Éléments à prendre en compte pour la définition : offres

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la fonction relative aux offres. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Vous pouvez configurer les offres Workday pour gérer tous les stades d’envoi d’une offre d’emploi à un candidat sélectionné.

Avantages pour l’entreprise

Améliore l’efficacité en combinant toutes les composantes de rémunération en une seule tâche. Exemple : salaires, primes et octrois d’actions.

Offre une plus grande flexibilité en permettant la régénération des lettres d’offre pour mettre à jour les détails des candidats qui sont déjà entrés dans le processus de dotation en personnel. Exemple : date d’embauche ou titre d’emploi.

Simplifie la gestion des tâches grâce à des classeurs qui regroupent plusieurs tâches liées aux offres dans Mes tâches, ce qui permet aux équipes de gérer plus efficacement des volumes élevés.

Augmente la flexibilité des demandes de postes en vous permettant d’ajouter des profils d’emploi supplémentaires au cours du stade de l’offre pour personnaliser les offres en fonction des exigences liées aux rôles.

Assure le soutien juridique et la conformité en incluant les ententes d’embauche directement dans le processus d’offre afin de satisfaire aux normes réglementaires.

Renforce la capacité de vérification en suivant chaque changement d’offre avec un historique clair indiquant qui a effectué le changement et à quel moment. Cela crée une piste d’audit fiable pour les évaluations internes et les rapports réglementaires.

Cas d’utilisation

Lancer plusieurs composantes d’offre dans une seule tâche.

Exemple : ajoutez le salaire de base, la prime à la signature et l’octroi d’options d’achat d’actions d’un candidat à la même tâche d’offre.

Automatiser le lancement des offres.

Lorsqu’une candidature passe au stade Offre
, Workday génère et envoie automatiquement la lettre d’offre.

Regrouper plusieurs tâches d’offres et de révision d’offres d’emploi dans un seul classeur.

Un recruteur combine plusieurs tâches de lancement et de révision d’offres et les soumet en même temps.

Suivre la progression des candidats grâce aux statuts Offre.

Exemple : Utilisez des statuts comme Offre verbale acceptée
, Offre envoyée au candidat
et Offre acceptée
.

Permettre aux candidats de refuser des offres en ligne.

Un candidat clique sur le bouton

Refuser l’offre

sur le site de carrières externe.

Concevoir, créer et prévisualiser des modèles de lettres d’offre avec Workday Docs.

Concevez un modèle avec des paramètres substituables pour le nom, le salaire et la date de début, et affichez-le avant l’envoi.

Générer et régénérer les lettres d’offre facilement.

Mettez à jour la date d’embauche ou la date de début et envoyez l’offre de nouveau. Workday conserve un enregistrement de tous les changements.

Renégocier les offres efficacement.

Exemple : mettez à jour les conditions de rémunération, l’emplacement ou le titre d’emploi et renvoyez l’offre. Workday conserve un enregistrement de tous les changements.

Joindre des documents supplémentaires.

Joignez un récapitulatif des avantages sociaux ou une copie du manuel de l’employé.

Envoyer l’offre et l’entente d’embauche dans le même flux de candidature.

Une fois que le candidat a accepté l’offre, l’entente d’embauche est automatiquement envoyée pour révision et signature.

Inclure les détails de la période de préavis
et de la période d’essai/probatoire
dans les documents d’offre.

Exemple : la lettre d’offre indique que la période d’essai/probatoire est de trois mois et que la période de préavis est d’un mois.

Activer l’interaction avec les candidats.

