Concept : gestion des fichiers et des dossiers dans Drive

Administrator Guide

Ce tableau récapitule les actions principales que vous pouvez effectuer avec les fichiers et les dossiers dans Drive si :

Vous disposez des autorisations appropriées.

Vous avez choisi de gérer ce type de fichier lors de la définition de Drive.

Drive prend en charge l'action pour ce type de fichier.

L’application (telle que Workday Slides ou Workday Worksheets) est disponible dans le locataire.

Action	Remarques
Téléverser fichiers Convertir des fichiers en classeurs Worksheets	Sélectionnez Ajouter nouveau téléverser ou faites glisser un ou plusieurs fichiers dans la page Drive. Drive convertit automatiquement les fichiers de type feuille de calcul téléversés en classeurs si toutes les conditions suivantes sont réunies : Worksheets est activé dans le locataire. Vous êtes dans le domaine de sécurité Worksheets . Le fichier est au format XLS, XLSX, CSV ou HTML. Pour téléverser des fichiers médias (vidéo et contenu en paquet), vous devez déjà avoir signé le formulaire de commande des modalités relatives à Workday Media Cloud, et vous devez vous trouver dans le domaine de sécurité Manage: Media . Drive analyse automatiquement les éléments à la recherche de virus lorsque vous les téléversez. Le scan pour la recherche de virus ne s’applique pas aux fichiers ajoutés à Drive à partir d’intégrations ni aux fichiers médias. La taille maximum du fichier de téléversement est de 30 Mo.
Créer un classeur Worksheets	Dans Drive, sélectionnez Ajouter un nouveau classeur pour créer un nouveau classeur en blanc. À partir d’un rapport Workday, sélectionnez Exporter vers Worksheets pour exporter les données du rapport Workday afin de créer un nouveau classeur. Vous pouvez effectuer cette action si les deux conditions suivantes existent : Worksheets est activé dans le locataire. Vous êtes dans le domaine de sécurité Worksheets .
Créer une présentation Workday Slides	Vous pouvez sélectionner Ajouter une nouvelle présentation si les deux conditions suivantes existent : Slides est activé dans le locataire. Vous êtes dans le domaine de sécurité Slides .
Créer un tableau d'exploration	Vous pouvez sélectionner Ajouter un nouveau tableau d’exploration si cette condition existe : Vous êtes dans le domaine de sécurité Discovery Boards: Create .
Créer un modèle de notification	Vous pouvez sélectionner Ajouter modèle de notification si les deux conditions suivantes sont réunies : Notification Designer est activé dans le locataire. Vous êtes dans le domaine de sécurité Notification Designer .
Créer un modèle de document Workday Docs	Vous pouvez sélectionner Ajouter un nouveau modèle de document si les deux conditions suivantes sont réunies : Workday Docs est activé dans le locataire. Vous êtes dans les domaines de sécurité Docs et Document Library .
Télécharger un élément	Les options de téléchargement dépendent de l’activation ou non du téléchargement pour ce type d’élément particulier : Pour les types d'éléments pris en charge, sélectionnez l'élément , puis cliquez sur Télécharger . Pour les types d’éléments tels que les classeurs, les présentations Slides et les modèles de notification, ouvrez l’élément et sélectionnez Fichier Télécharger au format, puis sélectionnez une valeur parmi les types de fichiers disponibles. Pour les types d’éléments qui n’ont pas de lecteur ou d’aperçu, vous pouvez le télécharger lorsque vous double-cliquez sur le nom de l’élément.
Filtrer l'affichage des éléments	Sélectionnez l’une des vues à gauche de la page d’accueil pour afficher les articles de ces catégories ou cliquez sur le bouton Filtrer dans le coin supérieur droit pour afficher des options de filtrage supplémentaires. Notez que la vue Mes fichiers est un simple filtre qui affiche les éléments dont vous êtes propriétaire dans une liste plate qui n’affiche pas la structure des dossiers; nous vous déconseillons d’utiliser cette vue pour la gestion des éléments Drive.
