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Dernière mise à jour : 2025-03-14
FAQ : Synchronisation des présences pour l’intégration de classe virtuelle avec Microsoft Teams et Zoom

FAQ : Synchronisation des présences pour l’intégration de classe virtuelle avec Microsoft Teams et Zoom

Que dois-je faire pour utiliser la synchronisation des présences si j’utilise déjà l’intégration Microsoft Teams?
  1. Accordez l’autorisation de l’API
    en ligneRémunérationAfficher
     l’API à la nouvelle application dans le portail Microsoft Azure.
  2. Accédez à la section
    Apprentissage
     de la tâche
    Modifier la configuration du locataire – HCM
     . À partir de l’invite
    Sélectionner des intégrations de classes virtuelles
     , sélectionnez l’intégration Microsoft Teams que vous souhaitez utiliser.
  3. Entrez des valeurs pour les champs suivants :
    • Pourcentage minimum pour la présence complète
    • Pourcentage minimum pour la présence partielle
  4. Cochez la case Suivi
    des absences pour les classes virtuelles
     .
Que dois-je faire pour utiliser la synchronisation des présences si j’utilise déjà l’intégration Zoom?
  1. Ajoutez les champs d’application suivants à votre application OAuth de serveur à serveur :
    • meeting:read:list_past_participants:admin
    • meeting:read:list_past_instances:admin
  2. Accédez à la section
    Apprentissage
     de la tâche
    Modifier la configuration du locataire – HCM
     . À partir de l’invite
    Sélectionner des intégrations de classes virtuelles
     , sélectionnez l’intégration de zoom que vous souhaitez utiliser.
  3. Entrez des valeurs pour les champs suivants :
    • Pourcentage minimum pour la présence complète
    • Pourcentage minimum pour la présence partielle
  4. Cochez la case Suivi
    des absences pour les classes virtuelles
    .
J’ai configuré la fonctionnalité de synchronisation des présences, mais je ne souhaite pas effectuer le suivi des présences. Que dois-je faire?
  1. Entrez zéro comme valeur de ces champs dans la tâche
    Modifier la configuration du locataire - HCM
      :
    • Pourcentage minimum pour la présence complète
    • Pourcentage minimum pour la présence partielle
  2. Assurez-vous de ne pas avoir coché la case Suivi
    des absences pour Virtual Classroom
     .
Comment la présence est-elle marquée pour les apprenants qui n’utilisent pas le lien Microsoft Teams ou Zoom pour se joindre à la réunion?
Les apprenants inscrits qui ne se joignent pas eux-mêmes à la réunion Microsoft Teams ou à la réunion Zoom doivent faire ajouter manuellement leur enregistrement de présence par l’administrateur, qui se servira de la tâche
Gérer l’évaluation et la présence
 .
Workday met-il toujours à jour les détails de présence des apprenants?
Si un administrateur entre manuellement des valeurs dans les champs
Durée de la présence
 ou
Présence globale
 , Workday ne les met pas automatiquement à jour.
De plus, lorsque l’adresse de courriel d’un enregistrement de présence ne correspond pas à l’adresse de courriel de travail principale d’un apprenant inscrit, Workday ne met pas à jour les détails de la présence.
Qui contrôle l’information affichée dans la section Enregistrements de présence de l’intégration de la tâche Gérer l’évaluation et la présence?
Cette section affiche tous les enregistrements des apprenants qui ont assisté à la leçon en classe virtuelle à l’aide du lien Microsoft Teams ou Zoom. Lorsque la présence s’affiche avec la valeur
Non indiqué
 dans la section
Inscription
, l’instructeur doit vérifier et entrer manuellement la présence à l’aide des renseignements de la section
Enregistrements de présence de l’intégration
 .
  • Microsoft Teams et Zoom envoient les détails
    du nom d'affichage du participant
     et
    de la durée du participant (minutes)
     à Workday.
  • Workday contrôle les détails
    des champs Pourcentage de présence du participant
     et
    Mis en correspondance automatiquement
     .
  • Workday reçoit également l’adresse de courriel des apprenants de Microsoft Teams et de Zoom, mais conserve ces renseignements personnels de manière privée en arrière-plan.
Si un apprenant externe ne s’est pas inscrit à la leçon de classe virtuelle, mais qu’il y a assisté à l’aide d’un lien Microsoft Teams ou Zoom transféré, son nom, son pourcentage de présence et sa durée de présence s’affichent dans la section
Enregistrements de présence de l’intégration
 , mais pas dans la section
Inscriptions.
 section.
