Concept : gestion des connaissances
Workday définit la gestion des connaissances comme la façon dont vous créez, partagez et gérez les connaissances. Workday vous permet de saisir, de mettre à jour et de partager vos connaissances en matière de RH à l’aide d’articles.
Mise en forme de l'article
Vous pouvez créer des articles robustes qui incluent :
- Pièces jointes
- Listes à puces et numérotées
- Tailles de police, couleurs de la police et police en surbrillance
- Liens externes
- En-têtes
- Images
- Liens vers des tâches, des rapports et des articles internes
- Liens vers des adresses URL externes
- La mise en forme des paragraphes, comme l’alignement du texte, l’espacement des lignes et les mises en retrait.
- Mise en forme de texte enrichi, comme gras, italique, trait de soulignement et barre oblique.
- Tables
- Des vidéos.
Les auteurs des articles ont besoin des autorisations de sécurité pour les tâches et les rapports qu’ils souhaitent associer dans l’article.
Partage de lien de l'article
Lorsque vous affichez un article, vous pouvez copier l’adresse URL de l’article pour la partager à l’intérieur et à l’extérieur de Workday. Exemple : vous pouvez créer un lien vers un article dans un texte d’aide dans un processus de gestion.
Les autorisations de sécurité que vous configurez s’appliquent toujours lors du partage d’articles. Exemple : si Betty partage l’adresse URL d’un article avec Ryan, qui n’est pas un membre du public de l’article, Workday affiche une erreur au lieu du contenu de l’article.
La copie de l’adresse URL vous permet également d’accéder à la version la plus récente de l’article. Lorsque vous copiez le lien directement à partir du navigateur Web, le lien ne fonctionne pas lorsque les liens du navigateur changent.
Collaboration sur les articles
Les auteurs d’articles peuvent partager des brouillons d’articles en ajoutant d’autres auteurs comme collaborateurs d’articles. Lorsqu’ils consultent un brouillon d’article partagé, les collaborateurs peuvent également ajouter des commentaires sur le brouillon. La collaboration entre les articles permet à plusieurs auteurs d’accéder aux brouillons d’articles, de collaborer et de les réviser avant de les publier.
Les collaborateurs reçoivent des notifications dans Workday quand :
- Un auteur les ajoute comme collaborateurs à un brouillon d’article.
- D’autres collaborateurs laissent des commentaires sur les brouillons partagés.
Avis sur l'article
Vos employés et vous-même pouvez aider à améliorer le contenu d’un article en indiquant aux auteurs si un article a été utile ou non. Vous pouvez laisser un commentaire sur les articles que vous trouvez non utiles. Workday envoie une notification avec le commentaire à l’auteur le plus récent de cette version d’article. Workday n’informe pas l’auteur initial ni les autres auteurs qui pourraient avoir modifié l’article.
Indicateurs et rapports sur les articles
Vous pouvez afficher les détails de l’utilisation des articles au cours des 30 derniers jours, comme :
- L’utilité de l’article pour les employés
- La rétroaction des employés.
- Le nombre de vues qu’un article reçoit.
- Le temps moyen de lecture d’un article par les employés.
Vous pouvez accéder aux indicateurs de l’article en sélectionnant :
- Le boutonPlusquand vous affichez un article publié en tant qu’éditeur.
- L’optionAfficher les indicateurs de l’articleà partir de l’icône de pointage sur chaque article publié dans l’espace de travail – Articles de l’aide.