Partager un élément à l'aide d'un lien (adresse URL)	Vous pouvez partager un élément avec plusieurs utilisateurs à la fois en leur fournissant un lien que vous générez dans la boîte de dialogue Partager . Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers partagés uniquement s’ils sont dans le domaine Drive ou dans le domaine View Drive File and Media . De plus, pour chaque élément que vous souhaitez partager, assurez-vous que le destinataire figure dans tous les autres domaines obligatoires pour le type d’élément. Exemple : si vous souhaitez partager un classeur Worksheets, la personne avec laquelle vous le partagez doit être dans le domaine Worksheets . Sélectionnez un fichier dans Drive et cliquez sur Partager . Activez l’option Partage de lien si elle n’est pas déjà activée. La possibilité d’utiliser le partage de liens est un paramètre de locataire. Si l’option ne s’affiche pas, communiquez avec l’administrateur pour vous assurer qu’elle est activée. Sélectionnez le niveau d’autorisation. Tous ceux qui accèdent au fichier à l’aide du lien auront ce niveau d’accès au fichier. Cliquez sur Copier le lien . Indiquez cette adresse URL aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Pour le partage de liens, tenez compte des éléments suivants : Drive prend en charge le partage de liens pour tous les types de fichiers Drive, à l’exception des tableaux d’exploration. Vous ne pouvez pas partager des dossiers à l'aide d'un lien. Si vous partagez un élément à l’aide d’un lien, l’élément est partagé avec le groupe de sécurité Tous les utilisateurs . Tout utilisateur ayant accès à l’application connexe peut accéder à l’élément s’il dispose de l’adresse URL. Contrairement au partage avec des utilisateurs individuels, lorsque vous partagez un fichier à l’aide d’un lien, Workday n’envoie pas de notifications. Vous voudrez peut-être informer les personnes que vous avez partagées avec elles; Par exemple, si vous avez partagé un classeur Worksheets avec un groupe, vous pouvez leur envoyer un lien par courriel. Dans Drive, les fichiers que vous partagez à l’aide d’un lien affichent une icône Lien à côté des avatars Qui a accès . Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue Partager en cliquant sur l’icône ou sur un avatar. Si une personne partage un fichier avec vous en vous envoyant un lien, le fichier partagé ne s’affiche pas dans Drive ni dans les résultats de recherche. Le fichier s’affiche dans Drive ou dans les résultats de la recherche, uniquement s’il l’a partagé avec vous à l’aide de la section Partager avec des personnes de la boîte de dialogue Partager . Si vous changez le niveau d’autorisation de l’élément plus tard, le niveau d’accès est mis à jour immédiatement. Exemple : vous avez initialement défini le niveau d’autorisation Modifier et avez attribué le lien à Cara, qui modifie maintenant le fichier. Si vous changez le niveau d’autorisation de partage de lien pour Afficher, l’autorisation de Cara change immédiatement et elle ne peut plus modifier le fichier. Les paramètres de partage de fichiers individuels dans la zone Partager avec des personnes de la boîte de dialogue Partager restent actifs si vous désactivez le partage de liens. Si vous utilisez le partage de liens pour un élément et que vous le partagez également avec des utilisateurs ou des groupes individuels, la personne reçoit le niveau d’autorisation le plus élevé possible. Exemple : vous partagez un fichier avec Bici individuellement et lui accordez un accès pour afficher. Vous utilisez également le partage de liens et vous définissez le niveau d’autorisation à Modifier. Bib a l’autorisation de modifier le fichier. Si vous désactivez ultérieurement le partage de liens, B date continue d’avoir l’autorisation d’affichage que vous avez précisée pour elle. Vous ne pouvez pas utiliser le partage de liens pour partager des fichiers avec les utilisateurs responsables de la mise en œuvre.