Workday reçoit les détails de présence uniquement pour une leçon en classe virtuelle terminée de Microsoft Teams et Zoom une fois que le traitement par lots est exécuté. Même si la tâche s’exécute toutes les heures, elle enregistre uniquement les données de présence de Microsoft Teams et des réunions Zoom qui ont pris fin pendant 4 heures dans l’exécution de l’intégration. Workday affiche le message d’erreur
Les enregistrements de présence de votre classe virtuelle ne sont pas encore disponibles
 si la tâche horaire n’a pas encore été exécutée.
De quelle façon Workday gère-t-il les adresses de courriel pour les leçons en classe virtuelle?
Si un apprenant s’inscrit à une offre de cours et participe à l’aide d’un lien Microsoft Teams ou Zoom, Workday récupère ses adresses de courriel et ses données de présence à partir de Microsoft et de Zoom. Workday vérifie si cette adresse de courriel correspond à l’adresse de courriel de travail principale du compte Workday.
  • S’il y a correspondance des adresses, Workday indique Mis en
    correspondance
     en cochant la case sous la colonne
    Mis en correspondance automatiquement
     .
  • S’il est différent, Workday indique
    Sans correspondance
     en ne cochant pas la case sous la colonne
    Mis en correspondance automatiquement
     .
De quelle façon Workday arrondit-il les pourcentages de présence pour l’intégration des classes virtuelles avec Microsoft Teams et Zoom?
  • Si un apprenant participe à une réunion moins de 1 % du temps, il reçoit automatiquement un pourcentage de présence de 1 %.
  • Si un apprenant participe pendant plus de 1 % du temps à une réunion, le pourcentage reste à sa valeur réelle et Workday ne l’arrondit pas à la hausse ou à la baisse.
Comment corriger un événement du processus d’intégration qui a échoué?
L’intégration est lancée lorsque vous exécutez l’événement de retrait
Gérer une offre de cours
 . Si un événement du processus d’intégration échoue dans un événement de retrait, la réunion Microsoft Teams se désynchronise entre Workday et Microsoft Teams, car l’intégration n’a pas pu mettre à jour les détails de la réunion dans le locataire Microsoft Teams. Accédez à la tâche
Modifier une offre de cours
 pour modifier la leçon afin de corriger ce problème. Le processus de gestion exécutera alors l’intégration. La solution est la même pour un événement du processus d’intégration Zoom qui a échoué.
De quelle façon Workday met-il en correspondance un apprenant qui se joint à une réunion par téléphone plutôt qu’à l’aide d’un lien dans un courriel?
Nous ne mettons pas en correspondance les participants à l’aide de leur numéro de téléphone. Si un participant se joint à une réunion en utilisant un numéro de téléphone et sans adresse de courriel, nous ne pouvons pas le mettre en correspondance avec un apprenant inscrit à la leçon en classe virtuelle.
Puis-je affecter n’importe quel instructeur à l’intégration Microsoft ou Zoom?
Pour l’intégration Microsoft, utilisez uniquement des instructeurs qui sont des utilisateurs reconnus dans Microsoft Entra. Utilisez uniquement les instructeurs qui sont dans votre locataire Zoom pour l’intégration de Zoom. Il s’agit d’une restriction Microsoft et zoom, et non d’un élément que Workday est en mesure de contrôler.
Comment purger les données de présence d’un apprenant?
Vous pouvez filtrer la source de données de rapport
Virtual Classroom Attendance Record
 pour afficher des noms et des enregistrements de présence précis. Utilisez la tâche
Purger les données d’une personne
 pour purger :
  • Les noms et les adresses de courriel de vos leçons en classe virtuelle.
  • Les données des apprenants sans correspondance en utilisant le nouvel objet de gestion
    Virtual Classroom Attendance Record
     pour créer un rapport personnalisé.
De quelle façon Workday effectue-t-il le suivi des détails de présence d’un apprenant dont l’adresse de courriel de travail principale dans Workday ne correspond pas à l’adresse de courriel qu’il a utilisée pour se joindre à la réunion en classe virtuelle dans Microsoft Teams ou Zoom?
