Concept : mise à jour des données d’objets personnalisés avec date d’effet

Administrator Guide

Pour mettre à jour des objets personnalisés à date d'effet dans des objets de gestion à date d'effet, vous pouvez inclure des étapes Modifier les données supplémentaires
dans l'un des processus de gestion suivants :

Objet de gestion	Processus de gestion
Suivi des nominations universitaires	Ajouter une nomination universitaire
Suivi des nominations universitaires	Mettre à jour une nomination universitaire
Contrat d’employé	Événement de modification des données supplémentaires de contrat d’un employé
Contrat d’employé	Contrat d’employé
Demande de poste	Modifier les données supplémentaires sur une demande de poste
	Demande de poste
	Changement d’une demande de poste
Cours d’apprentissage	Gérer un cours
Offre de cours de formation	Manage Course Offering
Programme de formation	Gérer un programme
Restrictions de poste	Create Position
	Edit Position Restrictions
	Modifier les données supplémentaires sur les restrictions de poste
Travailleur	Effectuer un changement lié à l’emploi
	Embaucher un travailleur auxiliaire par contrat
	Événement lié à la modification des données supplémentaires de l'employé
	Mettre fin au contrat d’un travailleur auxiliaire
	Embauche
	Fin d’emploi

Lorsque Modifier les données supplémentaires
est une étape d'un processus de gestion global, Workday crée des événements simplifiés sous le nouveau type d'événement simplifié de l'objet personnalisé Modification à date d'effet. Lorsqu'un événement lié à une action contient une ou plusieurs étapes de workflow Modifier les données supplémentaires
:

Avant que l'événement ne se termine, Workday crée un événement simplifié et un journal des transactions correspondant simplifié avec un moment de saisie qui correspond à l'événement parent lorsque l'événement se termine, quel que soit le nombre d'étapes que vous incluez.

Une fois l'événement terminé, Workday crée un événement simplifié et un journal des transactions correspondant simplifié avec un moment de saisie de l'étape lorsqu'elle se termine. Les étapes finales Modifier les données supplémentaires
ont un moment de saisie différent de celui de l'événement parent.

Lorsque vous corrigez une étape Modifier les données supplémentaires
, Workday crée une entrée d'événement simplifiée et une entrée de journal des transactions correspondante.

Workday crée un événement simplifié dans le journal des transactions lorsque vous mettez à jour des objets personnalisés à date d'effet à l'aide d'un processus de gestion autonome.

Lorsque vous corrigez la date d'effet d'un événement de processus de gestion, Workday crée une entrée Journal des transactions simplifiée supplémentaire avec la date d'effet précédente et le moment de la saisie. L'écriture de correction initiale avec la nouvelle date d'effet reste dans le journal des transactions.

Pour vérifier ou auditer les valeurs des objets personnalisés Workday, utilisez le journal des transactions pour rechercher les instances d'objet personnalisé Modification sans date d'effet - événement simplifié - type d'objet personnalisé. Le type d'événement simplifié inclut le nom de l'objet personnalisé modifié, les instances propriétaires, l'auteur des modifications et le moment où le changement a eu lieu. Il n'inclut pas les détails décrivant les modifications réelles apportées aux données de l'objet personnalisé.

Si vous devez récupérer des données d'objets personnalisés de Workday pour les utiliser dans un système externe, vous pouvez interroger le journal des transactions pour connaître les valeurs de ces champs personnalisés.

Utiliser des processus de gestion et des objets personnalisés

Utilisez un processus de gestion pour modifier les données de champ personnalisé dans les objets personnalisés à date d'effet. Vous pouvez uniquement sélectionner les objets personnalisés qui prennent en charge les objets de gestion à date d'effet.

Pour afficher ou mettre à jour des objets personnalisés à date d'effet dans un objet de gestion en dehors des processus de gestion d'affectation de personnel, utilisez l'un des processus de gestion autonomes suivants :

Événement de modification des données supplémentaires de contrat d’un employé

Modifier les données supplémentaires sur une demande de poste

Modifier les données supplémentaires sur les restrictions de poste

Événement lié à la modification des données supplémentaires de l'employé

Mettre à jour une nomination universitaire

Définissez une étape Modifier les données supplémentaires
pour chaque objet personnalisé à date d'effet. Vous ne pouvez router cette étape de processus de gestion qu'aux groupes de sécurité autorisés à accéder à l'objet personnalisé sélectionné.

Si vous bénéficiez de la sécurité requise pour le processus de gestion, sélectionnez

Données supplémentaires

Modifier l'objet personnalisé

dans le menu des actions associées de l'objet Workday. Entrez une date d’effet. Workday applique la date à tous les objets personnalisés que vous ajoutez ou mettez à jour.