Partager un élément avec des groupes de sécurité	Vous pouvez partager un élément avec des groupes d’utilisateurs en entrant les noms des groupes de sécurité dans la boîte de dialogue Partager . Vous activez le partage avec des groupes pour chaque type d’élément Drive dans la tâche Configurer le partage avec des groupes sur Drive . Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers partagés uniquement s’ils sont dans le domaine Drive ou dans le domaine View Drive File and Media . De plus, pour chaque élément que vous souhaitez partager, assurez-vous que le destinataire figure dans tous les autres domaines obligatoires pour le type d’élément. Exemple : si vous souhaitez partager un classeur Worksheets, la personne avec laquelle vous le partagez doit être dans le domaine Worksheets . Sélectionnez un élément dans Drive et cliquez sur Partager . Dans la zone Partager avec des groupes , sélectionnez un niveau d’autorisation pour l’élément dans le menu déroulant Autorisations . Dans la zone Partager avec des groupes , entrez le nom des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’élément. (Facultatif) Si vous êtes le propriétaire de l’élément, vous pouvez cliquer sur Avancé pour indiquer si vous souhaitez permettre aux personnes autorisées à modifier de partager le fichier ou non, et si vous souhaitez permettre aux personnes autorisées à commenter et aux lecteurs de copier ou d’imprimer ou de télécharger l’élément. Pour les fichiers médias (vidéo), vous pouvez activer ou désactiver l’option permettant aux propriétaires d’autoriser la copie ou le téléchargement à l’aide du paramètre approprié dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Système . Les éléments particuliers suivants s’appliquent au partage de dossiers : Tous les utilisateurs auxquels vous accordez un accès pour modifier le dossier peuvent ajouter, retirer et modifier les autorisations relatives aux collaborateurs. Tous les utilisateurs avec lesquels vous partagez le dossier peuvent télécharger, copier et imprimer des fichiers dans le dossier. Lors du partage avec des groupes de sécurité, tenez compte des éléments suivants : Drive prend en charge le partage avec des groupes de sécurité pour tous les types d'éléments Drive, y compris les dossiers. Contrairement au partage avec des utilisateurs individuels, lorsque vous partagez un élément avec un groupe, Workday n’envoie pas de notifications. Vous voudrez peut-être informer les personnes que vous avez partagées avec elles; Par exemple, si vous avez partagé un classeur Worksheets avec un groupe, vous pouvez leur envoyer un lien par courriel. Vous pouvez afficher et gérer les groupes qui ont accès (et le niveau d’accès) à un fichier partagé avec des groupes dans l’onglet Personnes ayant accès à la boîte de dialogue Partager . Si vous gagnez ou perdez l’accès à un groupe, vous gagnez ou perdez automatiquement l’accès aux éléments que quelqu’un a partagés avec ce groupe. Ces données s'afficheront sur votre Drive. Si vous utilisez le partage de liens pour un élément et que vous partagez également un élément avec un groupe, le membre du groupe reçoit le niveau d’autorisation le plus élevé possible. Exemple : vous partagez un fichier avec le groupe Gestionnaires, dont BBI est membre, et vous accordez l’accès Afficher au groupe; vous utilisez également le partage de liens et vous définissez le niveau d’autorisation à Modifier. Bib a l’autorisation de modifier le fichier. Si vous désactivez ultérieurement le partage de liens, BBI continue d’avoir l’autorisation d’affichage que vous avez indiquée pour le groupe Gestionnaires. En général, les groupes avec lesquels vous partagez des fichiers peuvent voir toutes les données dans les fichiers, à l’exception des éléments suivants : Pour les tableaux d’exploration, la sécurité au niveau des rangées s’applique et les groupes voient uniquement les données auxquelles ils ont accès. Pour les classeurs, vous pouvez masquer le contenu, mais si vous autorisez les utilisateurs à copier le classeur, ils peuvent afficher le contenu après avoir copié le classeur.
