Éléments à prendre en compte pour la définition : compensation des factures

Lorsque vous avez des clients externes ou des clients directs intersociétés qui sont également vos fournisseurs, vous pouvez compenser leurs factures et effectuer le règlement du solde en tant que montant de créance ou de dette unique. Exemple : une organisation de services alimentaires vend des biens à ses clients et leur achète également certains biens, ce qui en fait également des fournisseurs.

Pour utiliser la fonctionnalité de compensation, vous devez configurer les règles de compensation afin d’établir des liens entre les clients, les organismes subventionnaires et les fournisseurs pour une société donnée. Workday vous permet de créer des critères d’admissibilité des factures pour déterminer les factures de clients et de fournisseurs pouvant être compensées.

Vous pouvez :

Planifier les transactions de compensation pour le traitement automatique.
Imprimer un relevé de compensation que vous pouvez ajouter en pièce jointe au courriel de paiement à un fournisseur.
Personnaliser la disposition des relevés de compensation à l’aide du formulaire Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT) de Workday Studio Report Designer.

Si vous adoptez la fonctionnalité de compensation de Workday, vous pourrez :

Éliminer la solution de contournement qui consiste à calculer les différences entre les montants des factures de fournisseurs et ceux des factures de clients, enregistrer automatiquement le paiement dans les écritures et compenser les transactions appropriées.
Simplifier votre processus de règlement en éliminant le besoin de traiter les factures des fournisseurs séparément de celles des clients, ce qui améliore l’efficacité.
Réduire vos coûts opérationnels en éliminant plusieurs règlements bancaires.
Améliorer vos prévisions de trésorerie, car vous pourrez désormais financer de manière appropriée les comptes pertinents.
Améliorer vos risques de recouvrement, car vous pourrez désormais compenser l’ensemble des créances avec les dettes en même temps.

Question	Éléments à prendre en compte
Avez-vous des contrats ou des accords externes avec vos entités commerciales?	Assurez-vous de finaliser d’abord les accords de compensation, car ils déterminent la façon dont vous configurez vos règles de compensation. Pour une seule société, vous pouvez configurer les règles de compensation pour établir des liens entre certaines entités : Clients et fournisseurs. Organismes subventionnaires et fournisseurs. Clients, organismes subventionnaires et fournisseurs.
Avez-vous besoin de compenser des factures précises lorsque des factures plus anciennes sont toujours ouvertes?	Vous pouvez gérer les factures à compenser en : Définissant la priorité de compensation des factures lorsque vous configurez les règles d’admissibilité des factures. Sélectionnant des factures et des ajustements précis lorsque vous exécutez le processus de compensation manuellement.
Pouvez-vous compenser les factures de n’importe quel client et de n’importe quel fournisseur?	Vous pouvez uniquement inclure dans une transaction de compensation les factures qui ont des soldes impayés, même si seul le montant partiel est admissible à la compensation.
Avez-vous des factures en souffrance qui font partie de la relance?	Même lorsqu’une facture fait partie d’une transaction de compensation, Workday inclut cette facture dans la relance tant que la transaction de compensation est au statut de brouillon. Pour exclure cette facture de la relance, finalisez d’abord la transaction de compensation.
Le processus de compensation inclut-il également les factures qui ne sont pas encore arrivées à échéance?	La fonctionnalité de compensation utilise la date de la facture pour déterminer si une facture est admissible à une transaction de compensation. Par conséquent, elle peut inclure des factures qui ne sont pas encore arrivées à échéance. Une fois la transaction de compensation terminée, Workday effectue le règlement des dettes nettes à la date d’échéance de cette facture conformément aux modalités de paiement.
Les escomptes de paiement font-ils partie de vos modalités de paiement?	Lorsque vous compensez des factures de fournisseurs et de clients, Workday calcule l’escompte de paiement uniquement sur le solde restant une fois la transaction de compensation terminée.
Devez-vous annuler une transaction de compensation et quel en est l’effet?	Lorsque vous annulez une transaction de compensation, Workday : Rétablit le statut de paiement sur les factures de fournisseurs et de clients. Contrepasse les écritures comptables pour le montant de la transaction sur la même période de grand livre tant que la période est ouverte. Sinon, Workday contrepasse les écritures comptables dans la prochaine période ouverte. Libère les factures de fournisseurs et les factures de clients. Vous pouvez ensuite inclure ces factures dans une autre transaction de compensation ou dans un lot de règlement. Lorsque votre transaction de compensation est incluse dans un groupe de transactions de compensation, vous devez annuler le groupe, et Workday annule toutes les transactions du groupe.
Pouvez-vous modifier une transaction de compensation?	Vous pouvez modifier une transaction de compensation, mais pas l’information de l’en-tête. Vous pouvez toutefois ajouter ou retirer des factures, modifier les montants des factures et ajouter des pièces jointes. Lorsque vous modifiez des transactions de compensation intersociétés, vous ne pouvez pas changer les montants de factures ni ajouter de factures. Vous pouvez retirer les factures lors de leur modification.
Pouvez-vous compenser des factures dans une devise de transaction différente?	Pour la compensation, vous pouvez compenser des factures dans une devise de transaction différente, mais les factures de fournisseurs et les factures de clients doivent être dans la même devise. Pour la compensation intersociétés directe, lorsque les factures de fournisseurs et les factures de clients utilisent des devises différentes, vous devez créer un groupe de transactions de compensation qui effectue la compensation dans une devise de référence. Lorsque la devise de transaction de compensation est différente de la devise de la facture, la différence entre les 2 taux de change crée une écriture de gain ou de perte sur change réalisée.
La mise en équilibre par worktag est-elle activée dans votre locataire?	Lorsque vous définissez des règles de compensation, Workday vous permet de préciser les worktags, y compris la mise en équilibre par worktag facultatif. Workday utilise le worktag que vous indiquez pour calculer les écritures de mise en équilibre interworktags lors de la compensation des factures de clients et de fournisseurs.
Avez-vous besoin de compenser les factures provenant d’attributions?	Lorsque vous exécutez la compensation, Workday vous permet de facturer à la fois les coûts indirects et directs liés à une attribution à l’organisme subventionnaire.
Utilisez-vous des lots de règlement planifiés pour les versements?	Workday recommande de traiter les transactions de compensation avant les lots de règlement planifiés. Une fois que vous avez démarré l’exécution de la compensation, les factures incluses ne sont pas disponibles pour le règlement ni pour le paiement tant que la transaction de compensation n’est pas terminée.
Devez-vous annuler un chèque une fois le règlement finalisé?	Lorsque vous annulez un chèque une fois le règlement finalisé, les factures associées redeviennent admissibles à la compensation.
Pouvez-vous envoyer des relevés de compensation à vos fournisseurs?	Workday vous permet d’imprimer un relevé de compensation à partir du menu des actions connexes de la transaction de compensation que vous pourrez ajouter ultérieurement en tant que pièce jointe au courriel de versement. Vous ne pouvez inclure que les relevés de compensation dont le type de lot d’impression est Final .
Avez-vous un grand nombre de clients qui sont également vos fournisseurs?	Workday fournit des services Web pour charger les règles de compensation en masse au lieu de créer manuellement une règle à la fois.

