Concept : définition d’une feuille de calcul pour un devis

Définition de la feuille de calcul

Définition générale

La première rangée dans chacun des tableaux que vous copiez doit être le jeton de tableau pour l’identification des tableaux, et la deuxième rangée doit être une rangée d’en-tête avec les noms de colonnes.
Un jeton est une étiquette que vous ajoutez à la rangée de cellules la plus à gauche du tableau de données respectif. En fonction du type de tableau, vous pouvez préciser les étiquettes suivantes :
<DISCOUNTS>
< FRAIS >
<ITEMS>
<COÛTS DE TIERCE PARTIE>
<PHASES ET TÂCHES>
<ROLES>
<SERVICES>
< AFFECTATIONS DE TÂCHES ET DE PHASES >
Pour les tables imbriquées, commencez par la table de services. Vous pouvez imbriquer les autres tables sous la ligne de service respective.
La dernière rangée doit avoir un jeton <LineS END> pour indiquer la fin des données.
Les noms de colonnes doivent être identiques aux noms de colonnes prédéfinis par Workday. Workday ignore l’ordre des colonnes.
Cette correspondance est sensible à la casse. Lorsque les noms ne correspondent pas, Workday ignore ces données de colonne dans le processus de collage. Voir la feuille d’exemple.
Assurez-vous qu’il n’y a pas de rangées en blanc dans un tableau de la feuille de calcul. Lorsqu’il y a une rangée en blanc au milieu d’un tableau, toutes les données après la rangée en blanc sont ignorées.
Pour les ensembles de données volumineux, lorsque vous souhaitez supprimer toutes les données existantes de votre grille de devis et coller de nouvelles données à partir de votre feuille de calcul, utilisez le jeton <REPLACE TOUT> dans la rangée de cellule la plus à gauche du tableau de données donné.
Consultez l’exemple de modèle de feuille de calcul pour tous les champs obligatoires, champs facultatifs, jetons de tableau et noms de colonnes.

Définition des services

Précisez ces éléments dans votre feuille de calcul pour le service :

Service Name
: nom d’affichage du service. Il est utilisé pour mapper les rôles à leurs services.
Estimation de l'effort
- La façon dont le service sera évalué :
Niveau élevé
,
Par phase
ou
Avec des phases et des tâches
.
Lorsque l'estimation de l'effort pour le service est
de niveau élevé
, vous devez préciser une date de fin du service.
Lorsque l’estimation de l’effort pour le service est
Par phase
, vous pouvez coller dans Phases et préciser des affectations pour les rôles par phase.
Quand l’estimation de l’effort pour le service est
Avec phases et tâches
, vous pouvez coller dans Phases et Tâches et préciser des affectations pour les Rôles par tâche.
Modèle de facturation
,
hiérarchie de projets
,
Feuille de taux de facturation de projet
,
Liste de prix des articles de vente
,
Type de taux
et
Worktags
pour le service.
Lorsque vous avez plusieurs worktags, ajoutez une colonne distincte pour chaque worktag. Vous pouvez récupérer l’ ID de référence du type de worktag en accédant au rapport
Mettre à jour des identifiants de référence
.
Lorsque vous utilisez le
type de taux
Jours
, vous pouvez également ajouter une colonne
Nombre d'heures par jour
pour indiquer une valeur pour les jours. Lorsque vous ne fournissez pas cette valeur, Workday définit par défaut les heures à 8.

Définition des rôles

Précisez les éléments suivants dans votre feuille de calcul pour les rôles :

ID de référence du rôle
est obligatoire. Notez que vous pouvez modifier cette valeur dans le locataire pour qu'elle soit la même que le nom du rôle (à l'aide de la tâche Mettre à jour des identifiants de référence).
Le champ
de remplacement du nom d'affichage du rôle
est obligatoire et ne peut pas être en blanc. Lorsque vous ne précisez pas de valeur, nous vous empêchons de coller les données. Pour utiliser le même nom que votre rôle dans le projet, assurez-vous que la colonne de remplacement porte les mêmes noms.
Vous devez définir :
Si le rôle aura ou non un escompte, en ajoutant une colonne de critères
Interdire l’escompte
à la fin des tables respectives.
Si le rôle est facturable ou non, en ajoutant une colonne Critères
facturables
à la fin des tables respectives.
Le champ
Catégories de taux
est facultatif et vous pouvez l’ajouter à la fin de la table correspondante. Ajoutez une colonne distincte pour chaque catégorie de taux.