Partager un élément avec des utilisateurs individuels	Vous pouvez partager des éléments dans Drive avec des utilisateurs individuels. Le partage avec des utilisateurs individuels vous permet de définir un niveau d’autorisation précis pour la personne. Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers partagés uniquement s’ils sont dans le domaine Drive ou dans le domaine View Drive File and Media . De plus, pour chaque élément que vous souhaitez partager, assurez-vous que le destinataire figure dans tous les autres domaines obligatoires pour le type d’élément. Exemple : si vous souhaitez partager un classeur Worksheets, la personne avec laquelle vous le partagez doit être dans le domaine Worksheets . Sélectionnez un fichier dans Drive et cliquez sur Partager . Dans la zone Partager avec des personnes , sélectionnez un niveau d’autorisation pour l’élément dans la liste déroulante Autorisations . Dans la zone Partager avec des personnes , entrez le nom des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager l’élément. (Facultatif) Entrez un message pour les utilisateurs avec lesquels vous partagez des données. Le message s'affiche dans la notification de Workday que les utilisateurs reçoivent après que vous avez cliqué sur OK . (Facultatif) Si vous êtes le propriétaire de l’élément, vous pouvez cliquer sur Avancé pour attribuer des paramètres de partage plus précis aux personnes autorisées à modifier, à commenter et à lire. Les options suivantes ne s'appliquent pas aux dossiers : Tous les utilisateurs auxquels vous accordez un accès pour modifier le dossier peuvent ajouter, retirer et modifier les autorisations relatives aux collaborateurs. Tous les utilisateurs avec lesquels vous partagez le dossier peuvent télécharger, copier et imprimer des fichiers dans le dossier. Lors du partage avec des utilisateurs individuels, tenez compte des éléments suivants : Drive prend en charge le partage de fichiers avec des utilisateurs individuels pour tous les types de fichiers Drive. Vous pouvez également partager des dossiers avec des utilisateurs individuels. Si vous utilisez le partage de liens pour un élément et que vous partagez également un élément avec des utilisateurs ou des groupes individuels, la personne reçoit le niveau d’autorisation le plus élevé possible. Exemple : vous partagez un fichier avec Bici individuellement et lui accordez un accès pour afficher; vous utilisez également le partage de liens et vous définissez le niveau d’autorisation à Modifier. Bib a l’autorisation de modifier le fichier. Si vous désactivez ultérieurement le partage de liens, B date continue d’avoir l’autorisation d’affichage que vous avez précisée pour elle. Si vous changez le niveau d’autorisation de l’élément plus tard, le niveau d’accès est mis à jour immédiatement. Exemple : vous avez initialement accordé l’autorisation de modification à Cara, qui modifie maintenant le fichier. Si vous changez le niveau d’autorisation pour Afficher, l’autorisation de Cara change immédiatement et elle ne peut plus modifier le fichier. Lorsque vous partagez un élément, l’utilisateur reçoit une notification de Workday et un courriel (si vous avez activé les notifications par courriel). En général, les utilisateurs avec lesquels vous partagez des fichiers peuvent voir toutes les données des fichiers, à l’exception des éléments suivants : Pour les tableaux d’exploration, la sécurité s’applique et les utilisateurs voient uniquement les données auxquelles ils ont accès. Pour les classeurs, vous pouvez masquer le contenu, mais si vous autorisez les utilisateurs à copier le classeur, ils peuvent afficher le contenu après avoir copié le classeur.
Modifier un fichier	Double-cliquez sur un nom de fichier pour l’ouvrir et le modifier. Pour les vidéos : Double-cliquez sur le fichier pour ouvrir la page Afficher un média . Cliquez sur Modifier un média . Le bouton Modifier le média s’affiche pour les vidéos (mais pas pour le contenu en paquet) si les conditions suivantes existent : Vous êtes dans le domaine de sécurité Manage: Media . Vous êtes le propriétaire de la vidéo ou le propriétaire vous a accordé une autorisation de modification.
