Concept : charges à payer pour des dettes et bureau d’aide pour des dettes
Auditia.AI SkillBotes pour Workday fournit les fonctionnalités suivantes des comptes de dettes pour vous aider à gérer les tâches dans votre processus de l’approvisionnement au paiement :
- Charges à payer des dettes fournisseurs
- AP Helpdesk
Vous pouvez intégrer uniquement les plateformes de courriel Gmail et Microsoft Outlook avec l’offre de produits Auditia.AI SmartBotes pour l’offre de produits Workday, et :
- Les abonnements à ces plateformes de courriel ne sont pas inclus dans l’offre de produits.
- Les intégrations entre ces plateformes de courriel et l’offre de produits ne sont pas incluses dans le service.
Pour utiliser ces fonctions, vous devez vous abonner à Innovation Services si vous êtes abonnés à un contrat de service d’abonnement de type MSA (voir ci-dessous). Si vous n’êtes pas abonné à Innovation Services, communiquez avec votre responsable de compte pour demander l’addenda aux services d’innovation. Pour en savoir plus, voir Workday Innovation Services sur Workday Community.
Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction en fonction de l’entente d’abonnement de votre organisation. Votre organisation figure soit dans l’entente de service principal, soit dans l’entente de service principal universel (UMSA). Pour déterminer l’entente d’abonnement au service de votre organisation :
- Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community.
- SélectionnezProfil.
- Dans votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et à côté de votre titre d’emploi.
- Affichez la valeur de votrecontrat de service d’abonnement.
Si la valeur est :
- UMSA, la fonction est automatiquement disponible. Vous pouvez omettre l’étapeActiver les fonctions d’innovation d’un service et les cotisations de données d’apprentissage automatique pour les clients MSA. Pour en savoir plus sur les cotisations de données d’apprentissage automatique, voir Concept : Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
- MSA, vous devez activer cette fonction par l’entremise d’Innovation Services, à l’aide de l’étapeActiver les fonctions d’innovation et les cotisations de données d’apprentissage automatique pour les clients MSA.
Remarque : les clients UMSA n’ont pas de tâches ni de rapports d’Innovation Services dans leurs locataires, car ils s’appliquent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toute information concernant Innovation Services.
Pour en savoir plus sur les mises à jour, les corrections et les problèmes connus, voir
Charges à payer des dettes fournisseurs
AP Accruals utilise SmartBotes pour envoyer des courriels aux parties prenantes internes et aux fournisseurs afin d’obtenir des estimations de cumul et accéder aux données des documents commerciaux suivants dans Workday Financial Management :
- Bons de commande.
- Factures de fournisseurs.
- Fournisseurs.
Dans le tableau de bord des charges à payer des dettes fournisseurs, vous pouvez afficher :
- Envoyer des fils par courriel lorsque les fournisseurs répondent aux demandes d’estimation de charges à payer.
- Statuts des demandes d’estimation de charges à payer et des écritures.
Les appareils intelligents utilisent les données des réponses des fournisseurs pour générer des brouillons d’écritures, que vous pouvez modifier avant de les inscrire dans Workday.
Vous pouvez affecter des fournisseurs à des groupes de cumuls, puis affecter des propriétaires qui peuvent réviser et approuver les charges à payer pour chaque groupe. Vous pouvez également explorer en détail des groupes de cumuls pour afficher les détails des éléments suivants :
- Lignes d’écriture.
- Les données des bons de commande.
- Enregistrer des données.
- Récapitulatifs des fournisseurs.
Centre de soutien AP
AP Helpdesk se connecte à Workday Financial Management, ce qui vous permet d’accéder aux données Workday à partir de :
- Factures
- Paiements
- Bons de commande
- Fournisseurs
Les robots intelligents utilisent ces données pour effectuer des tâches et traiter des demandes de renseignements internes et de fournisseurs en :
- Automatisant et faisant passer les demandes aux membres de l’équipe à un échelon supérieur.
- En classant les courriels par intention et par type d’expéditeur.
- Marquant les soumissions de factures en double potentielles.
- Vérification des contacts autorisés et envoi de réponses.
Vous pouvez également utiliser le tableau de bord du bureau d’aide pour :
- Accédez à une boîte aux lettres partagée pour afficher tous les courriels.
- Afficher des indicateurs sur l’activité des boîtes aux lettres, y compris le volume des courriels, les intentions détectées par SmartRot et les actions de ce dernier.
Nous affectons des niveaux de priorité aux tâches du tableau de bord et les classons dans l’un des onglets suivants :
Option | Description |
|---|---|
Tâches SmartRot
| Affiche les tâches résolues par SmartBatch. Vous pouvez examiner en détail chaque tâche pour afficher :
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Tâches de l'utilisateur
| Affiche les tâches que SmartBatch fait passer à un échelon supérieur aux membres de l’équipe, qui peuvent s’affecter ou affecter d’autres personnes à la résolution manuelle de ces tâches. |
Réviser les tâches
| Permet aux membres de l’équipe de réviser, de modifier et d’approuver les réponses à un robot intelligent.
Vous pouvez également :
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Désintégration
Pour terminer le processus d’accueil et d’intégration, et quel que soit votre accord de service, envoyez une notification d’interruption par l’entremise de votre gestionnaire du succès de la clientèle de Workday ou des canaux de soutien.
Si vous avez activé la fonction via Innovation Services, vous devez également choisir de ne pas utiliser le service Innovation Services Enablement. Si vous choisissez de ne pas utiliser la fonction, la fonctionnalité pourrait être disponible pour les utilisateurs finaux jusqu’à ce que Workday valide votre demande de non-utilisation.