Consideraciones de definición: contabilidad y worktags para finanzas de alumno

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la contabilidad y los worktags para Finanzas de alumno. Explica lo siguiente:

Por qué configurarlos.

Cómo encajan en el resto de Workday.

Impactos posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de proceso de gestión

Preguntas y limitaciones que se deben tener en cuenta antes de la implementación.

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener detalles completos de configuración.

Qué son

Workday Student Financials registra las transacciones financieras de su institución y documenta el flujo de dinero en varias cuentas de libro mayor. Puede agrupar transacciones de cargo a alumno para consolidar asientos de operaciones.

La definición de la contabilidad financiera de alumno incluye los siguientes componentes principales:

Las cuentas de libro mayor almacenan asientos de operaciones relacionados.

Las reglas de contabilización en cuenta dirigen los asientos de operaciones a las cuentas de libro mayor especificadas.

Los worktags son palabras clave que puede asignar a transacciones financieras con fines informativos. Estas palabras clave se muestran en sus asientos de operaciones.

Ejemplo: en muchas instituciones, la oficina de finanzas define la estructura contable y los worktags para las finanzas de la institución. La oficina de tesorería trabaja con la oficina de finanzas para configurar los worktags, las categorías de ingresos y las categorías de gasto correctos en las transacciones de alumno. Este tema proporciona orientación sobre el uso de configuraciones de contabilidad existentes para acomodar las transacciones financieras de los alumnos.

Beneficios empresariales

La contabilidad le ofrece visibilidad de las finanzas de su institución, lo que le permite:

Proporcionar estados financieros a las partes interesadas.

Utilice los datos para tomar decisiones financieras para su institución.

Agrega datos contables de forma eficaz para mejorar el rendimiento y, al mismo tiempo, mantener la precisión de sus registros financieros.

En lugar de configurar y mantener cuentas de libro mayor adicionales, puede utilizar worktags para generar informes utilizando la misma cuenta de libro mayor.

Defina estructuras contables y worktags para gestionar Workday Student Financials.

Casos de uso

Los worktags permiten:

Un decano que tenga en cuenta los ingresos a la hora de decidir si un programa de estudios debe continuar.

La oficina de finanzas para analizar los gastos de cada unidad académica y prever presupuestos para el próximo año académico.

La oficina de ayuda financiera para evaluar cuántas becas institucionales y exenciones está desembolsando cada departamento a sus alumnos.

Preguntas para tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Dónde desea contabilizar las transacciones de alumno?	Para contabilizar transacciones de alumno en una empresa, asocie la empresa a una unidad académica. Si desea publicar: Todas las transacciones de alumno a la misma empresa, puede asociar la empresa a la unidad académica (AU). Todas las AU subordinadas heredan automáticamente la empresa. Transacciones de determinadas instituciones a una empresa diferente , debe asignar esa empresa directamente a la AU. Ejemplo: puede generar estados financieros para una facultad de medicina asignando la AU a una empresa independiente . Transacciones a empresas que no están asociadas a una institución, asigne esa empresa a la institución. Ejemplo: su institución está afiliada a un hospital representado por una empresa en Workday, pero no está asociada a una AU. También puede sustituir: Empresas de ingresos para ítems de cargo a alumno Empresas de gasto para ítems de concesión de alumno e ítems de renuncia de alumno
¿Qué cuentas de libro mayor desea ver en los estados financieros?	Consulte con su oficina financiera para determinar las cuentas de libro mayor que se utilizarán para las transacciones de alumno. La mayoría de las instituciones utilizan cuentas de libro mayor independientes para las transacciones financieras de alumno y las transacciones financieras globales de la institución. Ejemplo: almacene las transacciones de alumno en la cuenta Cuentas por cobrar de alumno en lugar de en la cuenta general Cuentas por cobrar .
¿Qué worktags necesita para las transacciones de alumno?	Consulte con su oficina financiera para determinar los worktags adecuados para las transacciones de alumno. Tenga en cuenta lo siguiente: Los insights que desea mostrar. Los worktags que se utilizarán en lugar de las cuentas de libro mayor detalladas. Si necesita worktags. Ejemplo: desea generar un informe sobre la matrícula por periodo académico. Su institución tiene una sola cuenta de libro mayor de matrícula en lugar de cuentas de libro mayor independientes para cada tipo de periodo académico. Añada un worktag Periodo académico a los ítems de cargo de matrícula. Cuando genera informes sobre matrícula, puede profundizar en los totales de cuenta de la cuenta de libro mayor Matrícula para consultar los datos por periodos académicos.
¿Dónde debe definir los valores de worktag por defecto?	Workday rellena los valores de worktag por defecto para las transacciones de alumno. Puede cambiar los valores de las transacciones ad hoc que procesa manualmente, pero no de las transacciones que Workday procesa automáticamente. Cuando su entorno de cliente utiliza el cuadre contable mediante worktags, Workday le recomienda lo siguiente: Defina un valor por defecto para el worktag de cuadre contable en cargos de alumno, exenciones de alumno, primas de alumno y contratos de patrocinador de alumno. Considere la posibilidad de que el worktag de cuadre contable sea obligatorio en las transacciones de alumno.

