Enregistrer une ordonnance de saisie pour prélèvement d'impôt fédéral (É.-U.)

Administrator Guide

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Saisissez le numéro d' identification

fiscale

de l'unité légale dans l'onglet Identifiants fiscaux de la tâche

Modifier le détail des taxes

d'une unité légale.

Sécurité : domaine Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) - USA
dans le domaine fonctionnel USA Payroll.

Enregistrez une ordonnance de saisie pour prélèvement d’impôt fédéral pour commencer les retenues automatiques lors du traitement de la paie.

Accédez à la

tâche Enregistrer une ordonnance de saisie pour un travailleur

Entrez le nom

du travailleur

et sélectionnez le

type d'ordonnance

permis fédéral (É.-U.)
: .

Workday affiche de manière dynamique les champs obligatoires pour ce type d’ordonnance de saisie.

Renseignez le champ

Informations sur

la retenue. Ces champs sont communs à tous les types de retenue sur salaire. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Numéro de dossier	Saisissez le Numéro de dossier figurant sur la retenue. Il doit être unique pour : Société. La date de l’ordonnance. Le type d’ordonnance. Travailleur. Vous ne pouvez plus modifier ce numéro une fois que l’ordonnance comporte des résultats de la paie.
Code d’ordonnance de saisie	Si vous avez défini un code de retenue sur salaire par défaut pour les intégrations, Workday le définit par défaut. Pour définir un code de retenue sur salaire par défaut, voir Créer des définitions d'identifiants et des générateurs de séquences. Pour associer le code de retenue sur salaire que vous avez formaté, reportez-vous à la section Générateurs de séquences d'identifiants de la rubrique Référence : modifier la définition de l'environnement client - paie . Lorsque vous définissez un générateur de séquences à l'aide de ces tâches, vous pouvez laisser le champ Code de retenue sur salaire vide. Workday saisit l'identifiant généré lorsque vous finalisez la tâche.
Nº d’ordonnance	Numéro d’identification sur l’ordonnance. Certains États utilisent le terme d' identifiant de commande .
Date de l’ordonnance	Date d'émission de la décision ou du arrêt. Lorsque la commande inclut une date de service, saisissez cette date.
Date de réception	Date et heure auxquelles votre société a reçu l’ordonnance de saisie, comme indiqué sur le formulaire. Workday requiert cette date à des fins d'audit.
Date de début	Workday déduit le montant initial de la retenue dans la période de paie qui inclut la date de début . Pour déterminer cette date, suivez les directives de l'État du lieu de travail principal du salarié. Workday déduit le montant total de la période de paie, même si la date de début se situe en milieu de période de paie. Vous pouvez définir une date de début ultérieure pour les frais dans l'onglet Frais de retenue sur salaire.
Date de fin	Ne s'applique pas aux retenues sur salaire ou à prélèvement d'impôt fédéral. Workday déduit le dernier montant de retenue (y compris les frais d'agence ou d'employeur) de la période de paie qui précède la 1 avec la Date de fin . Quelle que soit la Date de fin , pour la plupart des types de retenue sur salaire, Workday interrompt le traitement dès : En fin d'emploi. Marquées comme inactives. Remboursé (l'employé est satisfait du montant total de la créance). Pour interrompre l'application des taxes fédérales et d'État après avoir reçu une autorisation de l'administration fiscale : Modifier l'ordre. Cochez la case Ordre inactif . Workday n'arrête pas le traitement des prélèvements de taxe tant que vous n'avez pas coché cette case. Vous pouvez définir une date de fin antérieure pour les frais aux agences et aux employeurs dans l'onglet Frais de retenue sur salaire.
