Étapes : créer des flux d’approbation de projet
Vous pouvez exiger l’approbation de projets de la part de personnes et de groupes de votre société. Avec les approbations de projet, vous pouvez :
- Créez des règles pour automatiser le processus d’approbation et l’ordre des approbations.
- Permettez aux changements ad hoc d’être apportés aux flux d’approbation.
Lorsque vous activez les changements d’approbation ad hoc, les rôles suivants peuvent modifier les flux des travaux d’approbation des projets :
- Administrateurs désignés de la société avec autorisation de lecture/écriture
- Administrateurs désignés par service avec autorisation de lecture/écriture
- Gestionnaires de sourçage avec autorisation de lecture/écriture
- Le propriétaire du sourçage du projet
Lorsque vous ajoutez des approbateurs ad hoc, Strategic Sourcing envoie des courriels de notification aux approbateurs nouvellement ajoutés et remplacés lorsque des approbations sont envoyées. Lorsque des modifications sont apportées à un flux d’approbation, ces modifications ne sont pas conservées si l’état d’approbation est retiré. Lorsqu’un enregistrement est retiré, puis envoyé de nouveau pour approbation, l’approbation ad hoc doit être redéfinie. Vous ne pouvez pas supprimer des utilisateurs du groupe d’approbation existant pour le projet. Vous pouvez changer l'ordre des approbateurs uniquement pour les groupes d'approbation qui ont déjà un ordre déterminé.
Lorsque vous activez les approbations de projets, les projets existants et les nouveaux projets exigent que les utilisateurs envoient les projets pour approbation avant de passer au statut Terminé, même si aucun groupe d’approbation ou aucun flux d’approbation n’est configuré. Si vous ne configurez pas de groupes d’approbation ni de flux d’approbation, Strategic Sourcing approuve automatiquement les projets lorsque vous les faites passer à Envoyer pour approbation.
- Lorsque vous créez des groupes d’approbation, vous ne pouvez pas acheminer les éléments vers les rôles. Vous devez créer des groupes d’approbation avec des utilisateurs précis.
- Accédez à à partir du menuParamètres.
- Cliquez surCréer un nouveau fluxpour créer un nouveau flux d’approbation de projet.
- (Facultatif) SélectionnezActiver les changements d’approbation ad hocpour modifier les flux des travaux d’approbation de projets dans un projet.
- Dans le nouveau flux d’approbation, cliquez surAjouter une nouvelle phase.
- Cliquez surCréer règle.
- Pour ajouter des critères de flux des travaux d’approbation de projets, cliquez surModifier les règles. Sélectionnez des filtres et des colonnes pour définir les critères auxquels un projet doit répondre pour démarrer le flux d’approbation.Lorsque vous ajoutez plusieurs champs à la règle, le projet doit inclure une valeur de chacun des champs ajoutés.Lorsque vous ajoutez plusieurs valeurs à un champ, le projet doit inclure l’une des valeurs.
- Cliquez surAjouter groupes d’approbation. Sélectionnez des groupes d’approbation pour les critères définis.Les groupes d’approbation dans :
- Une seule phase recevra toutes les demandes d’approbation simultanément, à moins que vous ne définissiez un ordre dans la sectionAlors envoyer à....
- Des phases consécutives reçoivent les demandes de manière séquentielle.
Toutes les règles s’exécutent simultanément dans une phase. Une fois que toutes les règles applicables à une phase ont été approuvées, le processus d’approbation passe à la phase suivante. - Ajoutez des règles et des phases supplémentaires pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Vous pouvez :
- Envoyer et surveiller les demandes d’approbation avant l’achèvement du projet.
- Retirer les demandes d’approbation.
- Consigner des détails sur l’approbation.
Cet exemple explique comment créer une règle qui exclut un type de projet précis.
Les types de projets pour GMS, Inc. sont les suivants :
- Projet général
- Évaluation du rendement
- Sourçage
- Intégration des fournisseurs
Pour acheminer tous les types de projets, à l’exception du type de projet
Évaluation de la performance,
vers le Groupe d’approbation de l’approvisionnement :
- Pour ajouter une nouvelle règle, cliquez surModifier les règles.
- Cliquez surChoisir filtres et colonnes.
- SélectionnezType de projetdans la section Champs liés à la filière.
- Cliquez surEnregistrer.
- Dans l’invitePar type de projet, sélectionnez les options suivantes :
- Projet général
- Sourçage
- Intégration des fournisseurs
- Cliquez surAjouter.
- Ajoutez legroupe d'approbation de l'approvisionnement.
- Enregistrez la règle.