Concept : modification des classeurs
Ces remarques décrivent la façon d’utiliser les fonctions de classeur de Worksheets qui diffèrent d’autres applications de feuille de calcul. Pour obtenir plus de détails, consultez le Guide de l’utilisateur Worksheets, auquel vous pouvez accéder à partir de l’interface de l’utilisateur Worksheets ().
Modification d’un classeur
Action | Remarques |
|---|---|
Utiliser le mode plein écran | En mode plein écran, Workday masque l’en-tête pour afficher le nombre maximum possible de rangées dans le classeur. Sélectionnez . Workday ne prend pas en charge le mode plein écran dans le navigateur Safari. |
Ajouter des données de rapport Workday dans un classeur | Nous utilisons le terme données dynamiques pour désigner les données de Workday que vous ajoutez à un classeur. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer les données et cliquez sur Ajouter des données dynamiques . L’assistant de données s’ouvre, puis vous aide à trouver le rapport et à y ajouter les données. Vous pouvez choisir d’ajouter les données comme suit :
Vous pouvez ajouter des données provenant de plus d’un rapport Workday dans un seul classeur. Nous vous recommandons d’utiliser une nouvelle feuille pour chaque ensemble de données dynamiques. Worksheets ne prend pas en charge l’utilisation de l’option d’invite Pas d’invite à l’exécution dans une définition de rapport. |
Actualiser toutes les données dynamiques d’un classeur à partir d’un ou de plusieurs rapports | Vous devez être autorisé à modifier le classeur et à actualiser les données dynamiques. Lorsque vous effectuez une actualisation, Worksheets recalcule également les formules touchées par les données modifiées du classeur.
Vous pouvez actualiser toutes les zones de données dynamiques du classeur et refaire un calcul selon les méthodes suivantes :
Lorsque vous recalculez et actualisez les données dynamiques d’un classeur, Worksheets met à jour toutes les données, y compris celles qui se trouvent dans une plage protégée. Vous ne pouvez pas empêcher Worksheets d’actualiser et de recalculer le contenu du classeur. Exemple : lorsque vous mettez à jour une zone d’entrée dans Workday Projects ou que Workday exécute une actualisation planifiée des données dynamiques, Worksheets met à jour toutes les données nécessaires, même si vous avez protégé la zone d’entrée ou la plage de données dynamiques. |
Actualiser des données dynamiques dans une plage unique à partir du rapport Workday associé | Dans le classeur, sélectionnez une cellule qui contient des données dynamiques. Dans le panneau des données dynamiques, cliquez sur l’une des options suivantes :
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Modifier des zones de données dynamiques de classeur (ajouter, retirer ou réorganiser des colonnes de rapport) | Cliquez sur le lien Modifier dans la section Colonnes du panneau des données dynamiques. Vous pouvez également cliquer sur un des liens Modifier dans le panneau ou sur le bouton Modifier des données dynamiques (au bas du panneau).La modification de la colonne des données dynamiques s’applique uniquement aux données dynamiques des rapports avancés. Worksheets ne met pas à jour les références de données dans les formules lorsque vous modifiez des colonnes de données dynamiques. Vous devez manuellement mettre à jour les formules qui se rapportent à toute zone de données dynamiques que vous modifiez. |
Planifier des actualisations de données dynamiques | (Propriétaire du classeur seulement) Dans le classeur, sélectionnez . Pour les classeurs déjà planifiés, sélectionnez . Sélectionnez cette option pour modifier ou supprimer une planification existante. À l’heure planifiée, Workday effectuera automatiquement :