Définition des articles

Précisez les éléments suivants dans votre feuille de calcul pour les éléments :

Vous devez définir si l’article aura ou non un escompte en ajoutant une colonne de critères
Interdire l’escompte
à la fin des tables respectives.
Vous devez définir si l’article est facturable ou non en ajoutant une colonne de critères
Facturable
à la fin des tables respectives.
Vous pouvez définir si un article est récurrent ou non en ajoutant des colonnes
Article récurrent
,
ID de référence de référence
et
Durée de récurrence
à la fin du tableau des éléments.

Frais et coûts de tierce partie

Vous devez ajouter une colonne Critères
facturables
à la fin des tables de frais et de coûts de tierce partie pour définir si ces tables sont facturables ou non.

Affectations de phases et de tâches

Pour coller des affectations pour des phases et des tâches, vous devez d’abord créer les phases et les tâches sous le service, puis vous pouvez coller les affectations à partir du tableau
Affectations de phases et de tâches
.

Coller le comportement

Processus de collage pour la grille

Vous pouvez coller uniquement lorsque le devis existant est en mode de modification, et non en mode
Afficher un devis
.
Les nouvelles données que vous ajoutez au devis s'affichent sous les données existantes et ne remplacent pas les données.
Si des champs obligatoires sont manquants dans les données du tableau, Workday ne crée pas les rangées dans la grille de devis lorsque vous collez les données.
En cas de colonnes en double, Workday utilise les données de la dernière colonne pour remplir les lignes de rôle.
Workday affecte les heures de manière égale à la durée ou aux phases.
Le processus de collage ne remplace pas les lignes de rôle existantes.
Vous pouvez accéder aux données collées dans des semaines, des mois, des années de contrat, des phases et une vue récapitulative.
Vous pouvez accéder aux données collées dans la vue
Quantité
uniquement lorsque le rôle de service comporte des phases.
Lorsque vous collez des données pour un service avec des phases et des tâches, collez d’abord le tableau contenant les données de la structure de décomposition des travaux, incluant les services, les phases et les tâches, dans la cellule
Devis
de la grille de devis. Ensuite, collez les données d’affectation, y compris les rôles et les heures comme deuxième étape dans la cellule
Service
.

Limitations des feuilles de calcul

Vous pouvez coller un maximum de 500 rangées de rôles et de 500 rangées de service chacune.
Workday ne peut pas vérifier l'orthographe des données importées à partir d'Excel. Un nom de colonne n’est pas inclus.
Lorsqu’il y a une rangée en blanc dans la feuille de calcul, Workday ignore toutes les données après la rangée en blanc.
Lorsque vous rencontrez des erreurs, l’ensemble du processus de collage n’est pas exécuté. Vous devez d'abord corriger les erreurs, puis essayer de coller de nouveau l'ensemble du jeu de données.
Le processus de collage ignore :
Formules dans la feuille de calcul et inclut uniquement la valeur calculée dans le devis.
Tous les symboles de devises dans les champs numériques de la feuille de calcul.
Toute la mise en forme, y compris la police et la couleur.
Fait référence entre différentes feuilles de calcul, mais prend en charge les valeurs référencées dans les différents onglets de la même feuille de calcul.
Vous pouvez coller les données
de remplacement pour le coût unitaire
uniquement lorsque vous activez l'option
Autoriser les remplacements pour le coût unitaire
dans la tâche Mettre à
jour les paramètres de la composante de la paie (CPQ)
.
Les cellules d’affectation de rôles qui sont vides dans la feuille de calcul prendront par défaut la valeur 0 lorsque vous collerez les données dans un devis si le rôle existe dans le service. Lorsque ce rôle n’est pas présent dans un service, Workday ignore l’information et laisse la valeur en blanc dans le devis.
Cette fonctionnalité fonctionne uniquement dans les vues Calendrier et Récapitulatif. Lorsque vous êtes dans la vue Décomposition du travail, vous ne pouvez pas copier les données et les coller dans le devis.

Exemple