Recomendaciones

Colaborar con:

Su oficina de finanzas para comprender sus expectativas sobre las transacciones financieras de los alumnos. Pueden asesorarle sobre los worktags y las categorías de gasto que permiten que las reglas de contabilización en cuenta envíen las transacciones de alumno a las cuentas de libro mayor correctas. Cuando haya integrado un sistema financiero de alumno heredado con Workday Financial Management, es posible que tenga configuraciones en Workday Financial Management destinadas a admitir el sistema heredado. Es posible que estas configuraciones no sean necesarias e incluso que interfieran con Workday Student Financials. Consulte con su oficina financiera para identificar las configuraciones que ya no necesita y que debería eliminar. Ejemplo: ha utilizado la regla de contabilización en cuenta Ingresos
para enviar transacciones de alumno. Ahora puede utilizar la regla de contabilización en cuenta Ingresos de alumno
.

Su oficina de ayuda financiera para configurar worktags y categorías de gasto para ítems de concesión a alumno.

Requisitos

Workday requiere empresas asociadas a todas las unidades académicas para el proceso de transacciones financieras de alumno.

Limitaciones

Workday no:

La fecha efectiva de sus configuraciones de worktag

Le impiden cambiar los worktags de un ítem después de que existan transacciones asociadas. Cuando cambia un worktag en un ítem y ajusta una transacción asociada, Workday aplica diferentes worktags de contabilidad para el ajuste y la transacción original.

Workday le recomienda lo siguiente:

Asegúrese de que las configuraciones de los worktags sean correctas antes de procesar las transacciones.

No cambie las configuraciones de worktag después de que existan transacciones.

Definición de entorno de cliente

Opciones de definición de entorno de cliente	Consideraciones
Cuadre contable mediante worktags	Puede configurar el cuadre contable mediante worktags para su entorno de cliente. El cuadre contable mediante worktags asigna el worktag de cuadre contable obligatorio al lado de compensación de los asientos para todas las transacciones financieras que utilizan reglas de cuadre contable. La mayoría de las instituciones utilizan Fondo como worktag de cuadre contable principal. Cuando su entorno de cliente utiliza el cuadre contable mediante worktags, debe hacer lo siguiente: Configure el cuadre contable mediante worktags antes de crear transacciones en Workday Student Financials. Defina un worktag de cuadre contable por defecto para los pagos de alumno en exceso, ya que los pagos de alumno en exceso no heredan los worktags de cuadre contable de las transacciones asociadas. Una vez que active el cuadre contable mediante worktags, no podrá desactivarlo.
Grupos de actividad de cierre de periodo	Agrupe las transacciones de alumno para poder cerrarlas sin cerrar todo un periodo de libro mayor. Consulte Concepto: grupos de actividad de cierre de libro mayor .
Grupo de líneas de asiento de transacciones de alumno	Seleccione esta casilla en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Alumno para agrupar transacciones de cargo a alumno para consolidar asientos de operaciones. Esto agrega líneas de asiento de cuentas por cobrar de alumno individuales creadas por la misma ejecución de posición en un solo asiento, y también agrega líneas de asiento interempresa e interworktag relacionadas. Una vez activada esta funcionalidad, puede desactivarla más tarde, pero no cancelará ni revertirá los asientos de los cargos que Workday ya haya agrupado. Es posible que deba crear algunos asientos manualmente.

Seguridad

Dominios	Consideraciones
Set Up: Academic Structure en el área funcional Academic Foundation. Set Up: Academic Units en el área funcional Academic Faculty.	Le permite asociar empresas a unidades académicas.
Set Up: Enable Worktags en las siguientes áreas funcionales: Gestión financiera común Worktags	Le permite configurar los worktags y los worktags relacionados que están disponibles para los ítems de transacción de alumno.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing en el área funcional Student Financials Set Up: Student Award Items en el área funcional Financial Aid. Set Up: Student Charges en el área funcional Student Financials Set Up: Student Waivers en el área funcional Student Financials.	Le permite configurar categorías de ingresos, categorías de gasto, worktags y worktags relacionados para transacciones de alumno.

Procesos de gestión

Sin efecto

Dependencia

Informes o tableros de control	Consideraciones
Mantenimiento de uso de worktag relacionado	Configure los tipos de worktag que están disponibles u obligatorios para las transacciones de alumno, como cargos a alumno o primas de alumno.
Mantenimiento de uso de worktag	Configure los tipos de worktag principales y adicionales que están disponibles u obligatorios para las transacciones de alumno. Estos tipos de worktag pueden incluir cargos de alumno o primas de alumno.
Consulta de conjunto de reglas de contabilización en cuenta	Configure reglas de contabilización en cuenta para transacciones de alumno.
Worktag Tipos para etiquetas	Consulte los tipos de worktags que puede configurar para las transacciones de alumno.

Integraciones

Sin efecto

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Gestión financiera de Workday	Configura empresas, estructuras contables y worktags en Workday Financial Management.
Ayuda financiera de Workday	Los administradores de ayuda financiera deben configurar los detalles de contabilidad de los ítems de concesión de alumno.

Workday ofrece un kit de puntos de contacto con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.