Concept : périodes d’expiration du contenu d’apprentissage
Workday vous permet de définir une période d’expiration pour les cours et les programmes. Pour des raisons de conformité ou de réglementation locale, il se peut que vous ayez besoin que les apprenants se réinscrivent à du contenu après un certain temps, ce que vous pouvez déterminer avec une période d’expiration. Les périodes d’expiration vous permettent de gérer les formations à suivre de nouveau dans l’ensemble de votre organisation, en fonction de l’apprentissage obligatoire provenant de :
- Campagnes d’apprentissage.
- Inscription en masse des administrateurs d’apprentissage.
- Inscription par le gestionnaire.
En retard
sur le contenu d’apprentissage que les apprenants ne terminent pas avant la date d’expiration définie pour le contenu. Vous pouvez également rappeler aux apprenants de terminer le contenu obligatoire ou exiger des travailleurs qu’ils suivent le contenu de nouveau pour plusieurs raisons, en vous assurant qu’ils reçoivent une formation régulière et mise à jour.Le contenu d’apprentissage externe ne peut pas faire l’objet de règles de formation à suivre de nouveau ou d’expiration. Vous pouvez cependant utiliser le contenu Cloud Connect for Learning (CCL) dans les programmes d’apprentissage pour la formation à suivre de nouveau. La formation à suivre de nouveau avec du contenu CCL n’est valide que si le fournisseur de contenu prend en charge l’envoi de nouveaux relevés pour du contenu précédemment terminé. Si le fournisseur ne prend pas en charge cette option, vous devez cocher la case Tenir compte
des cours terminés
pour le cours afin de vous assurer que Workday reçoit les nouveaux cours terminés et que les programmes obligatoires peuvent être terminés.Date d’expiration et durée de la période d’expiration
Lorsque vous précisez une période d’expiration pour un cours ou un programme, vous pouvez sélectionner l’une des deux options suivantes :
- Une date : La date d'expiration s'affiche automatiquement dans l'historique de l'apprenant une fois que ce dernier a terminé son contenu d'apprentissage .
- Une durée : La durée de la période d'expiration calcule automatiquement une date d'expiration en fonction de la date à laquelle l'apprenant termine le contenu d'apprentissage.
- Une fréquence de récurrence : la fréquence de récurrence d’expiration calcule la prochaine date d’expiration en fonction de la date d’expiration actuelle et de votre fréquence de récurrence privilégiée. Exemple : la date d’expiration actuelle est le 15 janvier. Vous configurez la période d’expiration pour qu’elle se répète tous les six mois. La prochaine date d’expiration est le 15 juillet.
La date d’expiration, la durée ou la fréquence de récurrence s’affiche dans l’onglet
Administration
lorsque vous consultez le contenu et dans le rapport Apprentissage
du groupe du profil Carrière
.Vous pouvez réinitialiser en masse les dates d’expiration des enregistrements d’apprentissage ayant une date d’expiration future à l’aide de la tâche
Réinitialiser la date d’expiration des enregistrements d’apprentissage
.Pour réinitialiser les périodes d’expiration des inscriptions terminées, cochez la case correspondant à un ou à plusieurs enregistrements d’apprentissage et effacez la valeur
Période d’expiration
. Workday supprime les périodes d’expiration des enregistrements d’apprentissage sélectionnés.Workday exécute automatiquement une emploi quotidienne en arrière-plan pour recalculer les dates d’expiration des enregistrements d’apprentissage en fonction de vos paramètres
de période d’expiration
. Cette mise à jour ne postuler aux dates d’expiration que vous réinitialisez manuellement à l’aide de :
- Réinitialiser la date d’expiration des enregistrements d’apprentissage.
- L’opération de service WebPut Learning Enrollment.
Lors du chargement des inscriptions à l’aide de l’opération de service Web
Put Learning Enrollment
, l’indicateur Manual Expiration Override
indique s’il faut :
- Autoriser la emploi à remplacer la date d’expiration. (Réglez l’indicateur sur N (Faux).)
- Empêcher les remplacements. (Réglez l’indicateur sur Y (Vrai).)