Société	Affiche l'unité légale dans laquelle se trouve le salarié à la date saisie dans le champ Date de réception . Sélectionnez l'unité légale lorsque : Le salarié a une date d'embauche future. Le salarié occupe des postes dans plusieurs unités légales à la Date de réception . Vous avez mis fin à l'emploi du salarié. Vous ne pouvez pas modifier l'unité légale une fois les résultats de paie de la retenue sur salaire finalisés.
Ordonnance inactive	Cochez cette case pour rendre la retenue inactive. Pour les retenues sur salaire, sélectionnez cette option pour réactiver la retenue initiale.
Type de montant	Sélectionnez le type de montant indiqué sur la retenue.
Montant pour la période de paie	Ne s'applique pas aux prélèvements d'impôts nationaux émis au Kentucky ou en Virginie. L'utilisation varie selon le type de retenue. Pour les retenues indiquant le Montant sur la retenue, saisissez le montant total à retenir pour chaque période de paie, comme indiqué sur la retenue.
Montant en pourcentage	Ne s'applique pas aux prélèvements d'impôt fédéral. Lorsque le Type de montant sur la retenue est Pourcentage des gains disponibles ou Pourcentage du brut , saisissez le pourcentage à retenir sur le revenu de l'employé.
Fréquence de période de paie	Fréquence du montant de la période de paie indiquée sur la retenue, par exemple hebdomadaire ou mensuelle. Workday calcule le montant à déduire dans chaque période de paie lorsque la fréquence de paie d’un travailleur est différente de celle indiquée dans l’ordonnance de saisie. Exemple : Alan a une retenue sur salaire de 200 USD par mois et il est payé toutes les semaines. Pour calculer le montant de la retenue, Workday : Permet d'annualiser le montant de la période de paie en fonction de la fréquence de paie de la retenue sur salaire (200 × 12 mois = 2 400 USD). Désannualise le résultat en fonction de la fréquence de la période de paie (2 400/52 = 46,15 USD par semaine) d'Alan.
Montant total de la dette	Montant total de la dette de l'employé ou du solde dû, tel qu'il est indiqué sur la retenue. Cette règle est obligatoire pour les types de retenue suivants : Avis à tiers détenteur. Affectation des salaires de l'administration fédérale. Prélèvement d'impôt fédéral. Prélèvement d'impôt de l'État. Prêt étudiant. Cession de salaire. Si la retenue ne précise pas le montant total, saisissez 999 999,00. Lorsqu'une retenue sur salaire n'a pas de montant total, Workday continue de prélever la déduction jusqu'à la Date de fin ou jusqu'à ce que la retenue soit inactive.
Limite mensuelle	Workday prend en charge les limites mensuelles des calculs de répartition et de montant de retenue pour tous les types de retenue sur salaire, à l'exception des éléments suivants : Prélèvement d’impôt fédéral Prélèvements d'impôt de l'État. Si une retenue indique un montant de déduction mensuelle, Workday vérifie que ce montant ne dépasse pas la limite mensuelle. Si une période de paie précédente du mois en cours ne disposait pas de fonds suffisants, Workday reprend ce montant pour récupérer les fonds. Workday vérifie les soldes jusqu’à ce que la limite mensuelle soit atteinte.
Traiter dans la période de paie standard	S'applique uniquement aux retenues sur salaire forfaitaires. Sélectionnez cette option pour retenir les salaires uniquement pendant les exécutions de la paie standard ; Désactivez cette option pour ne retenir que les salaires des exécutions de paie non standard, telles que les exécutions de primes.