Pour toutes les invites de l’assistant de données dans lesquelles vous avez sélectionné l’option Utiliser les valeurs par défaut du rapport, Worksheets utilise les valeurs par défaut de la définition du rapport lors de l’actualisation des données. sinon, Worksheets utilise les valeurs d’invite actuelles affichées dans le panneau des données dynamiques. Vous pouvez créer un calendrier par classeur. Lorsque Worksheets exécute une actualisation planifiée, les données mises à jour sont accessibles aux utilisateurs ayant un accès partagé au classeur. Si la propriété du classeur change, la planification s’arrête et le nouveau propriétaire doit alors créer un autre calendrier. Si le rapport Workday associé à l’actualisation des données dynamiques expire trois fois de suite, Worksheets annule automatiquement l’actualisation et interrompt la planification. Si Worksheets met en pause une planification, le propriétaire du classeur reçoit une notification de Workday qui inclut un lien vers le classeur concerné. Après avoir corrigé le problème à l’origine de l’échec du rapport, vous devez reprendre manuellement la planification en cliquant sur Reprendre dans le panneau des données dynamiques du classeur.Worksheets ne conserve pas les planifications lorsque vous actualisez un locataire à partir d’un locataire portant un nom différent. Vous devez créer de nouvelles planifications pour les classeurs du nouveau locataire. Exemple : vous actualisez le locataire company_name_preview à partir du locataire company_name .Si un travailleur définit une actualisation planifiée des données dynamiques, puis quitte la société (et qu’il est à l’état Fin d’emploi), l’actualisation planifiée renvoie une erreur dans le classeur, car Workday ne peut pas exécuter le rapport associé. |
Annuler ou rétablir vos modifications | Pour annuler un changement au classeur, sélectionnez . Pour rétablir un changement dans un classeur, sélectionnez . Worksheets permet de consigner les 15 dernières modifications que vous pouvez annuler. Lorsque vous sélectionnez une action que vous ne pouvez pas annuler, Worksheets affiche un message de confirmation. Si vous poursuivez l’action, Worksheets réinitialise l’enregistrement de vos changements. Vous ne pouvez pas annuler les changements antérieurs, à moins d’avoir précédemment créé une version nommée. N’oubliez pas que lorsqu’un autre utilisateur modifie le classeur, il pourrait effectuer une action qui réinitialiserait le suivi des modifications et vous empêcherait d’annuler un changement. Nous vous recommandons de créer une version de classeur () avant d'effectuer une des actions suivantes que Worksheets ne peut pas annuler :
Vous ne pouvez pas annuler les modifications apportées aux commentaires du classeur. De plus, le retour à une version précédente ne rétablit pas les modifications apportées aux commentaires. |
Définir ou modifier des règles de mise en forme conditionnelle | Sélectionnez la cellule ou la plage, puis accédez à . Pour afficher les règles de mise en forme conditionnelle existantes pour une plage de cellules, sélectionnez la plage, puis choisissez . Pour afficher toutes les règles de mise en forme conditionnelle d’une feuille, sélectionnez la cellule en haut à gauche dans la zone de données du classeur. |
Insérer des totaux partiels et un total global | Worksheets peut insérer automatiquement des totaux partiels pour des ensembles de données connexes dans votre classeur, puis calculer un total global. Sélectionnez une seule cellule pour indiquer la colonne de données pour laquelle vous souhaitez ajouter un total partiel. Ensuite, sélectionnez et remplissez les champs. Vous ne pouvez pas ajouter de totaux partiels dans les zones d’entrée. |
Grouper des données (de plan) | Sélectionnez les rangées ou les colonnes que vous souhaitez grouper, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Grouper . Une fois le regroupement effectué, vous pouvez sélectionner un groupe, cliquer avec le bouton droit de la souris et Dégrouper un seul groupe, ou sélectionner Dégrouper tout pour supprimer les regroupements associés. |
Définir les règles de validation des données | Vous pouvez définir des règles qui déterminent quelles données peuvent être placées dans un ensemble de cellules de votre classeur. Exemple : vous voulez vous assurer que les utilisateurs sélectionnent une région géographique à partir d’une liste de régions valides que votre classeur stocke dans une autre colonne.