Si un apprenant figure dans la section
Inscription
 mais que sa
présence
 est marquée comme
Non indiqué
, aucune durée de présence n’est enregistrée et la colonne
Mis en correspondance automatiquement
 reste décochée. Cela signifie que son adresse de courriel ne correspond pas à l’adresse de courriel de travail indiquée dans son compte Workday. La section
Enregistrements de présence de l’intégration
 affiche un enregistrement pour cet apprenant avec
une durée de la présence
 et
un pourcentage de participants
 calculés, car le participant a utilisé un identifiant de courriel personnel. Lorsque Workday extrait tous les enregistrements d’apprenants pour la leçon en classe virtuelle, les enregistrements de cet apprenant sont inclus. La colonne
Mis en correspondance automatiquement
 est vide, car l’apprenant a utilisé un identifiant de courriel personnel. Par conséquent, l’instructeur ou l’administrateur doit vérifier et entrer manuellement sa présence.
Comment Workday gère-t-il les apprenants qui participent à l’aide d’un nom d’affichage plutôt que d’un identifiant de courriel?
Si un apprenant figure dans la section
Inscription
 , mais que sa
présence
 est marquée comme
Non indiqué
, aucune durée de présence n’est enregistrée pour cet apprenant et la colonne
Mis en correspondance automatiquement
 reste décochée, ce qui indique qu’il n’y a aucune correspondance avec son adresse de courriel de travail enregistrée dans Workday. La section
Enregistrements de présence de l’intégration
 n’affiche aucun enregistrement pour cet apprenant. Il a peut-être assisté à la leçon en classe virtuelle en utilisant un lien Microsoft Teams ou Zoom sur son appareil mobile ou l’application Teams ou Zoom Mobile en utilisant un nom d’affichage différent. L’instructeur ou l’administrateur doit vérifier le nom d’affichage utilisé par l’apprenant et entrer manuellement sa présence. Cela inclut les apprenants qui assistent à des leçons en classe virtuelle en tant qu’utilisateurs invités qui ne se connectent pas à Microsoft Teams ou à Zoom.
Quelle est la limite de temps pour replanifier une leçon en classe virtuelle?
Il n’y a pas de limite de temps, mais à titre de bonne pratique et afin d’éviter les problèmes de suivi des présences, Workday vous recommande de planifier une nouvelle leçon en classe virtuelle au moins 24 heures avant son début.
Puis-je réutiliser une adresse URL de réunion zoom ou Microsoft Teams générée précédemment?
À titre de meilleure pratique et afin d’éviter les problèmes de suivi des présences, Workday vous recommande de ne pas réutiliser une adresse URL de réunion zoom ou Microsoft Teams générée précédemment.
Puis-je définir un instructeur comme co-organisateur d’une leçon dirigée par un instructeur en classe virtuelle pour une offre de cours existante pour l’intégration Microsoft Teams?
Pour les offres de cours existantes avec une leçon avec instructeur de classe virtuelle pour lesquelles vous avez déjà ajouté un instructeur au niveau de la leçon, vous devez apporter une modification mineure au titre ou à la description de la leçon afin que l’intégration Microsoft Teams soit déclenchée et que les nouveaux changements soient sélectionnés afin d’accorder à l’instructeur des privilèges de co-organisation. Exemple : ajoutez un caractère spécial, comme un guillemet au titre.
Comment puis-je accéder aux salles de répartition au moyen de mon navigateur lorsque j’utilise l’intégration Microsoft Teams?
Le bouton Salles de répartition est disponible uniquement dans l'application Microsoft Teams. Il n’est pas disponible lorsque vous accédez à Microsoft Teams au moyen d’un navigateur.
Puis-je définir n’importe quel instructeur comme co-organisateur pour l’intégration Microsoft Teams?
Lorsque vous créez ou modifiez des offres de cours, vous pouvez définir n’importe quel instructeur comme co-organisateur pour l’intégration Microsoft Teams tant qu’il est inscrit à Microsoft Entra. L'affectation du rôle de présentation ou de co-organisateur à des utilisateurs qui ne sont pas inscrits à Microsoft Entra n'est pas prise en charge actuellement par Microsoft.
Puis-je définir n’importe quel instructeur comme co-hôte pour l’intégration Zoom?
Un organisateur est toujours l’hôte d’une leçon en classe virtuelle avec l’intégration Zoom. Lorsque vous créez ou modifiez des offres de cours, vous pouvez définir n’importe quel instructeur comme co-hôte ou hôte secondaire pour l’intégration Zoom s’il est un utilisateur de Zoom. Pour désigner une personne comme hôte pendant la réunion, vous devez activer l’option
Co-hôter
 dans votre application Zoom.
Puis-je connecter plusieurs comptes Zoom à un seul locataire Workday?
