Éléments à prendre en compte pour la définition : emplacements et hiérarchies d’emplacements

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des emplacements et des hiérarchies d’emplacements. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Les emplacements et les hiérarchies d’emplacements sont des attributs géographiques des objets Workday.

Avantages pour l’entreprise

Les emplacements vous permettent de définir les attributs géographiques des objets Workday et de les générer. Exemples :

Les fuseaux horaires et les régions afin que les travailleurs héritent automatiquement de ces attributs.

Adresses et coordonnées pour les travailleurs et les actifs de l’entreprise.

Les régions géographiques pour les offres d’emploi et les entrevues.

Emplacements des classes, caractéristiques et capacités.

Espaces de travail et actifs de la construction.

Les emplacements sont regroupés dans des hiérarchies d’emplacements, qui sont des types d’organisations. Vous devez définir des emplacements, mais la définition de hiérarchies d’emplacements est facultative.

Les emplacements améliorent votre capacité à gérer les installations de l’entreprise, l’équipement et les travailleurs qui les utilisent, et à produire des rapports sur ces emplacements. Vous pouvez définir les utilisations de l’emplacement et désigner les actifs liés à l’emplacement. Exemples :

Indiquer les heures de travail standard des employés.

Fournissez les coordonnées et l’information sur l’expédition.

Gérer les organisations et les postes affectés aux emplacements.

Suivre et affecter des ressources et des espaces.

Les hiérarchies d’emplacements facilitent la production de rapports sur les emplacements et les objets qui leur sont affectés. Exemples :

Affectez la sécurité par emplacement.

Produire des rapports sur des groupes d’emplacements par hiérarchie au lieu de sélectionner manuellement des emplacements individuels.

Créer des règles de conditions en fonction de la hiérarchie d’emplacements pour améliorer l’efficacité et réduire la maintenance.

Cas d’utilisation

Les cas d’utilisation des emplacements varient en fonction des produits que vous configurez dans votre locataire et des fonctions que vous utilisez.

Produit ou fonction	Cas d’utilisation
Processus de gestion	Vous devez fournir des documents d’accueil et d’intégration distincts pour les employés provenant de différents États. Les emplacements vous permettent d’utiliser une règle de conditions qui vous permet d’inclure tous les emplacements obligatoires dans ce processus de gestion. Vous pouvez créer une hiérarchie d’emplacements à utiliser dans une règle de conditions pour chaque État afin d’éviter des mises à jour futures lorsque vous créez de nouveaux emplacements.
Gestion financière	Vous pouvez : Définissez des hiérarchies d’emplacements en fonction des régions réglementaires. Définissez des emplacements pour la présentation de l’information financière géographique si les emplacements physiques correspondent aux exigences en matière de présentation de l’information financière. Configurez les emplacements d’entreposage pour l’expédition de biens et de services aux fins d’approvisionnement.
HCM	Pour définir un soutien RH local pour une société internationale, vous pouvez : Définissez un emplacement pour chaque immeuble où travaillent les travailleurs. Définissez une hiérarchie d’emplacements internationale pour regrouper les emplacements. Exemple : par ville, état, pays et contient.
Payroll	Vous pouvez limiter les horaires et les salaires en fonction de la réglementation locale.
Recrutement	Vous pouvez permettre ce qui suit : Aux recruteurs d’accéder aux rapports et aux tâches concernant les candidats et les emplois disponibles en fonction de la ville, de la région et du pays. Les candidats aux emplois pour rechercher des emplois en fonction des emplacements.
Production de rapports	Pour générer un rapport sur tous les emplacements d’une région, vous pouvez configurer la région comme hiérarchie d’emplacements au lieu de sélectionner des emplacements individuels.
Sécurité	Vous avez des partenaires RH affectés par une organisation supérieure, mais il y a des travailleurs dans différents pays au sein de la même organisation. Vous pouvez créer des rôles distincts pour les partenaires RH locaux et les affecter à chaque hiérarchie d’emplacements en fonction du pays. Vous pouvez ensuite assigner la sécurité en fonction de l’intersection des groupes afin que les partenaires RH ne voient que les travailleurs qu’ils prennent en charge.
Student	Vous pouvez : Effectuer le suivi des utilisations et des calendriers et produire des rapports connexes. Permettre aux instructeurs de sélectionner des classes en fonction d’attributs comme l’emplacement physique, la capacité, la conformité à la loi Adaptive Planning et l’équipement.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin de sécurité au niveau de l’emplacement?	Workday recommande de définir des hiérarchies d’emplacements. Le premier niveau doit être un mappage un-à-un à chaque emplacement physique. Le deuxième niveau peut regrouper chaque emplacement en groupes logiques pouvant être regroupés dans le niveau global.
Avez-vous besoin de suivre les détails de vos emplacements?	Créez une hiérarchie à l’emplacement. Exemple : immeuble, échelle, poste.
Votre société a-t-elle des exigences en matière d’audit de conformité (exemple : EEO)?	Si c’est le cas, vous devez utiliser des établissements avec les emplacements.
Avez-vous des travailleurs à distance, des travailleurs qui relèvent de plusieurs emplacements ou qui relèvent d’emplacements de clients?	Lorsque des travailleurs sont affectés à des sites éloignés, tenez compte des répercussions de leur affectation à des emplacements physiques. À la place, vous pouvez les regrouper par emplacements désignés par État, province ou autre désignation logique. Pour la paie, pensez à regrouper les travailleurs par compétence législative.
Comment prévoyez-vous de nommer vos emplacements?	Sélectionnez avec soin vos conventions de dénomination et tenez compte des publics externes. Les noms d’emplacement doivent avoir un sens pour les utilisateurs finaux internes et externes. Pour les grandes organisations ou plusieurs emplacements, tenez compte de l’ordre de tri des listes déroulantes. Créez des noms d’emplacement qui sont faciles à comprendre, car les utilisateurs externes les utilisent pour les bons de commande, les demandes de postes et les livraisons.
Avez-vous des hiérarchies d’emplacements obligatoires?	Les hiérarchies d’emplacements sont facultatives. Vous pouvez inclure un emplacement dans plusieurs hiérarchies à condition que les emplacements ne soient pas regroupés dans le même parent.