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Renommer ou copier une feuille de classeur | Pour renommer la feuille ou pour effectuer d’autres actions sur la feuille, cliquez sur la flèche dans l’onglet de la feuille. Les noms de feuilles peuvent comporter jusqu’à 31 caractères. Nous vous recommandons d’utiliser des noms contenant 27 caractères ou moins. Lorsque vous copiez une feuille, Worksheets utilise 4 caractères pour ajouter au nom de la feuille une espace et un incrément numérique entre parenthèses. Exemple : lorsque vous copiez la feuille nommée Ma feuille , Worksheets nomme la copie Ma feuille (2) . Lorsque vous copiez une feuille, Worksheets ne conserve pas les plages protégées dans la nouvelle feuille. |
Ouvrir les détails d’une instance dans un nouvel onglet du navigateur | Lorsqu’un classeur contient des détails d’instance, il vous suffit d’ouvrir le lien pour les afficher. Pour ouvrir la page de l’instance dans un nouvel onglet du navigateur, sélectionnez l’icône dans le lien de l’instance ou utilisez les touches Ctrl+Clic (Windows) ou Commande+ Clic (Mac). |
Collaborer |
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Définir un nom | Sélectionnez la cellule ou la plage, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Définir un nom .Les noms définis doivent être uniques à un classeur et comporter entre 4 et 255 caractères. Lorsque vous sélectionnez un nom défini dans le menu déroulant de formules à l’aide du clavier, utilisez la touche Tabulation (autre que la touche Entrée) pour le sélectionner. |
Protéger des plages | (Propriétaires de classeur uniquement) Afin d'empêcher d'autres utilisateurs de modifier une cellule ou une plage, sélectionnez la cellule ou la plage, puis sélectionnez . Pour protéger une feuille, cliquez sur le menu de la feuille (flèche vers le bas de l’onglet de la feuille), puis sélectionnez Protéger la feuille .Lorsque vous recalculez ou actualisez les données dynamiques d’un classeur, Worksheets met à jour les données même si ces données se trouvent dans une plage protégée. |
Rechercher du contenu dans une feuille de classeur | Pour rechercher des valeurs dans une feuille de classeur, sélectionnez ou appuyez sur Ctrl+F (Windows) ou Commande+F (Mac) pour ouvrir le panneau Rechercher dans la feuille . Vous pouvez rechercher des valeurs, mais pas des formules.Lorsque vous effectuez une recherche dans un classeur, Worksheets affiche les résultats qui contiennent les caractères que vous saisissez, dans l’ordre que vous précisez. La recherche par défaut est une recherche générique contenant un astérisque sous-entendu (*) placé au début et à la fin de la chaîne que vous précisez. Pour les recherches avancées, démarrez votre énoncé de requête par le caractère ^. |
Insérer un saut de ligne dans une cellule de classeur | Double-cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer un saut de ligne. Cliquez sur l’emplacement à l’intérieur de la cellule sélectionnée où vous souhaitez effectuer un saut de ligne. Appuyez sur Alt+Entrée (Windows) ou Option+Entrée (Mac). Si vous utilisez l’éditeur de formules du classeur, celui-ci supprime les sauts de ligne. Vous devez donc les ajouter de nouveau. |
Supprimer des feuilles de classeur | Cliquez sur le menu de la feuille (icône triangle dans l’onglet de la feuille), puis sélectionnez Supprimer .Worksheets ne peut pas annuler la suppression d’une feuille. |
Créer des tableaux croisés dynamiques | Sélectionnez la plage à inclure dans le tableau croisé dynamique puis sélectionnez . Les tableaux croisés dynamiques contenant des données dynamiques sont liés aux noms de colonnes du rapport Workday. Si vous changez le nom d’une colonne dans le rapport et que ces données sont utilisées comme champ dans un tableau croisé dynamique, vous devez remplacer le champ de tableau croisé dynamique associé au nom initial par le champ fondé sur le nouveau nom de colonne du rapport. |
