Concept : ingestion de contenu de courriel
Vous pouvez utiliser l’ingestion de contenu de courriel pour analyser et extraire les données des courriels envoyés dans Workday. Les applications Workday peuvent utiliser les données extraites pour créer automatiquement des bons de commande et des tâches, ce qui vous fait gagner du temps et élimine le travail manuel. Les applications associées aux domaines de réception lancent des actions en fonction du contenu des courriels entrants. Exemple : Lorsqu’un fournisseur autorisé soumet une facture par courriel, Workday traite le contenu dans une demande de facture de fournisseur.
Types de domaines de réception
Vous pouvez configurer vos locataires Workday pour qu’ils reçoivent les courriels entrants dans des domaines de réception précis afin que l’ingestion de contenu de courriel puisse les traiter. Vous pouvez utiliser un domaine de réception fourni par Workday ou un domaine de réception fourni par le client pour l’ingestion de courriels. Workday définit et met à jour pour vous le domaine de réception fourni par Workday. Vous pouvez également définir et mettre à jour vous-même le domaine de réception fourni par le client. Workday recommande d’utiliser le domaine de réception fourni par Workday, car il :
- Permet de gagner du temps en utilisant un domaine de réception configuré par Workday pour vous. Lorsque vous créez un domaine de réception fourni par le client, vous devez mettre à jour la configuration DNS de votre société, ce qui peut nécessiter l’aide de votre équipe de TI.
- Simplifie les actualisations qui ne sont pas en production en éliminant les étapes de configuration supplémentaires requises pour les domaines de réception fournis par le client.Vous devez accéder à la tâcheConfigurer les paramètres d'ingestion de contenu de courrieldans votre locataire qui n'est pas en production pour sélectionner de nouveau le domaine de réception fourni par Workday après chaque actualisation qui n'est pas en production.
Transférer et rediriger avec ingestion de contenu de courriel
Vous pouvez transférer et rediriger les courriels vers un domaine de réception fourni par Workday ou un domaine de réception fourni par le client dans votre locataire Workday. Vous pouvez utiliser différents clients de messagerie tiers pour transmettre et rediriger les courriels. Exemples :
- courrier d'Apple
- Google Message
- Microsoft Outlook
Lorsque vous configurez vos paramètres d'ingestion des courriels, vous pouvez ajouter une adresse de courriel de transfert ou de redirection à la liste des expéditeurs autorisés. Vous pouvez ensuite configurer votre client de messagerie pour transmettre ou rediriger les courriels vers le domaine de réception.
Exemple : vous configurez un domaine de réception dans votre locataire : courriel@destination.com. Vous avez également défini une adresse de transfert dans votre client de messagerie courriel : email@forward.com. Votre client de messagerie courriel redirige ensuite tous les courriels envoyés à email@forward.com vers votre domaine de réception : email@destination.com.
Lorsque vous composent un courriel que vous souhaitez transmettre à un domaine de réception d’ingestion de contenu de courriel, ajoutez uniquement l’adresse de transfert dans le champ
À
du courriel. Ajoutez des adresses de destinataires supplémentaires dans le champ Cc
pour que l’ingestion de contenu de courriel puisse ingérer le courriel.Étapes pour cesser d'utiliser l'ingestion de contenu de courriel
Lorsque vous cesserez d’utiliser l’ingestion de contenu de courriel et que vous utilisez le domaine de réception fourni par Workday ou le domaine de réception fourni par le client, vous devez :
- Supprimez les paramètres d'ingestion de contenu de courriel.
- Retirez toutes les règles de transfert que vous avez définies.
Lorsque vous utilisez le domaine de réception fourni par le client, vous devez également :
- Supprimez le domaine de réception de l'ingestion de contenu de courriel.
- Collaborez avec l'administrateur TI pour retirer les données d'ingestion de courriels de votre configuration DNS.