Recommandations

Tenez compte de l’utilisation de votre emplacement et de son lien avec les adresses physiques lorsque vous définissez des emplacements.

Fondez vos hiérarchies d’emplacements sur l’emplacement géographique, et non sur le territoire de vente ou la région de responsabilité.

Workday vous recommande de configurer le domaine Location: View de
manière à ce qu’il hérite des autorisations parentes.

Exigences

Activez le domaine fonctionnel Organizations and Roles. Vous devez configurer des emplacements, car ils contrôlent d’autres fonctions dans Workday.

Limites

Vous ne pouvez pas :

Affecter des rôles à des emplacements. Affectez plutôt des rôles aux hiérarchies d’emplacements.

Définissez des affectations d’organisations pour les emplacements. Définissez plutôt les affectations d’organisations dans les hiérarchies d’emplacements.

Utilisez les processus de gestion pour créer des emplacements.

Configuration du locataire

Les sous-types d’organisations s’appliquent à l’échelle du locataire et déterminent les sous-types que vous pouvez utiliser pour les hiérarchies d’emplacements.

Sécurité

Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Location: View	Permet d'accéder à l'affichage d'un sous-ensemble de détails de l'emplacement. Workday vous recommande de configurer ce domaine pour hériter des autorisations parentes. Les sous-types d’organisations s’appliquent à l’échelle du locataire et déterminent les sous-types que vous pouvez utiliser pour les hiérarchies d’emplacements.
Manage: Location	Vous devez disposer d'un accès en mode de modification pour que vous puissiez créer ou mettre à jour des emplacements. Exemple : groupes de sécurité pour les administrateurs d’organisation et les responsables de la mise en œuvre. Accordez l’accès pour afficher à tous les groupes de sécurité qui ont besoin de voir les détails des emplacements. Exemple : les travailleurs auxiliaires, tous les employés et les groupes de sécurité des audits.
Manage: Location Hierarchy	Vous devez disposer d'un accès pour modifier pour créer ou mettre à jour des hiérarchies d'emplacements. Exemple : groupes de sécurité pour les administrateurs d’organisation et les responsables de la mise en œuvre. Accordez l’accès d’affichage aux groupes de sécurité des évaluateurs.
Définition : Organisation	Ce rapport permet de mettre à jour la liste des types et des sous-types d'organisations.

Processus de gestion

Vous ne pouvez pas créer d’emplacements ou de hiérarchies d’emplacements à l’aide des processus de gestion. Toutefois, les hiérarchies d’emplacements étant un type d’organisation, vous pouvez utiliser les types de processus de gestion de réorganisation pour les tâches suivantes liées à l’emplacement :

Scinder une organisation

Créer un subordonné

Changer la visibilité

Affecter un supérieur

Les emplacements et les hiérarchies d’emplacements sont interfonctionnels et utilisés dans Workday de différentes manières.

Production de rapports

Lorsque vous définissez des emplacements et des hiérarchies d’emplacements, tenez compte de la façon dont ils seront utilisés dans les rapports. Les emplacements et les hiérarchies d’emplacements sont affichés dans plusieurs rapports prédéfinis par Workday. Exemples :

Find Jobs for External Career Sites

Rechercher des emplois pour des sites de carrières internes

Audit : incohérences dans le lieu de travail pour une société

Rapport sur des lieux de travail multiples par société

Intégrations

Si des intégrations entrantes créent ou mettent à jour des emplacements, assurez-vous que l’intégration utilise les mêmes conventions de dénomination et qu’elle insère les nouveaux emplacements dans la hiérarchie d’emplacements appropriée.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Les emplacements contrôlent beaucoup d’autres fonctions dans Workday. Exemples :

Heures de travail standard pour les employés.

Information sur les contacts et l’expédition

Les compétences législatives pour la paie.

Create Business Process Condition Rules

Steps: Set Up Establishments

Steps: Set Up Instructional Locations