Oui. Vous devez créer un système d’intégration unique pour chaque compte Zoom. Le champ Identifiant de compte dans les systèmes d’intégration référencera les comptes Zoom individuels.
L’intégration Zoom authentifie-t-elle par défaut les participants à la réunion et les participants au webinaire?
Non. Vous devez activer l’option
Seuls les participants aux réunions authentifiés et les participants aux webinaires peuvent se joindre aux réunions et aux webinaires
dans la console Zoom pour authentifier les participants. Assurez-vous également que tous les utilisateurs de l’intégration font partie d’un groupe. Exemple : boîte aux lettres par défaut dans le système d’intégration et tous les instructeurs.
Comment puis-je gérer au mieux les données de présence afin qu’elles reflètent avec précision le temps passé par un apprenant dans les salles de répartition?
Microsoft ne prend actuellement pas en charge les données de présence des salles de répartition dans le cadre de son API de Graph, qui est utilisée par cette intégration. Cette limitation signifie que Workday ne reçoit pas de détails de Microsoft sur le temps que les apprenants consacrent aux salles de pause.  Exemple :
  • Une offre de classe virtuelle est prévue de 8 à 9 h.
  • Un apprenant se joint à la réunion principale à 8 h.
  • Ils rejoignent la salle de répartition à 8:15 et y restent 30 minutes.
  • Ils quittent la salle de répartition et se joignent de nouveau à la réunion principale à 8:45.
  • Il reste dans la réunion principale pendant les 15 minutes restantes de la leçon, puis quitte la leçon virtuelle.
Les données de présence que Workday reçoit de Microsoft Teams incluent une durée de présence de 30 minutes, soit 15 minutes pour la réunion principale au début et 15 minutes à la fin. Les 30 minutes passées dans la salle de pause ne sont pas prises en compte, de sorte que l’apprenant ne reçoit qu’une présence de 50 %, ce qui est incorrect.
Nous vous recommandons de ouvrir une session Microsoft Teams et de télécharger manuellement le rapport de présence. Le rapport de présence fourni dans l’interface utilisateur Microsoft Teams contient les données de présence de l’apprenant provenant de la salle de répartition. Utilisez la tâche
Gérer l’évaluation et la présence
 dans Workday pour mettre à jour manuellement la présence de l’apprenant.
Le zoom prend en charge les données de présence des salles de répartition et ces données seront utilisées pour calculer les présences.
La synchronisation des présences pour une leçon a-t-elle lieu immédiatement après la fin d’une réunion?
Workday reçoit les détails de présence uniquement pour une leçon en classe virtuelle terminée de Microsoft Teams et Zoom une fois que le traitement par lots est exécuté. Même si la tâche s’exécute toutes les heures, elle enregistre uniquement les données de présence de Microsoft Teams et des réunions Zoom qui ont pris fin pendant 4 heures dans l’exécution de l’intégration.
Comment Workday calcule-t-il le pourcentage de durée de la présence d’un apprenant?
Workday calcule le pourcentage de durée de la présence d’un apprenant à l’aide de cette formule :
Pourcentage de durée de la présence d’un apprenant = (duration de la présence de l’apprenant)/(duration réelle de la leçon en vertu de la loi VIL) × 100.
  • La durée réelle de la leçon Vigilance est de l’heure de début de la leçon Workday jusqu’à l’heure du dernier congé de l’instructeur.
  • La durée de la présence d’un apprenant correspond à la durée entre l’heure de fin du participant et l’heure de début du participant.
  • Logique pour calculer l’heure de début du participant : si le participant se joint à la leçon Virement au plus tard à l’heure de début de la leçon planifiée, l’heure de début du participant est égale à l’heure de début de la leçon Workday. Si le participant se joint à la leçon Vigilance après l’heure de début de la leçon Workday prévue, l’heure de début du participant est l’heure réelle à laquelle le participant s’est joint à la leçon Vigilance.
  • Logique pour calculer l’heure de fin du participant : si le participant quitte la leçon Virement à compter de la dernière heure d’absence de l’instructeur, l’heure de fin du participant est égale à la dernière heure d’absence de l’instructeur. Si le participant quitte la leçon Vigilance avant la dernière heure d’absence de l’instructeur, l’heure de fin du participant est l’heure réelle à laquelle le participant a quitté la leçon Vigilance. Si aucun instructeur ne se joint à la leçon Vigilance, Workday remplace la dernière heure d’absence de l’instructeur par l’heure de fin Workday pour la leçon.