Les candidats peuvent accepter ou refuser des offres, téléverser des documents et remplir des formulaires à partir du site de carrières externe.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Souhaitez-vous envoyer une offre suivie d’une entente aux candidats dans le même flux de candidature?	Vous pouvez configurer l’étape Entente d’embauche dans le processus de gestion Offre .
Avez-vous besoin de produire et de faire signer aux candidats à la fois une lettre d’offre et une entente d’embauche?	Si oui, vous devez utiliser les processus de gestion Offre et Entente d’embauche de manière séquentielle.
Devez-vous inclure ces renseignements dans le document d’entente d'embauche? Période de préavis Période d’essai/probatoire Convention collective Détails du contrat	Vous devez ajouter les mêmes détails dans le processus de gestion Offre . Les configurations des processus de gestion Offre et Entente d’embauche doivent se refléter pour que les données puissent être transmises d’Offre à Entente d’embauche, puis à Événements de dotation en personnel . Vous pouvez modifier ces détails dans Entente d’embauche si vous le souhaitez.
Comment voulez-vous gérer le traitement de plusieurs tâches liées aux offres?	Vous pouvez configurer des classeurs pour regrouper les étapes ci-dessous en une seule tâche dans Mes tâches : Lancement d'une offre Réviser une offre
Qui peut changer les renseignements pendant le processus d’offre?	Les domaines de sécurité vous permettent de contrôler les personnes autorisées à mettre à jour les renseignements lors du lancement d’une offre.
Comment voulez-vous gérer les négociations avec les candidats?	Vous pouvez autoriser les candidats à refuser une offre directement à partir de l’Accueil du candidat. Si vous renégociez une offre, la nouvelle offre utilise les détails de l’offre initiale, même si vous mettez à jour la demande de poste.
Comment voulez-vous mettre à jour les détails du document d’offre une fois qu’un candidat accepte?	Vous pouvez configurer la régénération des lettres d’offre après avoir déplacé un candidat vers un processus de dotation en personnel. Exemple : quand vous mettez à jour la date d’embauche après avoir fait passer un candidat au stade Embauche , vous pouvez régénérer un nouveau document d’offre à envoyer au candidat.
Voulez-vous envoyer d’autres documents aux candidats avec la lettre d’offre?	Vous pouvez configurer l’étape Ajouter des documents dans le processus de gestion Offre. Cette étape d’action vous permet de joindre des documents. Exemple : l’ensemble des produits d’assurance maladie.
Comment voulez-vous charger les renseignements sur l’offre pendant une période d’embauche à grand volume? Exemple : les stages	Vous pouvez configurer des règles de conditions et des champs de données dans la tâche Mettre à jour les valeurs par défaut des champs de dotation en personnel pour charger les champs suivants d’une offre pendant le recrutement : Date d’embauche Date de fin du contrat
Voulez-vous inclure la rémunération dans le document d'offre généré?	Ajoutez la compensation aux processus de gestion Offre et Entente d’embauche . Les valeurs de rémunération ajoutées à l’étape Offre ne sont pas transmises à l’étape Entente d’embauche .
Voulez-vous : Renégocier une Entente d'embauche Exécuter tout autre processus de gestion entre Offre et Entente d’embauche. Exemple : vérification des antécédents.	Retirez cette condition d'entrée ; Autoriser l'étape d'entente d'embauche s'il n'y a pas d'événement d'offre antérieur à chaque étape du processus de gestion Candidature où l'entente d'embauche est configurée comme étape suivante possible .
Voulez-vous inclure ces détails dans le document d’offre? Rémunération Paiement unique Octrois d’actions	Assurez-vous d’ajouter les mêmes détails dans Entente d’embauche afin qu’ils puissent être acheminés vers : Événements de dotation en personnel Embauche Effectuer un changement lié à l’emploi.
Souhaitez-vous apporter des corrections à une offre?	Si vous effectuez une Correction à l’offre , les données corrigées dans Offre seront transmises à Entente d’embauche . Tous les sous-processus dans Entente d’embauche qui n’ont pas été commencés recevront des données corrigées à partir du processus Offre . Aucun sous-processus de l' entente d'embauche qui a été démarré ne recevra pas de données corrigées de l'offre . Les corrections apportées à l'entente d'embauche ne mettront à jour que les valeurs dans l' entente d'embauche .
Voulez-vous générer un rapport sur la rémunération dans le contexte d’une entente d’embauche ou avoir une rémunération dans le document d’entente d’embauche généré?	Configurez Rémunération dans le processus de gestion Entente d’embauche .

Recommandations

Workday vous recommande de ne pas configurer Offre
et Entente d’embauche
comme des étapes menées en parallèle. Le lancement de l’entente d’embauche
en premier avec l’offre
comme stade en parallèle empêchera le lancement du processus Offre
.

À l’étape Générer un document
du processus de gestion Offre
, Workday détermine la langue du document en fonction des paramètres régionaux et de la langue de l’utilisateur. Nous vous recommandons de masquer le champ

Langue du document

pour les offres.

Configurez l’étape Prendre une décision au stade de l’offre
comme étape d’achèvement de votre processus de gestion Offre
.

Pour proposer des établissements qui apparaîtront dans les lettres d’offre, Workday vous recommande de cocher la case

Autoriser l’établissement sur l’entente/l’offre d’embauche

dans la tâche

Configure Establishment by Country

Utilisez Entente d'embauche
au lieu d'Offre
, si vous devez inclure les détails ci-dessous, mais que vous ne voulez pas envoyer une offre qui est suivie d'une Entente d'embauche :

Convention collective

Période d’essai/probatoire

Détails du contrat

Période de préavis

Workday vous recommande de renégocier l’Offre
avant de lancer l’Entente d’embauche.

