Consideraciones de definición: pagos de alumno

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificación la configuración y el uso de los pagos de alumno. En él se explica lo siguiente:

Por qué definirlas

Cómo encajan en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Los pagos de alumno representan el dinero que los alumnos pagan directamente por sus cargos de alumno. Estos tipos de pagos también pueden satisfacer los cargos a alumno:

Concesiones de ayuda financiera .

Contratos de patrocinador de alumno .

Exenciones de alumno .

Beneficios para la empresa

Los pagos de alumno permiten a los alumnos pagar los cargos de sus cuentas. Puede hacer lo siguiente:

Defina las formas de pago que acepta.

Priorice los pagos para la aplicación.

Especifique a qué cargos se aplican los pagos.

Ejemplos de uso

Defina los pagos de alumno para que se apliquen a determinados cargos de alumno antes que a otros, en función de la prioridad de pago. Ejemplo: puede aplicar los pagos a la matrícula primero y, a continuación, a la vivienda o los libros.

Active cómodas opciones en línea para que los alumnos paguen los saldos de sus cuentas de alumno.

Integrarse con proveedores externos para permitir que los alumnos y sus apoderados realicen pagos con tarjeta de crédito.

Solicitar becas externas a cargos para alumnos e informar a la oficina de ayuda financiera para que puedan incluirla en los paquetes de ayuda financiera para alumnos.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Qué opciones de pago quiere ofrecer a los alumnos?	Puede permitir que los alumnos seleccionen entre: Formas de pago, como Efectivo , Cheque o Tarjeta de crédito . Categorías, como Pago general o Matrícula .
¿Cómo quiere que los alumnos paguen los cargos?	Puede permitir que los alumnos: Realizar pagos de cargos individuales, como alojamiento, matrícula o multas de biblioteca. Pague cargos específicos por separado de otros cargos.
¿Tiene previsto activar los pagos con tarjeta de crédito para los cargos a alumno?	Puede activar los pagos con tarjeta de crédito mediante un proveedor externo.
¿Cuáles son sus prioridades de pago y cargos?	En Workday, los grupos de prioridad controlan tanto la prioridad de los distintos pagos de alumno como sus cargos. Workday recomienda crear grupos de prioridad adicionales para varios ítems de pago que se apliquen solo a cargos específicos, en lugar de un grupo de prioridad para varios ítems de pago. Workday Student también utiliza grupos de prioridad para: Ítems de concesión Contratos de patrocinador Ítems de exención
¿Su institución utiliza el cuadre contable mediante worktags?	Puede configurar el cuadre contable mediante worktags para su entorno de cliente. El cuadre contable mediante worktags asigna el worktag de cuadre contable obligatorio al lado de compensación de los asientos para todas las transacciones financieras que utilizan reglas de cuadre contable. La mayoría de las instituciones utilizan Fondo como worktag de cuadre contable principal . Si su entorno de cliente utiliza el cuadre contable mediante worktags, debe hacer lo siguiente: Configure el cuadre contable mediante worktags antes de crear transacciones en Workday finanzas de alumno. Defina un worktag de cuadre contable por defecto para los pagos de alumno en exceso, ya que los pagos de alumno en exceso no heredar worktags de cuadre contable de las transacciones asociadas. Una vez que active el cuadre contable mediante worktags, no podrá desactivarlo.

Recomendaciones

Contabilice los pagos de alumno en exceso en una cuenta de libro mayor independiente para los pagos a cuenta de alumno. Esta cuenta independiente le permite realizar un seguimiento de los sobrepagos e iniciar devoluciones a los alumnos.

Procese los pagos privados de becas mediante la tarea

Registro de pago privado de beca de alumno

. Estas transacciones se envían a Ayuda financiera y se suman automáticamente al Total de ayuda financiera del alumno.

Requisitos

Asocie todas las unidades académicas a una empresa. Esta asociación le permite contabilizar pagos de alumno en asientos de contabilidad de operaciones y ejecutar informes sobre los pagos.

Limitaciones

Workday Student:

Requiere un proveedor externo para los pagos con tarjeta de crédito y la gestión de caja.

No admite pagos de proveedores externos a través de dispositivos móviles.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Security

Configure los siguientes dominios en el área funcional finanzas de alumno :

Dominios	Consideraciones
Manage: Student Payment - Cancel Manage: Student Payment Adjustment Processing Manage: Student Payment Processing	Los usuarios pueden consultar, procesar, ajustar y cancelar pagos de alumno.
Process: Student Payment/Settlement	Los usuarios pueden consultar y liquidar los pagos de alumno.
Reports: All Student Payment Transaction Types Reports: Student Payments	Los usuarios pueden generar informes sobre pagos de alumnos.
Manage: Student Deposits Manage: Student Deposit - Cancel Reports: Student Deposits	Los usuarios pueden depositar pagos de alumno, así como cancelar los depósitos y generar informes sobre ellos.

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Evento de pago de alumno	Configure esta opción para registrar pagos de alumnos en Workday.
Evento de depósito de alumno	Configure para depositar pagos de alumno en Workday.

Informes

Informes	Consideraciones
Búsqueda de depósitos de alumno	Los usuarios pueden consultar la información del depósito, lo que incluye: Cuenta bancaria Fecha de pago Referencia Estado Total de importe
Búsqueda de ítems de pago de alumno	Los usuarios pueden búsqueda (noun), buscar (verb) ítems de pago de alumno en función del nombre y el tipo de recepción .
Búsqueda de pagos de alumno	Los usuarios pueden consultar los pagos contabilizados en las cuentas de alumno y los atributos del pago, incluidos: Importe Fecha Tipo de pago Alumno
Pagos sin aplicar para tipos de transacción de pago de alumno	Utilice este informe para consultar los importes de pago sin aplicar e identificar los pagos totalmente aplicados por tipo de transacción, incluidos los siguientes: Notas de abono Pagos de desembolso Pagos de alumnos Exenciones de alumno

Integraciones

Servicios web	Consideraciones
Get Student Payments	Los usuarios pueden recuperar pagos de alumno específicos o todos los pagos de alumno.
Import Student Application Fee Payments	Los usuarios pueden cargar un gran número de pagos de tasas de aplicación para alumnos a la vez.
Import Student Payments	Los usuarios pueden cargar un gran número de pagos de alumno a la vez.
Put Student Payment Item	Los usuarios pueden crear un nuevo ítem de pago de alumno o actualizar un ítem de pago de alumno existente.
Envío de pago de alumno	Los usuarios pueden registrar un nuevo pago de alumno para los cargos.

Conexiones y puntos de contacto

Los pagos de alumno interactúan con los siguientes componentes de Workday Financial Management:

Funciones	Consideraciones
Empresas	Workday contabiliza la contabilidad de los pagos de alumno en la empresa de la unidad académica para el ítem de pago.
Estructura de contabilidad financiera	Workday utiliza la estructura contable de una empresa en asientos de operaciones para contabilizar los pagos de alumno en la cuenta correcta.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.