Pour afficher les objets personnalisés à date d'effet, sélectionnez

Données supplémentaires

Afficher tout à une date

précise dans le menu des actions associées de l'objet Workday.

Vous pouvez configurer des remplacements de libellé d'étape dans les étapes du processus de gestion Modifier les données supplémentaires
.

Pour les étapes Modifier les données supplémentaires
qui vous sont routées :

Vous pouvez modifier uniquement les champs personnalisés actifs pour un objet personnalisé.

Lorsque vous soumettez l'étape Modifier les données supplémentaires
, Workday évalue toutes les validations d'objets personnalisés. Lorsqu'il détecte des données non valides, il affiche un message d'erreur.

Vous ne pouvez déléguer une étape Modifier les données supplémentaires
qu'à un membre d'un groupe de sécurité qui dispose des autorisations sur les domaines de sécurité qui sécurisent l'objet personnalisé. Dans les éléments Modifier les données supplémentaires
de Ma tâche, le délégataire peut afficher le détail de l'événement en cliquant sur

Afficher le détail

dans l'icône engrenage.

Workday ignore les étapes Modifier les données supplémentaires
lorsque vous soumettez l'un de ces processus de gestion via l'une des méthodes suivantes :

Un service web avec la finalisation automatique activée.

Un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) utilisant l'option Traitement automatique.

Vous pouvez modifier les données du champ personnalisé pendant que le processus de gestion est en cours. Pour modifier les données une fois le processus de gestion terminé, sélectionnez

Processus de gestion

Corriger les données supplémentaires

dans le menu des actions associées du processus de gestion. Pour modifier des données, vous devez avoir des autorisations sur :

Corrigez
l'action dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Les domaines de sécurité qui sécurisent l'objet personnalisé.

Instantanés pour les objets personnalisés à date d'effet

Les objets personnalisés individuels n'ont pas d'instantanés distincts. Workday stocke les données de tous les objets personnalisés d'un objet de gestion sur le même instantané. Lorsqu'un nouvel instantané à date d'effet est créé, Workday copie les données de l'instantané précédent comme point de départ. Workday copie les données pour tous les objets personnalisés même si l'objet personnalisé comporte une étape du processus de gestion qui crée un nouvel instantané à date d'effet.

Lorsqu'il existe une date d'effet postérieure pour les données personnalisées, vos modifications ne sont pas reportées. Effectuez les mêmes modifications pour chaque date d'effet suivante. Lorsque Workday affiche une alerte vous avertissant d'une date d'effet postérieure, appliquez les mêmes modifications à la date d'effet indiquée dans l'alerte.

Lorsqu'un événement de processus de gestion comporte une étape Modifier les données supplémentaires
, Workday crée un instantané à date d'effet. Lorsque plusieurs processus de gestion qui mettent à jour des données personnalisées sont en cours en même temps pour le même objet de gestion, certaines modifications peuvent être perdues s'ils sont en conflit :

Dates d'effet de l'événement.

Date et heure de création de l'instantané.

Ordre de finalisation de l'événement.

Lorsque vous retirez des événements Modifier les données supplémentaires
, assurez-vous que les données personnalisées sont correctement restaurées en retirant les événements dans l'ordre inverse des dates d'effet. Exemple :

Retirez d'abord la dernière date d'effet, y compris les événements à venir.

Retirez les événements suivants qui ont mis à jour un ou plusieurs objets personnalisés depuis la dernière date.

Si des événements terminés avec une date d'effet hors séquence, appliquez de nouveau les mises à jour aux données personnalisées une fois que tous les événements remontant jusqu'à la dernière date d'effet ont été retirés.

La valeur d'un champ inactif ou supprimé reste dans les instantanés existants, mais elle n'est pas copiée dans de nouveaux instantanés et ne sera pas visible dans un nouvel instantané. Notez qu'un nouvel instantané peut être créé par un processus de gestion différent qui met à jour les objets personnalisés.

Utilisez la tâche

Afficher les modifications d'un objet personnalisé hors séquence

pour :

Comparer des données personnalisées entre plusieurs dates d'effet.

Identifier les dates d'effet ajoutées ou mises à jour lorsqu'il existe déjà une date d'effet postérieure avec des données personnalisées.

Mettez à jour les données personnalisées incorrectes en utilisant les liens fournis dans la grille.

Afficher les données personnalisées pour les dates d'effet hors séquence.

La tâche

Afficher les modifications d'un objet personnalisé hors séquence

est sécurisée via le domaine System Auditing
, mais vous devez également disposer d'un accès en lecture pour les domaines qui sécurisent les objets personnalisés afin de voir les détails lorsque vous cliquez sur les liens dans la grille. Les informations des objets personnalisés pour lesquels vous n'êtes pas autorisé à afficher ne seront pas visibles.