Vous ne pouvez pas revenir à Offre
ni renégocier l’Offre
après avoir lancé l’étape Entente d’embauche
.

Exigences

Définissez les demandes de postes pour effectuer le suivi des exigences d’emploi et pour faire progresser les candidats dans le processus de recrutement.

Limites

Lors de la consolidation de tâches dans un classeur :

Vous pouvez inclure un maximum de 200 offres.

Vous ne pouvez pas consolider les tâches déléguées.

Si vous retirez l’exclusivité mutuelle entre Offre
et Entente d’embauche
, vous ne pouvez pas utiliser la tâche

Mettre à jour les valeurs par défaut des champs de dotation en personnel

pour charger les détails suivants dans Entente d’embauche :

Date d’embauche

Date de fin du contrat

À l’étape Approbation
du processus de gestion Offre
, lorsqu’un approbateur renvoie un élément avec un commentaire, Workday ne affiche pas ce commentaire à l’utilisateur qui reçoit l’élément.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Candidate Data: Offer Details dans le domaine fonctionnel Recruiting.	Les utilisateurs peuvent accéder aux détails de l’offre d’un candidat et aux documents associés. Seuls les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent afficher l’onglet Rémunération dans le profil du candidat.
Candidate Data: Offer Initiation Candidate Data: Offer Initiation Business Title Candidate Data: Offer Initiation Weekly Hours dans le domaine fonctionnel Recruiting.	Les utilisateurs peuvent accéder aux champs suivants lorsqu’ils lancent une offre : Date de début Emplacement Langue du document Titre de fonction Heures de travail par semaine
Candidate Data: One-Time Payment Offer dans le domaine fonctionnel Recruiting.	Les utilisateurs peuvent accéder aux détails de paiements uniques d’un candidat pendant le processus d’offre. Exemple : prime à la signature.
Candidate Data: Stock Grant Offer dans le domaine fonctionnel Recruiting.	Les utilisateurs peuvent accéder aux détails de l’octroi d’actions d’un candidat pendant le processus d’offre.
Candidate Data: Attachments dans le domaine fonctionnel Recruiting.	Les utilisateurs peuvent afficher les documents dans l’onglet Pièces jointes sur le profil du candidat. Exemple : politique relative au régime d’actions.
Docs Drive dans le domaine fonctionnel System.	Les utilisateurs peuvent accéder à Workday Docs pour créer des modèles de lettres d’offre.
Manage: Candidates dans le domaine fonctionnel Recruiting.	Les utilisateurs peuvent mettre à jour les statuts des candidats.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Offre	Configurez les étapes pour ce qui suit : Rémunération. Documents à générer et à passer en revue. Renégociation des offres.
Candidature	Configurez le processus de gestion Offre dans le processus de gestion Candidature pour permettre la renégociation des offres.
Proposer la rémunération pour une offre/entente d’embauche Demander un paiement unique pour une offre/entente d’embauche Demander un octroi d’actions pour une offre/entente d’embauche	Configurez ces processus de gestion de manière à ce qu’ils fassent partie du processus de gestion Offre . Ces processus de gestion vous permettent de demander des régimes de rémunération, comme des octrois d’actions, d’en obtenir l’approbation et de les ajouter aux ensembles de rémunérations.
Régénérer des documents d’offre	Vous pouvez configurer ce processus de gestion pour permettre la régénération des documents d’offre.

Production de rapports

Vous pouvez utiliser le rapport

Afficher les détails d’un modèle de document

pour afficher les modèles de lettres d’offre créés avec Workday Docs.

Intégrations

Vous pouvez utiliser le service Web Offer
pour lancer des offres en bloc.

Connexions et interactions

La fonctionnalité des offres interagit avec les domaines suivants de Workday :

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Sites de carrières	Vous pouvez configurer vos sites de carrières pour permettre aux candidats de répondre aux offres à partir de l’Accueil du candidat.
Rémunération	Vous pouvez inclure et regrouper des composantes de la rémunération dans vos offres aux candidats.
Demandes de postes	Vos offres utilisent les détails de la demande de poste à partir de laquelle une offre est lancée. Lors de la renégociation d’une offre, les détails proviennent de la dernière offre finalisée.
Workday Docs	Vous pouvez configurer Workday Docs pour créer des modèles de lettres d’offre.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

2023R1 What’s New Post: Offers and Employment Agreements Field Defaulting

Étapes : définir la consolidation des tâches pour les offres