Vous pouvez accéder aux rapports suivants prédéfinis par Workday :
Nom du rapport | Description |
|---|---|
Commentaires concernant la version de l'article
| Le rapport avancé Commentaires sur la version de l'article affiche les commentaires pour chaque version de l'article. |
Performance des articles de l'aide
| Le rapport avancé Performance des articles de l'aide affiche les indicateurs des articles pour l'ensemble de votre base de connaissances, ce qui vous permet d'analyser votre base de connaissances et d'apporter des améliorations fondées sur les données. Ce rapport affiche les indicateurs propres à un article pour chaque version publiée d'un article. Le rapport Rendement des articles de l'aide est actualisé tous les jours et met à jour les champs Nombre total de vues, Utilité (%) et Avis concernant la version de l'article chaque jour. Les champs de rétroaction sur la version de l’article dans le rapport calculent et affichent uniquement les indicateurs pour les réponses de rétroaction négatives. |
Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour regrouper et afficher les indicateurs des articles en utilisant la source de données de rapport
Knowledge Base Article Versions
.Vous pouvez faire une copie du tableau d’exploration
de l’article de l’aide
prédéfini par Workday pour créer et partager une analyse visuelle de votre base de connaissances. Vous pouvez créer et partager des tableaux d’exploration personnalisés à l’aide de la source de données de rapport Knowledge Base Article Versions
.À partir de l'
espace de travail – Articles de l'aide
, vous pouvez afficher le nombre total de vues et l'utilité (%) pour toutes les versions publiées d'un article.Récapitulation d'articles avec l'IA
Vous pouvez utiliser l’IA générative dans l’éditeur d’articles pour récapituler le contenu d’articles nouveau ou existant en :
- Un article de récapitulatif général avec des sections Aperçu, Points clés à retenir et Appel à l'action. La section Contenus clés affiche le contenu dans une liste numérotée.
- Un article sur les points de conversation pour les gestionnaires avec des sections Récapitulatif, Points clés de conversation pour les gestionnaires et Appel à l’action. La section Points clés à prendre en compte pour les gestionnaires affiche le contenu dans une liste numérotée.
- Un article avec des questions fréquemment posées avec des sections Introduction et FAQ. La section FAQ affiche le contenu dans un format de question et de réponse.
L’option
Restructurer avec l’IA
dans l’éditeur d’articles vous permet de récapituler le contenu de votre article existant. L’option Générer le contenu
dans l’éditeur d’articles vous permet de sélectionner un fichier DOCX ou PDF dans votre bureau ou Drive et de créer un nouveau récapitulatif du contenu dans le fichier.
Lorsque vous utilisez l’option
Générer du contenu
pour téléverser et récapituler un fichier, Workday attache automatiquement le document source et l’affiche dans une section Document source supplémentaire. Traduction d'articles avec l'IA
Vous pouvez utiliser l’IA générative dans l’éditeur d’articles pour traduire le contenu de votre article dans une langue différente.
À partir d’un article de base initial, vous pouvez créer et publier des versions traduites de l’article en utilisant le bouton
Ajouter une traduction
dans la section Traductions
du panneau latéral. Pour chaque traduction d’article, Workday crée automatiquement une nouvelle version de l’article de base.Lorsque vous accédez à un article dans la langue de base publié dans l’espace de travail Articles de l’aide, vous pouvez afficher chaque version de l’article traduite correspondante dans la section
Traductions
. Vous pouvez utiliser l’option Mettre à jour à partir d’un article dans la langue de base
pour appliquer et traduire les changements de contenu d’un article dans la base publié dans une version de l’article traduite.Les langues prises en charge pour les traductions sont les suivantes :
- Bulgare
- Tchéquie
- Danois
- Néerlandais
- Anglais
- Estonien
- Finnois
- Français (Canada)
- Français (France)
- Allemand
- Grec
- Hongrois
- Indonésien
- Italien
- Japonais
- Coréen
- letton
- Norvégien
- Polonais
- Portugais (Brésil)
- Roumain
- Russe
- Chinois simplifié
- Espagnol (neutre)
- Suédois
- Turc
- Ukrainien
Médias dans les articles
Vous pouvez ajouter les types de médias suivants à un article :
Média | Description |
|---|---|
Fichier | S’affiche sous forme de pièce jointe que les lecteurs doivent télécharger pour pouvoir être consultés.
Les articles prennent en charge les types de fichiers suivants pour les pièces jointes :
|
Image | S’affiche dans l’article en fonction des paramètres de dimensionnement que vous avez configurés. |
Vidéo | S’affiche sous forme de vidéo intégrée que les lecteurs peuvent visionner directement dans l’article. |
Articles connexes
Workday utilise le contenu d’un article pour rechercher et associer d’autres articles connexes. En fonction de ces associations, Workday affiche jusqu’à trois articles connexes au bas de l’article.
Bien que vous ne puissiez pas désigner manuellement les articles qui sont liés les uns aux autres, vous pouvez créer un lien hypertexte vers des articles dans un corps d’article pour améliorer la visibilité.