Faire référence aux données d’autres classeurs | Pour ajouter des références externes (d’un classeur à l’autre), vous devez disposer d’une autorisation de modification pour le classeur consommateur et d’une autorisation d’affichage, ou mieux, pour le classeur producteur. Un classeur qui fait référence à des données (les apporte) d’un autre classeur est un classeur consommateur . Un classeur contenant des données référencées dans un autre classeur est un classeur producteur . Un classeur peut être à la fois consommateur et producteur.Vous pouvez copier une référence à partir d’un classeur producteur, puis la coller dans un classeur consommateur :
À partir d’un classeur consommateur, vous pouvez copier l’identifiant Workday d’un classeur producteur, puis ajouter manuellement le nom défini ou le nom de la feuille ainsi que la référence de cellule ou de plage :
Les classeurs consommateurs affichent une icône Références externes dans la barre d’outils du classeur. L’icône devient verte si les données du classeur producteur ont été modifiées. Vous pouvez cliquer sur l’icône pour mettre à jour les données dans le classeur consommateur. La mise à jour qui se produit à la suite de l’action est identique à Recalculer tout. Une fois que les données du classeur producteur ont été modifiées, un délai maximum de deux minutes peut se produire avant que l’icône Références externes du classeur consommateur ne devienne verte. |
Fusionner deux classeurs | Vous pouvez ajouter des feuilles provenant d’un autre classeur dans le classeur ouvert si vous en êtes le propriétaire ou si vous disposez d’une autorisation de modification. Ouvrez le classeur qui doit regrouper tout le contenu des deux classeurs, puis sélectionnez . Lors de la fusion de classeurs :
Si des données modifiables, comme celles d’une zone d’entrée, existent dans le classeur à partir duquel vous sélectionnez le contenu à fusionner, Worksheets copie les valeurs de cette zone, mais ne considère plus les données comme étant modifiables. |
Afficher des statistiques rapides sur une plage sélectionnée | Lorsque vous sélectionnez une plage de cellules dans un classeur, comme des noms définis, des colonnes ou des feuilles, les formules suivantes s’affichent à droite de la barre de formule et fournissent des statistiques de référence rapide sur votre sélection :
En fonction des types de données contenues dans les cellules sélectionnées, Worksheets affiche les fonctions pertinentes dans la liste déroulante. Dans le cas de SUM, AVERAGE, MIN et MAX, Worksheets convertit les unités dans la même dimension (comme la longueur) pour déterminer le résultat. Si toutes les cellules sélectionnées contiennent des données non numériques, Worksheets affiche uniquement la statistique COUNTA. |
Créer une version de classeur | Les versions de classeur fournissent un point de contrôle pour un groupe de changements. Sélectionnez , puis saisissez un nom de version dans la boîte de dialogue Ajouter une version au classeur .Les commentaires du classeur sont distincts de tout statut de gestion des versions : l’utilisateur voit dans le panneau Commentaires tous les commentaires entrés pour le classeur, quelle que soit la version dans laquelle le commentaire a été ajouté. Le rétablissement d’une version précédente du classeur n’annule ni ne modifie les données du panneau Commentaires. |
Trier les données, y compris le tri avancé des données dynamiques et des colonnes contiguës | Sélectionnez les colonnes ou les lignes à trier, puis sélectionnez , puis choisissez un ordre de tri ou sélectionnez Tri avancé . Vous pouvez trier les zones de données dynamiques et les zones d’entrée dans un classeur. Si vous le souhaitez, votre tri peut inclure des colonnes contiguës dans le classeur qui se trouvent en dehors de la zone de données dynamiques ou de la zone d’entrée. Par défaut, si votre feuille de classeur contient des données en temps réel et que vous sélectionnez Tri avancé dans le menu , Worksheets sélectionne uniquement la zone de données en temps réel pour le tri. Si vous souhaitez inclure des colonnes supplémentaires dans le tri, mettez en surbrillance toute la plage que vous souhaitez trier avant de sélectionner Tri avancé .Lorsque vous actualisez les données en temps réel dans un classeur, Worksheets conserve l'ordre de tri que vous avez défini dans l'option Trier par de l'assistant de données, mais ne conserve pas le tri standard dans le classeur (via ). |
