie terminées pour des périodes de paie dont les dates de fin sont comprises dans la période universitaire d’automne comme paiement pour le programme travail-études jusqu’au montant accepté.

Lorsque vous définissez l'élément attribution FWS avec une limite de paiement de montant pour

la période universitaire

, les revenus du travail-études sont limités au montant accepté pour la période universitaire. Lorsque vous définissez l’élément attribution FWS avec une limite de paiement de

Montant annuel

, les revenus du travail-études seraient fondés sur le montant total accepté pour l’année attribution .

Workday définit les revenus du programme travail-études comme les worktags de l’élément attribution , de l’exercice attribution de aide financière et de la période universitaire dans les lignes d’écriture comptable de la paie.

Questions	Éléments à prendre en compte
Quand les étudiants sont-ils admissibles à gagner de l’argent provenant de fonds de travail-études?	Lorsque vous créez un élément attribution à un étudiant pour le travail-études, tenez compte des conditions d’admissibilité pour les paiements et de la façon dont vous souhaitez affecter les fonds. Pensez également à si vous voulez que Workday calcule les montants maximums restants du programme travail-études d’un étudiant, par année attribution ou par période universitaire. Un étudiant peut être embauché à un poste en vertu du programme travail-études avant d’accepter son attribution, mais il doit accepter l’ attribution avant que vous puissiez le payer avec des fonds pour le travail-études. Si un étudiant est embauché avant d'accepter l' attribution, il sera payé avec des fonds non liés au travail-études.
Comment créer des groupes de paie pour les travailleurs du programme travail-études?	Vous pouvez inclure des travailleurs en alternance travail-études dans n’importe quel groupe de paie, y compris des groupes de paie avec des travailleurs qui ne participent pas en fonction du travail-études. Utilisez la tâche Mettre à jour les options de travail-études de la paie dans HCM pour désigner les groupes de paie qui incluent les travailleurs ayant le programme travail-études.
Comment définir des profils tâche pour les emplois et les postes en alternance travail-études?	Créez des profils tâche et associer les aux emplois et aux postes de travail-études. Vous pouvez également définir des restrictions d'embauche et les postuler aux profils.
Comment gérer plusieurs affectations de coûts?	Workday prend en charge les ensembles affectation qui sélectionnent une affectation de coûts du programme travail-études en fonction de la classification d'emplois d’un poste. Exemple : un étudiant occupe un poste de travail-études standard de l’État avec une part fédérale de 75 % et une action institutionnelle de 25 % avec un poste de prédécesseur pour la lecture ou les mathématiques dont la action fédérale est de 100 %. Vous pouvez associer la candidature de chaque poste à son affectation de coûts appropriée dans l’ensemble affectation travail-études.
Comment configurer la limite de paiement pour les attributions du programme travail-études?	Utilisez la tâche Créer un élément d’attribution à un étudiant et configurez l’ option Limite de paiement dans l’onglet Travail-études . Lorsque vous configurez l'élément attribution pour le programme travail-études avec une limite de paiement de montant pour la période universitaire , Workday limite le montant maximum pour le travail-études au montant attribué pour la période universitaire. Lorsque vous configurez l'élément attribution pour le programme travail-études avec la limite de paiement de Montant annuel , Workday limite le montant maximum du travail-études au montant attribué pour l'exercice attribution .

Désignez les groupes de paie qui incluent les travailleurs en alternance travail-études dans la tâche

Mettre à jour les options de travail-études de la paie

.

Aucune incidence.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Profil d’emploi : Work-Stugy dans le domaine fonctionnel Jobs & Positions.	Permet de définir le programme travail-études dans les profils tâche et de produire des rapports connexes.
Set Up: Job dans le domaine fonctionnel Jobs & Positions.	Permet de définir les caractéristiques des emplois et des postes.
Student Data: Financial Aid Period Record dans le domaine fonctionnel Financial Aid.	Vous permet d’accéder aux données périodiques requises pour la mise en paquet et le traitement de aide financière .
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet de définir les options de travail-études de la paie.
Set Up: Student Award Items dans le domaine fonctionnel Financial Aid.	Permet de créer et de modifier des éléments attribution à un étudiant .
Worker Data: Employment Data dans le domaine fonctionnel Staffing.	Vous permet de sécuriser la tâche séparément de la section, d’autoriser certaines populations de travail à utiliser la tâche et de respecter la sécurité des données elles-mêmes.
Worker Data: Work-Stugy dans le domaine fonctionnel Financial Aid.	Rattache le champ Admissibilité au programme travail-études lors du lancement de l’embauche d’un étudiant. Exemple : un indicateur de travail-études fédéral (FWS) lors de l’ événement initial d’Embauche .

Le processus de gestion

Événement d’embauche

vous permet d’embaucher des travailleurs.

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rechercher des affectations d'étudiants pour le programme travail-études	Permet de rechercher des affectations de travail-études d’étudiants en fonction du nom et du pourcentage affectation .
Embaucher un étudiant	Affichez et embauchez des étudiants admissibles au travail-études pour les postes à pourvoir.
Employés étudiants non admissibles	Affichez les employés étudiants qui ne sont pas depuis longtemps admissibles à travailler.
Afficher des options de travail-études de la paie	Afficher les options de travail-études telles que les groupes de paie.
Afficher un ensemble d'affectations du programme travail-études	Affichez des ensembles affectation de travail-études.
Étudiants admissibles au programme travail-études	Affichez le statut d'admissibilité d'un étudiant au programme travail-études.

Intégrations	Éléments à prendre en compte
Entrée fondée sur le campus	Présente dans les fichiers de réponse COD du département des études (ED) liés aux revenus d'études fédéraux des étudiants pour une année civile.
Données sortantes liées au campus	Envoie des informations sur les revenus d’études des étudiants au cours de l’ année civile.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Ensemble d'aide financière	Les éléments attribution aux étudiants sont au cœur des ensembles aide financière . Ils fournissent les renseignements nécessaires pour traiter aide financière, comme la détermination des montants des attribution et l’évaluation de l’admissibilité. Ils automatisent également le processus d’emballage.
Gestion financière étudiante	Vous pouvez configurer des éléments attribution de travail-études à un étudiant avec : Conditions d’admissibilité et affectations pour les paiements du programme travail-études. Les limites de paiement. Worktags qui précisent les détails comptables.
Total de l'aide financière	Le rapport Total de l’aide financière dans les profils d’étudiants offre un aperçu complet de aide financière d’un étudiant. Une fois que Workday affecte des éléments attribution à un étudiant, que ce soit dans un ensemble d'aide financière ou en tant attribution individuelle, vous pouvez consulter les détails dans le rapport. Vous pouvez également utiliser le rapport pour ajuster le montant et ajouter ou retirer une attribution.
Workday Human Capital Management	Vous pouvez créer des profils tâche et les associer à des emplois et à des postes de travail-études.
Workday Payroll	Vous pouvez affecter et gérer automatiquement le financement du travail-études standard de l’affectation attributionune attribution jusqu’au traitement de la paie. Des règles prédéfinies d’imputation des coûts en fonction du travail-études permettent à la comptabilité de la paie de tenir automatiquement compte du financement du travail-études.