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Dernière mise à jour : 2024-11-01
Étapes : mettre à jour l’accès aux comptes de grand livre dans les notes de frais

Étapes : mettre à jour l’accès aux comptes de grand livre dans les notes de frais

  • Familiarisez-vous avec les groupes de sécurité fondés sur les segments et la sécurité segmentée.
  • Déterminez comment vous souhaitez contrôler l’accès au compte de grand livre pour des groupes de travailleurs.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Ledger Account Security Segments
    dans le dossier
    Segmented Setup
     du domaine fonctionnel System. Voir Étapes : définir les autorisations de sécurité.
Vous pouvez configurer la sécurité fondée sur des segments dans Adaptive Planning et Consolidation afin de limiter la disponibilité des comptes de grand livre aux membres des groupes de sécurité désignés.
Les travailleurs voient uniquement les comptes de grand livre auxquels ils ont accès quand :
  • Ils effectuent des transactions dans les écritures comptables (sauf les écritures récurrentes).
  • Ils exécutent des rapports sur les comptes de grand livre, la balance de vérification, les écritures, les indicateurs financiers et les indicateurs du gestionnaire.
Une fois que vous avez activé la segmentation de comptes de grand livre, un compte de grand livre ne sera visible que s’il est associé à un segment de compte de grand livre.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un segment de sécurité lié à des comptes de grand livre
    .
    Sélectionnez les comptes de grand livre à inclure dans le segment. Vous pouvez inclure :
    • Des comptes de grand livre individuels.
    • Tous les comptes d’un récapitulatif de comptes de grand livre.
    • Tous les comptes d’un type de grand livre.
    Créez suffisamment de segments pour couvrir chacune des exigences uniques en matière de droits d’accès. Les valeurs incluses peuvent s’appliquer à plusieurs segments ou s’exclure mutuellement. Workday vous recommande de travailler du segment le moins restrictif au plus restrictif.
    Sécurité : domaine
    Ledger Account Segmented Setup
     dans le dossier
    Segmented Setup
     du domaine fonctionnel System.
  2. Accédez à la tâche
    Create Security Group
    .
    Créez les groupes de sécurité à associer aux segments de sécurité si les groupes de sécurité existants ne répondent pas aux exigences de votre entreprise.
  3. Accédez à la tâche
    Create Security Group
    .
    1. Sélectionnez
      Groupe de sécurité fondé sur des segments
       dans l’invite
      Type of Tenanted Security Group
      , puis entrez un nom pour le groupe de sécurité.
    2. Sous la section
      Critères du groupe
      , sélectionnez le groupe de sécurité voulu.
    3. Sous la section
      Accès aux segments
      , ajoutez le segment de sécurité lié à des comptes de grand livre que vous avez créé à l’étape 1.
  4. Pour appliquer la politique de sécurité de votre segment de compte de grand livre dans les transactions et les rapports :
    • Accédez au rapport
      Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel
      .
    • Sélectionnez le domaine fonctionnel
      Common Financial Management
      .
    • Sélectionnez la politique de sécurité
      Access Ledger Account (Segmented)
       dans la hiérarchie.
    • Retirez le groupe de sécurité par défaut
      Tous les utilisateurs
      .
    • Ajoutez les groupes de sécurité souhaités.
      Vous pouvez inclure vos groupes de sécurité fondés sur des segments de compte de grand livre pour limiter les membres aux valeurs incluses dans leurs segments de sécurité.
  6. Testez les changements apportés à la politique de sécurité.
    Pour chaque segment de sécurité, connectez-vous en tant qu’utilisateur du groupe de sécurité fondée sur des segments. Vérifiez ensuite que vous ne pouvez accéder qu’aux comptes du grand livre pour ce segment.
Les travailleurs peuvent :
  • Créer des écritures uniquement avec les comptes de grand livre auxquels ils ont accès.
  • Modifier des écritures uniquement s’ils ont accès à tous les comptes de grand livre des écritures.
  • Afficher des écritures tant qu’ils ont accès à l’un des comptes de grand livre dans les lignes d’écriture.
    Si une écriture comporte des lignes pour des comptes de grand livre auxquels ils n’ont pas accès, ils peuvent afficher l’écriture dans son intégralité, mais ne peuvent effectuer aucune action sur celle-ci.
  • Exécuter des rapports sur les lignes d’écriture et les comptes de grand livre uniquement pour les comptes de grand livre auxquels ils ont accès.
  • Exécuter des rapports financiers personnalisés et standard qui incluent des lignes d’écriture pour les seuls comptes de grand livre auxquels ils ont accès.
Limitez l’accès des comptables responsables des frais pour qu’ils puissent afficher les comptes du grand livre pour les notes de frais qui sont payables à un travailleur, mais pas à un fournisseur.