Coller du contenu dans un classeur | Vous pouvez utiliser Ctrl+C et Ctrl+V pour copier et coller du contenu sous forme de valeurs d’un classeur Worksheets à un autre ou d’une application de feuille de calcul de bureau comme Excel. Vous ne pouvez pas utiliser l’option dans le menu du classeur pour coller le contenu de l’application de bureau dans un classeur; La fonction Coller un spécial peut être utilisée uniquement avec les classeurs qui se trouvent actuellement dans Worksheets. Importez (téléverser et convertir) la feuille de calcul du tableur de bureau dans Worksheets en sélectionnant avant de coller les données de cette feuille contenant des formules dans un classeur Worksheets. Vous pouvez copier et coller jusqu’à 9 Mo de contenu d’un classeur à un autre. |
Figer des cellules d’une feuille de calcul | Recherchez les poignées de figeage dans le coin supérieur gauche de la feuille.  Faites glisser une poignée pour figer des colonnes ou des rangées. Vous pouvez également faire défiler la page jusqu'à ce que la colonne ou la ligne souhaitée soit la première position visible dans le classeur, puis figer la feuille à cette position en sélectionnant . Worksheets se fige à l’emplacement de la première rangée visible dans la feuille de calcul, qui peut ne pas être la rangée 1. De même, si vous sélectionnez , Worksheets fige la feuille à la position de la première colonne visible dans le classeur. Pour libérer toutes les colonnes et rangées, sélectionnez . |
Parcourir une plage de cellules | Si vous sélectionnez une plage de cellules, puis appuyez sur la touche de tabulation pour passer d’une cellule à l’autre, le curseur reste à l’intérieur de la plage sélectionnée. |
Insérer un graphique | Sélectionnez les données à inclure dans le graphique, cliquez sur , puis sélectionnez une cellule de destination pour le graphique. Le graphique commence à la cellule sélectionnée et s’affiche dans une zone de cellules fusionnées d’une hauteur approximative de 10 rangées et d’une largeur d’environ 4 colonnes. Si vous incluez des dates dans le graphique, assurez-vous que vous utilisez les formats standard de date et d’heure; sinon, Worksheets ne reconnaît pas l’information comme étant des dates. Notez bien que si vous utilisez un tableau croisé dynamique comme données sources pour un graphique, et que vous modifiez ultérieurement les rangées, les colonnes ou les valeurs à inclure dans le tableau croisé dynamique, vous devez vous assurer que votre graphique s’affiche toujours correctement. |
Autocharger une formule ou une valeur dans toutes les cellules d’une colonne | Ces étapes proposent une option de clavier autre que faire glisser et remplir :
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Changer la police | Worksheets prend en charge une variété de polices facilement disponibles. La police par défaut du classeur est Roboto. Worksheets ne prend pas en charge la police Calibri. |
Recréer un classeur altéré | Si un problème, comme une erreur de système ou une interruption de processus, entraîne l’altération d’un classeur, vous pouvez le remettre à l’état de fonctionnement à l’aide d’un raccourci clavier :
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Formules
Tâche | Remarques |
|---|---|
Afficher les données de référence pour toutes les formules disponibles | Cliquez sur l’icône Fonction (fx) pour ouvrir le panneau Bibliothèque de fonctions. |
Saisir une formule | Utilisez une des méthodes suivantes :
Pour traiter le contenu de la cellule sous forme de texte plutôt que de formule, entrez un ’ (guillemet simple anglais) avant le caractère =. Worksheets traite tout ce qui suit le « ’ » comme du texte brut. Le caractère « ’ » ne s’affiche pas dans la cellule, mais plutôt dans la barre de formule. |
