Éléments à prendre en compte pour la définition : enregistrement d’un formulaire externe I-9

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des enregistrements du formulaire I-9 externe. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Exigences en matière de sécurité et configurations des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Vous pouvez importer des données critiques et des pièces jointes à partir de formulaires I-9 créés en dehors de Workday, en créant un enregistrement de formulaire I-9 externe. Vous pouvez utiliser ces enregistrements pour afficher des données importantes et ainsi atteindre plus facilement les objectifs en matière de conformité. Les enregistrements de formulaires I-9 externes ont toujours le statut de vérification de l'emploi aux É.-U. d' enregistrement externe
.

Avantages pour l’entreprise

Téléversez dans Workday les formulaires I-9 et les formulaires I-9 papier à partir de systèmes existants, ce qui offre une meilleure visibilité des données.

Possibilité d’entrer et de téléverser des données de formulaire I-9 externes à l’aide de tâches ou de services Web.

Cas d’utilisation

Vous avez des formulaires I-9 provenant des sources suivantes et devez transférer les données dans Workday :

Du papier.

Systèmes existants.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Est-il préférable d’utiliser les tâches ou les services Web pour importer des données à partir de formulaires I-9 créés en dehors de Workday?	Cela dépend de la quantité de formulaires I-9 que vous avez. Les services Web conviennent mieux à l’entrée de données en bloc, tandis que les tâches conviennent mieux à des quantités plus réduites.

Recommandations

Aucune incidence.

Exigences

Vous devez configurer les actions de lancement suivantes pour les politiques de sécurité des processus de gestion suivantes :

Complete Record of External Form I-9
dans le processus de gestion Complete Form I-9
.

Complete Record of External Form I-9 Section 3
dans le processus de gestion Complete Form I-9 Section 3
.

Limites

Vous ne pouvez pas modifier les enregistrements de formulaires I-9 externes, mais vous pouvez corriger les événements suivants :

Remplir le formulaire I-9 - Enregistrement externe

Remplir le formulaire I-9, section 3 - Enregistrement externe

Locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Onboarding :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Audit : formulaires I-9	Donne accès aux rapports suivants : Piste d'audit du formulaire I-9 Employés américains avec des documents de formulaires I-9 venant à échéance
Worker Data: I-9 Forms	Ce domaine donne accès au rapport View US Employment Verification Status .

Processus de gestion

Les processus de gestion suivants dans le domaine fonctionnel Onboarding :

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Complete Form I-9 dans le domaine fonctionnel Onboarding.	Fournit un accès sécurisé à une tâche qui vous permet d’entrer manuellement des informations critiques dans les sections 1 et 2 à partir des formulaires I-9 créés en dehors de Workday.
Remplissez la section 3 du formulaire I-9 dans le domaine fonctionnel Personal Data.	Rattache une tâche qui vous permet d’entrer manuellement des renseignements essentiels à la Section 3 à partir des formulaires I-9 créés en dehors de Workday.

Production de rapports

Les enregistrements de formulaires I-9 externes s’affichent dans des rapports tels que :

Rapport	Éléments à prendre en compte
Piste d'audit du formulaire I-9	Affiche la piste d’audit des processus de gestion du formulaire I-9 pour une ou plusieurs organisations, emplacements, établissements ou travailleurs. Les détails comprennent la date de lancement du processus de gestion, l'initiateur et le statut des processus de gestion individuels.
Employés américains avec des documents de formulaires I-9 venant à échéance	Affichez les employés américains dont les documents de la Section 2 et de la Section 3 venant à échéance et qui doivent être renouvelés.
Afficher le statut de vérification de l'emploi aux É.-U.	Sert à afficher le statut de la vérification de l'emploi des employés.

Intégrations

Service Web	Éléments à prendre en compte
Corriger l'enregistrement du formulaire externe I-9	Permet de corriger un enregistrement de formulaire I-9 externe. Pour ajouter une pièce jointe à l’aide des services Web pour corriger l’information, vous devez utiliser une synchronisation partielle des données. Pour remplacer ou supprimer des pièces jointes, vous devez utiliser une synchronisation complète des données.
Corriger l'enregistrement d'un formulaire externe I-9, section 3	Permet de corriger un enregistrement de la section 3 du formulaire I-9 externe. Pour ajouter une pièce jointe à l’aide des services Web pour corriger l’information, vous devez utiliser une synchronisation partielle des données. Pour remplacer ou supprimer des pièces jointes, vous devez utiliser une synchronisation complète des données.
Obtenir le formulaire I-9 externe	Récupère les enregistrements du formulaire I-9 externe.
Formulaire externe I-9 - Section 3	Récupère les enregistrements de la section 3 du formulaire I-9 externe.
Obtenir la source du formulaire externe I-9	Récupère la source des enregistrements du formulaire I-9 externe.
Charger le formulaire externe I-9	Crée ou met à jour l’enregistrement du formulaire I-9 externe.
Charger le formulaire externe I-9 - Section 3	Crée ou met à jour l’enregistrement de la section 3 du formulaire I-9 externe.
Charger la source du formulaire externe I-9	Crée ou met à jour la source de l’enregistrement du formulaire I-9 externe.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.