Remplissez les champs

Information sur l’ordonnance

à la droite de la page. Certains de ces champs sont uniques aux ordonnances de saisie pour prélèvement d’impôt fédéral. Pour cette étape, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Délivré à	Par défaut, la valeur est Fédéral .
Bénéficiaire de la retenue	Sélectionnez le bénéficiaire tiers de la retenue. Si le bénéficiaire de la retenue n’est pas défini dans Workday, sélectionnez Créer pour ajouter le bénéficiaire.
Partie 3 - Date d'effet	Pour les prélèvements d’impôt fédéral. Workday utilise le graphique de la publication 1494 pour l'année que vous entrez ici.
État matrimonial	Pour les prélèvements d’impôt fédéral. L’état matrimonial du travailleur à la partie 3 du formulaire 668-W (avis de prélèvement sur les salaires, les salaires et les autres revenus). Cela peut différer de l’état matrimonial du travailleur dans le formulaire W-4.
Exonérations personnelles	Entrez le nombre d’exonérations personnelles de la partie 3 du formulaire 668-W.
Exonérations supplémentaires de 65 ans ou plus	Entrez le nombre d’exonérations personnelles de la partie 3 du formulaire 668-W.
Remplacement du montant d'exonération	S’applique aux prélèvements d’impôts fédéral et de l’État dans : Arizona. Kentucky. Virginia.
Fréquence de l’exonération	S’applique aux prélèvements d’impôts fédéral et de l’État dans : Arizona. Kentucky. Virginia.
Montant de l'exonération pour la période de paie	S’applique uniquement aux prélèvements d’impôt fédéral. Entrez le montant de l’exonération pour la période de paie du formulaire 668-W. Si la date d’effet de la partie 3 est antérieure au 2007-01-01, Workday calcule ce montant comme étant égal au montant de remplacement du montant d’exonération multiplié par la fréquence de la période de paie divisée par la fréquence de l’exonération.
Bloquer la modification des choix liés aux impôts dans le libre-service de l'employé	S’applique uniquement aux prélèvements d’impôt fédéral. Lorsque cette option est sélectionnée, les employés ne peuvent plus utiliser la tâche Choix de retenues pour modifier leurs choix liés aux impôts. Les administrateurs peuvent toujours effectuer des mises à jour à l’aide de la tâche Add Worker US Tax Elections .
Date de fin d’emploi	S’applique uniquement aux prélèvements d’impôt fédéral. Entrez la date de fin du prélèvement à l’aide du formulaire 668-D (Libération de prélèvement/Libération de biens à partir du prélèvement). L’entrée d’une date de fin d’emploi est la seule façon d’interrompre une retenue pour un prélèvement d’impôt fédéral.
Note	Pour information seulement. Utilisez ce champ pour documenter des détails supplémentaires sur cette ordonnance de saisie.

Remplissez les champs de l’onglet

Personnes indiquées comme exonérations personnelles

. Permet d’entrer les personnes à charge faisant l’objet d’une exonération personnelle.

Entrez le nom et le numéro de sécurité sociale pour chaque personne à charge réclamée. Elles ne peuvent pas être les mêmes que les personnes à charge incluses dans une ordonnance de saisie pour soutien aux enfants.

Remplissez les champs de l’onglet

Frais de l’ordonnance

. Pour cette étape, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Type de frais	Sélectionnez le type de frais applicable.
Type de montant des frais de l'ordonnance de saisie	Sélectionnez le type de montant de frais applicable.
Montant des frais/Pourcentage	Entrez le montant des frais à payer. Workday met à jour les limites de frais de l’employeur pour les administrations fiscales, mais ne met pas à jour les limites de frais des agences. Bien que Workday ne mette pas en application les limites Montant des frais/Pourcentage définies par les administrations fiscales, un avertissement vous avertit si le montant que vous entrez dépasse la limite. Vous pouvez configurer Workday pour qu’il déduit des frais partiels lorsque la totalité des frais entraîne un dépassement du montant maximum à retenir. Cochez la case Autoriser les frais partiels dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Paie .
Limite mensuelle de frais	Disponible uniquement pour les types de frais suivants : Frais de l'employeur par période de paie Frais d'agence par période de paie Workday fournit un avertissement si les frais dépassent la limite mensuelle définie par l’État.
Calendrier des frais	Vous pouvez cocher la case Remplacement du calendrier de frais pour préciser à quel moment vous souhaitez que les frais soient déduits. Lorsque vous cochez cette case, vous pouvez entrer la date de début des frais et la date de fin des frais .

Dans l’onglet

Pièces jointes

, sélectionnez les pièces jointes pertinentes.

L’onglet

Restrictions applicables aux revenus disponibles

s’applique uniquement aux prélèvements d’impôt fédéral qui utilisent des retenues de base. Utilisez les champs de cet onglet pour gérer les retenues de base et futures qui ont une incidence sur le calcul de la retenue d’impôt fédéral.