Déplacer un élément	Cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'élément et sélectionnez Déplacer ; Accédez ensuite à l’emplacement où vous souhaitez placer le fichier.
Copier un élément	Lorsque vous copiez un fichier dans l’interface utilisateur de Drive, la destination par défaut est l’emplacement du fichier d’origine. Vous pouvez accéder à un emplacement différent à partir de la boîte de dialogue Copier. Lorsque vous copiez un élément à partir de l’une des applications d’intégration, comme la copie d’un classeur à partir de l’interface utilisateur de Worksheets ou d’une présentation à partir de Slides, la destination par défaut peut varier par rapport à ce que vous voyez dans Drive.
Renommer un élément	Cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'élément et sélectionnez Renommer . Pour les fichiers vidéo : Double-cliquez sur le fichier pour ouvrir la page Afficher un média . Cliquez sur Modifier un média . Cliquez sur l’icône en forme de crayon (Renommer) pour renommer le fichier. Le bouton Modifier le média s’affiche pour les vidéos (mais pas pour le contenu en paquet) si les conditions suivantes existent : Vous êtes dans le domaine de sécurité Manage: Media . Vous êtes le propriétaire de la vidéo ou le propriétaire vous a accordé une autorisation de modification. Le fait de renommer un élément dans Drive met à jour le nom du fichier : Dans Drive. Lorsqu’un utilisateur ouvre l’élément à l’aide d’un lien partagé ou directement dans Drive. Dans un article de l’aide, si vous avez joint un fichier Drive ou ajouté un lien à partir d’un fichier Drive, puis que vous avez renommé le fichier, le fichier continue de s’ouvrir correctement après avoir été renommé. Nous vous recommandons de mettre à jour la valeur du champ Texte pour qu’elle corresponde au fichier renommé. Exemple : Dans un article, utilisez la fonction Insérer un lien pour créer un lien vers un fichier dans Drive, ou la fonction Insérer un média ou Sélectionner un fichier à partir de Drive pour joindre le fichier Drive Résultats 2022 à un article. Dans le champ Texte , entrez Résultats 2022 . Renommez le fichier dans Drive en utilisant les résultats de 2023 . Accédez à l’article dans l’espace de travail - Articles de l’aide, sélectionnez cette option pour modifier l’article et mettez à jour la valeur du champ Texte avec la valeur 2023 Results .
Remplacer un élément	Sélectionnez l'élément et cliquez sur Remplacer ; Accédez ensuite au fichier de remplacement. L’action Remplacer conserve les autorisations de partage et le lien vers le fichier. Lorsqu’un utilisateur sélectionne un lien qui a précédemment ouvert le fichier d’origine, ce lien ouvre plutôt le fichier de remplacement. Drive ne prend actuellement pas en charge les fichiers suivants pour le remplacement : Tableaux d'exploration Modèles de document Fichiers médias (ZIP, SCORM et fichiers vidéo/audit) Modèles de notification Présentations Slides Classeurs et modèles de Worksheets Pour la nouvelle fonction, tenez compte des éléments suivants : Drive n’enregistre pas le fichier remplacé d’origine une fois qu’il a été remplacé. Pour les types de fichiers que Drive convertit automatiquement en fichiers Workday, tels que la conversion de fichiers XLSX ou CSV en classeurs Worksheets, la conversion n’a pas lieu pour les nouveaux fichiers remplacés. Le type de fichier de remplacement doit être identique au type de fichier d'origine. Vous pouvez renommer un fichier pendant l'action Remplacer. Vous ne pouvez pas annuler l'action Remplacer. Dans un article de l’aide, si vous avez utilisé Insérer un média ou Sélectionner un fichier dans Drive pour joindre un fichier Drive à l’article, Drive ne remplace pas le fichier joint par le nouveau fichier. Le fichier joint est une copie du fichier Drive initial. Vous devez modifier l’article et insérer le fichier remplacé dans l’article plutôt que l’original. Dans un article de l’aide, si vous avez utilisé Insérer un lien pour ajouter un lien vers un fichier Drive, le fichier continue de s’ouvrir correctement après son remplacement. Si vous avez changé le nom du fichier lors du remplacement, nous vous recommandons de mettre à jour la valeur du champ Texte pour qu’elle corresponde au nom du fichier remplacé.