Lorsque la date d’expiration est passée, la emploi en arrière-plan définit la date d’expiration à la date du jour.
Période pour suivre la formation de nouveau
Vous pouvez configurer une période pour suivre la formation de nouveau afin de spécifier une période d’affichage du contenu de la formation à suivre de nouveau dans le carrousel Obligatoire, de façon que les apprenants terminent la formation pendant la période définie.
Workday affiche du contenu dans le carrousel Obligatoire et ouvre la période pour suivre la formation de nouveau à la première des dates suivantes :
- Début de la période pour suivre la formation de nouveau (si configuré dans le contenu).
- Date de rappel de cours (si configurée).
- Date d’expiration du contenu.
Pour le contenu avec une période d’expiration de la fréquence de récurrence, les apprenants doivent finaliser leur affectation à de la formation à suivre de nouveau pendant la période pour suivre la formation de nouveau afin de consulter la prochaine date d’expiration. Une fois la date d’expiration actuelle du cours passée, les dates d’expiration actuelles et suivantes sont mises à jour en ligne avec la fréquence de récurrence définie pour le contenu.
La période pour suivre la formation de nouveau reconnaît un achèvement réussi pour les affectations initiales et les affectations de formation à suivre de nouveau si un apprenant termine le contenu quand la période pour suivre la formation de nouveau est ouverte :
- Les apprenants qui terminent le contenu pour la première fois dans la période pour suivre la formation de nouveau reçoivent la prochaine date d’expiration pour leur affectation à de la formation à suivre de nouveau s’ils terminent le contenu avec succès.
- Les apprenants qui terminent le contenu pour la première fois en dehors de la période pour suivre la formation de nouveau reçoivent la date d’expiration actuelle lors de leur affectation à de la formation à suivre de nouveau s’ils terminent le contenu avec succès.
Rappels et statuts de date d'expiration
Lorsque vous affichez un cours ou un programme avec une période d’expiration, vous pouvez configurer des rappels qui informent automatiquement les apprenants de la date d’expiration de leur inscription terminée. Vous pouvez configurer Workday pour envoyer des rappels à la date d’expiration ou à une date relative à la période d’expiration. Workday n’envoie pas de rappel si le cours ou le programme a déjà expiré.
Workday envoie des rappels en fonction de la date d’expiration lorsqu’un apprenant termine un cours plutôt qu’une désignation ou une affectation obligatoire. Dans les cas liés à l’inscription uniquement, Workday utilise la date d’expiration pour lancer le processus de rappel, même si le contenu n’est pas formellement affecté à l’apprenant.
Pour les cours et les programmes avec des rappels configurés, nous affichons le contenu d’apprentissage obligatoire dans le worklet
Obligatoire
lorsque le premier rappel se déclenche, avec le statut Échéance
et leur date d’échéance sur les images miniatures de leur contenu. Si les apprenants ne terminent pas le contenu à la date d'échéance, nous affichons le statutEn retard
, pour indiquer que le contenu d'apprentissage est toujours disponible, mais qu'ils doivent mettre à jour leur achèvement.S’il n’y a pas de rappels, nous affichons directement le statut
En retard
.Règles d'expiration avancées liées à l'apprentissage
Lorsque vous créez ou modifiez un cours ou un programme d’apprentissage, vous pouvez créer des groupes d’apprenants et définir des règles propres aux périodes d’expiration qui postuler à différents groupes d’apprenants. Exemple : dans une organisation, le personnel de bureau est tenu de suivre un cours sur la manutention manuelle tous les deux ans, mais les ingénieurs sont tenus de suivre ce cours chaque année. Vous pouvez définir un groupe d’apprenants pour le personnel de bureau et un groupe d’apprenants pour les ingénieurs afin de préciser différentes règles d’expiration de l’apprentissage.
Si un apprenant ne remplit pas les conditions de la règle du groupe d’apprenants, la période d’expiration par défaut du contenu s’applique à son inscription. Si un apprenant remplit plusieurs conditions liées à la règle, la première règle d’expiration avancée liée à l’apprentissage du tableau postuler à son inscription.