Pour cette étape, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Restrictions actuelles applicables aux retenues	S’applique uniquement aux prélèvements d’impôt fédéral. Affiche une liste détaillée des retenues et des valeurs de remplacement actuelles utilisées pour calculer les revenus disponibles. L’information devient disponible lorsque vous définissez des retenues de base.
Valeurs de remplacement des restrictions applicables aux retenues	Pour éviter que les modifications apportées aux retenues volontaires des employés aient une incidence sur les revenus disponibles, ajoutez des remplacements de restrictions relatives aux retenues. Sélectionnez la retenue et l’une des options de remplacement suivantes : Montant : montant autorisé de la retenue. Pourcentage : le pourcentage autorisé pour la retenue. Cette option n’est disponible que lorsque la retenue est un avantage calculé en pourcentage. Jamais réduit le revenu disponible : sélectionnez cette option pour exclure la retenue du calcul du revenu disponible. Toujours réduit le revenu disponible : sélectionnez cette option pour inclure la retenue dans le calcul du revenu disponible sans limiter le montant. Lorsque les montants des retenues sont supérieurs aux montants de remplacement, Workday soustrait la différence de la paie nette, et non des revenus disponibles.
Restrictions de référence applicables aux retenues	Sélectionnez Charger les retenues pour créer une liste de base des retenues à la date d’effet. Cette base peut vous aider à déterminer si les modifications futures des retenues sont autorisées dans le calcul des revenus disponibles. Pour les nouveaux prélèvements d’impôt fédéral, établissez cette base au début du prélèvement. Après avoir chargé les retenues la première fois, vous pouvez les vérifier et y apporter des ajustements. Toutefois, une fois que vous avez finalisé la paie avec des retenues de base en place, vous ne pouvez plus modifier la base. Il sert d’enregistrement des retenues en place au moment où le prélèvement a pris effet. Utilisez plutôt les remplacements de restrictions relatives aux retenues pour apporter des modifications. Workday ne peut pas charger correctement les retenues de base lorsqu’un employé a : Un changement de groupe de paie en milieu de période. Données entrantes de la paie actuelles Un remplacement d’ajustement pour les retenues fondées sur un pourcentage. Dans ce cas, ajoutez des restrictions relatives aux retenues pour refléter avec précision les retenues à inclure dans le calcul des revenus disponibles. Pour les prélèvements d’impôt fédéral existants avec des résultats de la paie finalisés, vous ne pouvez pas charger les restrictions sur les retenues de base. Utilisez plutôt les remplacements de restrictions relatives aux retenues pour refléter avec précision les retenues présentes au moment où le prélèvement a pris effet.

Workday déduit le montant total dans les périodes initiales et finales, lorsque les taxes sont autorisées en vertu de la loi fédérale et de l’État.

Vous pouvez effectuer les actions connexes suivantes dans l’ordonnance de saisie :

Option	Description
Modifier.	Modifiez une ordonnance de saisie.
Supprimer	Vous pouvez supprimer une ordonnance de saisie qui n’a pas de données entrantes de la paie ou de résultats finalisés.
Modifier une définition d'ordonnance de saisie de remplacement	S’applique uniquement à : Les saisies-arrêts de créanciers. Prélèvements d’impôts de l’État. Ordonnances de soutien (y compris un montant forfaitaire). Cession de salaire Sert à changer l'administration fiscale pour toutes les ordonnances de saisie du type précisé dans une administration fiscale.
Remplacer la priorité	Pour les employés ayant plusieurs ordonnances, Workday affecte une priorité de traitement à chaque ordonnance en fonction de la réglementation fédérale et de l’État. Utilisez cette tâche pour changer la priorité affectée.
Afficher l'historique des retenues	Afficher les détails de la retenue.

Révisez les résultats de la paie pour vous assurer que les bons montants des retenues et des frais ont été retenus.

Créer des définitions d’identifiants et des générateurs de séquences

FAQ : Ordonnances de saisie (É.-U.)

Référence : modifier la configuration du locataire - Paie