Placer dans le dossier Corbeille et récupérer à partir de la corbeille	À partir de la page d’accueil de Drive, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier et sélectionnez Retirer pour le déplacer vers la corbeille . Une fois que vous avez déplacé un élément vers la corbeille, aucun autre utilisateur ne peut y accéder, même si vous l’avez précédemment partagé avec eux. Pour rétablir un élément, sélectionnez l’icône Corbeille dans la page d’accueil Drive. Sélectionnez la rangée contenant l’élément, puis cliquez sur l’icône Rétablir . Workday place les éléments rétablis dans la vue Drive. Si vous retirez un élément que quelqu’un a partagé avec vous, vous vous retirez de la liste des utilisateurs du rapport partagé. L'élément disparaît de votre vue de fichiers et ne s'affiche plus dans la corbeille .
Supprimer les éléments de façon permanente	Vous pouvez supprimer de façon permanente jusqu’à 1 000 éléments Drive appartenant à un utilisateur spécifié. Accédez à la tâche Suppression définitive de fichiers de Drive .
Transférer la propriété de fichiers ou de dossiers individuels	Assurez-vous d’avoir déjà partagé l’élément avec la personne à qui vous souhaitez transférer la propriété. Sélectionnez ensuite Partager l’élément, puis sélectionnez Transférer la propriété dans la liste déroulante des autorisations pour cet utilisateur. Lorsque vous transférez la propriété : Votre niveau d’autorisation passe à Peut modifier. Le nouveau propriétaire a la possibilité de retirer votre accès. Si l’élément transféré est un classeur Worksheets : Vous ne pourrez pas modifier les plages protégées. Worksheets annule toutes les planifications de mise à jour de données dynamiques existantes. le nouveau propriétaire doit créer un autre calendrier. Certains produits qui s’intègrent à Drive n’autorisent pas les transferts de propriété. Seuls les utilisateurs individuels (autre que les groupes) peuvent détenir des éléments dans Drive.
Transférer la propriété d'un maximum de 1 000 fichiers et dossiers d'un utilisateur à un autre	Accédez à la tâche Transférer la propriété d’éléments Drive .
Personnaliser le volet de navigation	Cliquez sur l’icône Paramètres pour : Affectez une vue (page d’accueil) par défaut pour Drive en faisant glisser l’élément en haut de la liste. La nouvelle vue par défaut s’affiche lorsque vous vous connectez à Workday et que vous accédez à Drive. Si vous ouvrez un élément et retournez à Drive, Drive affiche la dernière vue utilisée. Réorganisez les filtres standard dans le volet de navigation en les faisant glisser à l’emplacement souhaité ou masquez les éléments en les faisant glisser dans la liste Éléments de menu masqués . Ajoutez un ou plusieurs dossiers au volet de navigation pour un accès rapide en cliquant sur le lien Ajouter un dossier . Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 classeurs dans la liste visible des filtres et jusqu’à 100 classeurs au total, y compris des éléments de la liste Éléments de menu masqués .
Permet d'accéder à un profil d'utilisateur à partir d'un élément Drive	Cliquez sur le lien dans : Les champs Propriétaire de la boîte de dialogue d'information, Création par et Dernière modification . Le champ Qui a accès à la boîte de dialogue Partager. L’information sur l’utilisateur s’affiche sous forme de texte standard lorsque l’utilisateur applicable est le même que l’utilisateur qui consulte l’élément.
Réduire ou développer le volet de droite	Cliquez sur l’icône de flèche à droite du diviseur du volet.

Référence : fonctionnalités de l’application mobile et remarques sur la convivialité de Drive

Workday 31 What's New Post: Link Sharing in Drive