Soumettre une formule à partir de la barre de formule ou de la cellule contenant la formule | Si vous prévoyez que la formule renvoie une valeur unique (formule scalaire), appuyez sur Entrée pour exécuter la formule. Si vous vous attendez à ce que la formule renvoie plusieurs valeurs (il s’agit d’une formule de tableau non contraint), utilisez le raccourci clavier Ctrl+Alt+Entrée (Windows) ou Commande+Option+Entrée (Mac). |
Soumettre une formule à partir de l’éditeur de formules | Cliquez sur Enregistrer et fermer . Lorsque vous ouvrez l’éditeur de formule pour une formule, l’éditeur détecte si la formule est une formule scalaire standard (valeur unique, sans tableau) ou une formule de tableau non contraint et la soumet en conséquence. Worksheets ne prend pas en charge l’utilisation de l’éditeur de formules de tableau contraint. |
Entrer des nombres dans une formule | Vous pouvez entrer des nombres dans plusieurs formats, tels que :
En fonction des règles de mise en forme des cellules actuelles et d’autres facteurs, la cellule peut ne pas afficher le nombre exactement comme vous l’avez saisi, mais Worksheets conserve la valeur. Pour que Worksheets gère le format de la cellule sous forme de texte, entrez un ’ (guillemet simple anglais) avant le caractère =; Worksheets traite tout ce qui suit le ’ comme du texte brut. Le caractère ’ ne s’affiche pas dans la cellule, mais plutôt dans la barre de formule. Exemple : vous pouvez insérer des dates et conserver la mise en forme que vous avez saisie, au lieu de les afficher dans un format comme JJ/MM/AAAA. |
Références circulaires
Dans presque tous les cas, une référence circulaire indique une erreur que vous devez corriger.
Nous vous recommandons fortement de ne pas activer les calculs itératifs, en particulier dans les classeurs contenant des données dynamiques. Cela dissimule les erreurs de données qui peuvent entraîner de faibles performances et un comportement inattendu.
Une icône rouge indique que Worksheets n’a pas terminé le calcul. Le classeur est dans un état où certaines formules ne se sont pas entièrement exécutées et affichent des valeurs obsolètes. Vous pouvez passer le curseur sur l’icône pour visualiser une infobulle contenant des renseignements sur le problème. Il existe deux causes courantes de l’arrêt prématuré du calcul d’un classeur : la limite de calcul a été atteinte ou le classeur contient une ou plusieurs références circulaires. Si le problème est causé par une référence circulaire, vous pouvez cliquer sur l’icône rouge pour accéder à l’emplacement de la cellule de référence. Si vous avez plusieurs références, Worksheets accède à l’emplacement de la première référence circulaire.
Dans de rares cas, vous souhaiterez peut-être activer les références circulaires. Exemple : vous avez un coût de base de 1 000 000 $ pour un projet. Un expert-conseil touche des honoraires de 5 % sur la base du coût total du projet, qui est de 1 000 000 $ plus les honoraires de l’expert-conseil. Étant donné que les honoraires font partie du calcul, il s’agit d’une référence circulaire dans la feuille de calcul. Vous devez donc activer le calcul itératif.
A | B | C |
|---|---|---|
Coût de base | 1 000 000,00 $ | |
Honoraires d’expert-conseil | =B3*C2 | 5 % |
Coût total | =SUM(B1:B2) |
Pour activer le calcul des références circulaires dans un classeur, sélectionnez , sélectionnez
Activer le calcul itératif
, et ajoutez des valeurs dans les champs suivants :
- Maximum d’itérations : 100 ou moins.
- Changement maximum : entrez une valeur de changement maximum. La valeur par défaut est de 0,001. Worksheets effectue le calcul circulaire pour le nombre d’itérations que vous avez spécifié ou jusqu’à ce que le résultat change de moins que cette valeur.
Si vous ouvrez un classeur contenant des références circulaires et que votre paramètre de recalcul est
défini à Manuel
, un message s’affiche; sélectionnez pour mettre à jour les données.