Utilisez la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

pour activer le générateur de séquences d’identifiants de transaction de compensation dans votre locataire.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Setup: Netting Rule dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Vous permet de créer des règles de compensation.
Process: Netting Transaction dans les domaines fonctionnels Customer Accounts et Supplier Accounts.	Vous permet de créer des transactions de compensation. Workday utilise des règles de compensation et des règles d’admissibilité des factures pour récupérer les factures aux fins de compensation. Dans Workday, toutes les transactions de compensation se font à l’aide de liens de compensation. Vous pouvez uniquement afficher les clients et les fournisseurs auxquels vous avez accès.
Sous-domaines pour Process: Netting Transaction dans les domaines fonctionnels Customer Accounts et Supplier Accounts : Process: Netting Transaction - Add Attachment Process: Netting Transaction - Cancel Process: Netting Transaction - Change Process: Netting Transaction - Exécution de compensation intersociétés directe Process: Netting Transaction - Reporting Process: Netting Transaction - View	Vous permet de sécuriser l’accès à une fonction de compensation en particulier, ce qui vous donne plus de contrôle sur les activités des utilisateurs.

Configurez les processus de gestion suivants dans les domaines fonctionnels Customer Accounts et Supplier Accounts :

Événement lié à une transaction de compensation
pour réviser, modifier et approuver les transactions de compensation.
Événement lié à un groupe de transactions de compensation intersociétés directe
pour réviser, modifier et approuver des groupes de transactions de compensation intersociétés directes. Pour approuver, vous devez avoir un rôle dans la société à l’origine de la transaction.

Workday inclut également l’activité de compensation et de compensation intersociétés directe dans les rapports existants suivants sur les clients et les fournisseurs :

Customer Activity Details and Summary
Customer Balance Details and Summary
Éléments impayés de clients
Relevés de clients
Rapport personnalisé sur les lettres de relance
Invoice Aging - Composite View
Classement chronologique des dettes
Détails du classement chronologique des dettes
Payables to Supplier Balance Reconciliation and Exception Summary
Receivables Aging Detail and Summary
Retention Payables to Supplier Balance Reconciliation
Relevés d’organismes subventionnaires
Supplier Activity Details and Summary
Afficher des factures de clients
Afficher des relevés de clients

Service Web	Éléments à prendre en compte
Get Invoice Eligibility Rules for Netting Transaction Put Invoice Eligibility Rule for Netting Transaction	Permet de créer, de mettre à jour ou de récupérer des règles d’admissibilité de factures pour les transactions de compensation.
Get Netting Rules Put Netting Rule	Permet de créer de nouvelles règles de compensation, de mettre à jour ou de supprimer des règles existantes, et de récupérer des règles.
Cancel Netting Transaction Get Netting Transactions Submit Netting Transaction	Permet d’annuler, de récupérer ou de charger en masse des transactions de compensation dans Workday. Lorsque vous soumettez le service Web, nous créons une transaction de compensation en cours.

Les modèles d’intégration

SAF-T Core

et

SAF-T Norway

prennent en charge la compensation des factures et tiennent compte de la compensation à terme échu.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.